Case: softwarerobots voor de routineklusjes bij Nikon

De inzet van softwarerobots (RPA) komt goed van pas bij routinematige werkzaamheden. RPA vraagt niet om enorme en dure IT-projecten en is snel terugverdiend. Bekijk hoe RPA in de praktijk wordt toegepast bij camerafabrikant Nikon.

Om te beginnen met de belangrijkste vraag: wat is precies Robotic Process Automation? RPA gebruikt net als een mens de muis en het toetsenbord en daarom wordt RPA ook wel een digitale medewerker genoemd. De digitale medewerker voert alle digitale werkzaamheden met een repeterend karakter uit. 

Voor de Excel-heroes onder ons: Een vergelijking die vaak wordt gemaakt over de werking van RPA is die van een macro in Excel. RPA is een soort van macro over je hele PC heen. Niet alleen over Excel, ook over je internetbrowser, mail, PDF en alle andere applicaties en systemen die medewerkers gebruiken om het proces uit te voeren. De robot imiteert alle menselijke handelingen op een PC, kan alle systemen en applicaties besturen via een user interface, verwerkt data in formats, werkt continu (24/7) en heeft een hogere nauwkeurigheid dan mensen! 

De voordelen die RPA organisaties biedt, zijn: efficiëntie, kwaliteitsimpuls, betere samenwerking en werkvreugde. Daarnaast is RPA laagdrempelig om in te zetten. Het vraagt geen grote IT-wijzigingen, is eenvoudig te schalen, toekomstbestendig, snel geïmplementeerd (plusminus 4 weken) en snel terugverdiend (plusminus 6 tot 12 maanden).

Inzet RPA bij Nikon 

Eind 2018 is Nikon Europe begonnen met het robotiseren van routinematige werkzaamheden. Voordat RPA breed werd uitgerold, heeft Nikon een RPA-workshop gedaan om medewerkers – en dan vooral de proceseigenaren – op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met RPA. Met huiswerk onder de arm gingen de medewerkers hun eigen processen beoordelen op criteria, zoals; is het proces routinematig en gestandaardiseerd? Hoeveel uur kosten deze werkzaamheden je?

Door de medewerkers vroeg bij het RPA-traject te betrekken is het draagvlak er direct. RPA robotiseert de werkzaamheden die niemand leuk vindt om te doen, maar die wel moeten gebeuren. Na een RPA-workshop kwamen er tientallen potentiële ‘geschikte’ RPA-processen naar voren. Deze zijn geprioriteerd en één voor één aangepakt.

Door agile te werken, met overzichtelijke sprints, startte Nikon op een laagdrempelige manier met RPA om snel de toegevoegde waarde in te zien en vervolgens door te pakken. Dit resulteerde in 12 processen. Eind 2020 zijn zelfs drie medewerkers bij Nikon opgeleid om zelf robots te bouwen! 

Processen automatiseren 

RPA wordt in veel bedrijven ingezet bij: 

• Artikelcreatie (controleren en updaten van stamgegevens)
• Vragen over levertijd van inkopers of leveranciers verwerken en updaten
• Verwerken backorders
• Batches en/of facturen ophalen uit portalen en deze vervolgens controleren
• Masterdatamanagement
• Controleren en verwerken van (inkoop) facturen, voordat het de Scan & Herken software ingaat

Geautomatiseerde processen bij Nikon 

De processen die bij Nikon zijn gerobotiseerd, zijn heel bedrijfsspecifieke processen. Enkele geoptimaliseerde processen bij Nikon:

1: Ophalen en verwerken van exchange rates 

Voorheen haalde Nikon dagelijks de exchange rates van diverse websites en werden deze in het interne ERP-systeem overgenomen. De robot haalt de exhange rates op van het internet, controleert deze en verwerkt de exchange rates in het ERP-systeem. Een voorbeeld van een controle is dat de stijging/daling van een exchange rates niet meer of minder mag zijn dan x procent. 

2: Opstellen en controleren van btw-aangifte 

Voor het opstellen en controleren van de btw-aangifte moet data worden opgehaald uit zowel het logistieke als uit het financiële systeem. De robot maakt de aansluiting tussen verschillende facturen en het logistiek systeem en bereidt de aangifte in het gewenste format voor, