Alignment bij VanMoof: geen bijzaak 

Fietsenfabrikant VanMoof ontwikkelt voortdurend nieuwe platforms, voor zowel consumenten als B2B en voor verschillende zaken: verkoop, verhuur (PaaS), reparaties, etc. Alignment – het op elkaar afstemmen van processen – is daarom belangrijk voor het bedrijf.

Niets zo Nederlands als de fiets. Met meer fietsen dan mensen is Nederland een fietsland bij uitstek en een van de eerste landen ter wereld die (destijds) zijn infrastructuur en wegennet volledig heeft aangepast om de fietser te accommoderen. VanMoof richt zich met zijn slimme, stadsbestendige en oersterke fietsen op een jong(er) publiek en doorbreekt daarmee het stereotype van hoe een e-bike eruit moet zien en wie erop zou moeten rijden.

En dat doen ze goed, want het bedrijf groeit hard. De verkopen zijn in het afgelopen jaar verdrievoudigd vertelt Martijn Hazelaar, Head of Digital bij VanMoof, met gepaste trots. Uiteraard vraagt die razendsnelle groei om alignment van processen, data en platforms, en daarover gingen we met hem in gesprek.

Een platform voor alles

Als eerste: waar VanMoof staat op het gebied van digitale ontwikkeling? “We zijn een jong bedrijf, dus zoeken de oplossing meestal meteen digitaal,” legt Hazelaar uit. “We begonnen met twee digitale platforms, maar dat zijn er nu zo’n zeven of acht.” Zo hebben ze een platform voor de verkoop aan consumenten, eentje voor B2B-subscriptions, een planning-tool (voor reparaties en testritten), een platform dat ervoor zorgt dat zowel fietsen als reparaties afgerekend kunnen worden in de winkel, platforms voor financing en accounting en natuurlijk MyVanMoof waar gebruikers hun eigen fiets kunnen beheren. Los daarvan hebben ze ook nog rider-app die de fiets bestuurt en vindbaar maakt als hij gestolen is. “Daarvoor werken we samen met Apple FindMy, waardoor we gestolen fietsen tot op een meter nauwkeurig kunnen terugvinden,” stelt Hazelaar.

Fixer

Het nieuwste platform waar Hazelaar en zijn team (samen met INFO) aan werken is het Fixer-platform. Dit platform is in het leven geroepen om de gecertificeerde werkplaatsen met de bijbehorende fietsenmakers te bedienen, zodat ze sneller ingewerkt konden worden en om de communicatie richting de klant tijdens reparaties beter en makkelijker te maken

Op dit moment wordt dit platform nog beheerd door INFO, maar Hazelaar heeft inmiddels mensen aangenomen die het dit jaar over kunnen nemen. En hier komt alignment voor het eerst om de hoek kijken tijdens ons gesprek: “Je wil toch het liefst een groot deel van je team – ook al heb je een goede partner – intern hebben werken, want dat is de snelste connectie naar de certified workshops, maar ook naar het interne Operations-team. Zij weten tenslotte het beste hoe die repair flow loopt. Dat heeft alles met alignment te maken.”

Transparantie is alles

Wat Hazelaar onder alignment verstaat? “Samenwerking?” vraagt hij zich in de eerste instantie hardop af. “De focus ligt meestal op het development-team en wat ze bouwen, maar het echte werk zit natuurlijk in kijken naar wat we nodig hebben, wat al getest kan worden, bij de gebruikers checken of wij wel bouwen wat zij verwachten, of ze weten wat eraan komt en hoe dat alles aansluit op wat de stakeholders binnen VanMoof verwachten.”

Het draait dus eigenlijk allemaal om transparante communicatie. Dat iedereen weet waar hij of zij staat en op basis daarvan eventueel kan bijspringen of bijbouwen. “Transparantie is alles!” zegt Hazelaar. Hij voegt daaraan toe dat je om iedereen aligned te houden “eigenlijk meer moet communiceren dan logisch voelt. Er moet een vast stramien komen, een ritme”.

Alignment in de auto

Wat de alignment van processen en mensen betreft, slaat Hazelaar twee vliegen in één klap: “Om de processen op elkaar af te stemmen is het belangrijk om alle gebruikers, stakeholders en bouwers er vanaf het begin bij te betrekken.” Zo begint hij bij elk project met een zo duidelijk  mogelijke high level scope. Hoewel “deze steeds wijzigt is het een goed startpunt voor alignment,” vindt hij. Gedurende de ontwikkeling van het Fixer-platform gaat hij (of iemand van zijn team) bijvoorbeeld elke twee weken langs bij de bike doctors die het platform uiteindelijk gaan gebruiken en heeft hij wekelijks meetings met de PO’s van de verschillende teams die bij het project betrokken zijn. Daarbij bespreken ze niet alleen de bouw van het platform, maar bijvoorbeeld ook wie wat ownt tegen de tijd dat het af is.

Verder gaat alignment van de teams (in dit specifieke geval) eigenlijk vanzelf: “Ten eerste zorgen we ervoor dat tijdens de demo alle interne stakeholders aanwezig zijn. Daarnaast bezoeken we vaak certified workshops met zowel delen van ons development– als ons operatie-team.  Om die werkplaatsen te bezoeken rijden we heel Nederland en Europa door, zien wat goed werkt en niet goed werkt in de werkplaatsen en komen we eigenlijk altijd volledig aligned uit de auto,” lacht hij. Na die bezoekjes wordt er veel tijd besteed aan het overbrengen van de feedback die ze uit de workshops hebben meegekregen, zodat ook de mensen die er niet bij waren weten wat er speelt.

Dedicated data-team

Al die verschillende platforms waar VanMoof mee werkt verzamelen een flinke hoeveelheid data, maar hoe zorgen ze ervoor dat die data aligned, inzichtelijk en beschikbaar zijn voor de gehele organisatie? Om te beginnen hebben ze één centraal, dedicated datateam en heeft elk team een eigen data-analyst die zijn eigen dashboard heeft en ervoor zorgt dat alle nieuwe data die binnenkomt makkelijker leesbaar zijn.

Het datateam verzamelt de data, zorgt ervoor dat  data in een systeem opgenomen kunnen worden en maken gebruik van een BI-tool, zodat die data ook daadwerkelijk gebruikt kan worden door de verschillende teams. Hazelaar: “Zeker met data is het cruciaal om daar bedrijfsbreed een strategie voor te maken en een dedicated team op te zetten, want dat zorgt ervoor dat er de juiste aandacht en energie voor is, zodat er wat mee gedaan wordt en dat er gecommuniceerd wordt naar de mensen die er wat mee moeten, willen of kunnen.”

Geen MVP’s

Een van de opvallendste dingen die Hazelaar tijdens ons gesprek vertelt is het feit dat hij niet gelooft in MVP’s: “Ik ben gestopt met MVP’s. Deze hebben namelijk als valkuil dat je aan iets bouwt wat misschien niet werkt of niet tegemoet komt aan de wensen van de gebruikers, terwijl het veel beter werkt om – afhankelijk van de complexiteit – binnen een week of twee met iets te komen wat gewoon getest kan worden door de gebruikers en waar je op kunt voortborduren, zoals met het Fixer-platform. We willen gewoon zo snel mogelijk werkende functionaliteiten opleveren, dat noemen ze een earliest testable product.”

Groei als uitdaging

Op vragen naar de eventuele belemmeringen die hij ervaart bij het realiseren van alignment kan hij kort zijn: “Ik denk niet dat we veel belemmeringen hebben, we hebben vooral uitdagingen.” Een van de uitdagingen waar Hazelaar mee te maken heeft is de explosieve groei van het personeelsbestand. Zo zijn er de afgelopen maand bijvoorbeeld zeventig nieuwe mensen gestart: “Ik heb er een dagtaak aan om nieuwe mensen en afdelingen aan te haken en ook uitzoeken wie nu precies de stakeholders zijn kan lastig zijn met zoveel mensen.”

“Daarnaast is het een uitdaging om te zorgen dat je prioriteiten hetzelfde blijven als er steeds nieuwe mensen, afdelingen en processen bij komen en kan het lastig zijn om de kwaliteit van alignment te borgen met zoveel mensen die erbij komen en zich door de organisatie bewegen.” Gelukkig kan Hazelaar rekenen op de steun van de verschillende programma- en projectmanagers die zich fulltime bezighouden met alignment binnen de organisatie.

‘Alignment’ is geen bijzaak

Tot slot deelt Hazelaar aan paar nuttige tips voor andere snelgroeiende bedrijven en mensen die zich in zijn positie bevinden: “Alignment en processen zijn geen bijzaak. Ze hebben allebei tijd en aandacht nodig. Daarom moet er een persoon zijn binnen een team dat continu het proces bewaakt.”

Ook benadrukt hij nogmaals het belang van transparante communicatie –“Soms slaan mensen pas bij de derde keer dat je wat zegt aan” – en denkt hij dat mensen er goed aan doen om alignment vanaf het begin in te bouwen door iedereen die er baat bij heeft er direct bij te betrekken: “Maak ze echt onderdeel van het proces en maak het makkelijk voor ze, zodat ook niet-techneuten het kunnen begrijpen en meekomen. Dan is het voor iedereen leuker,” besluit hij.

Over de auteur: Hoite Polkamp is Business Development Manager bij INFO.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.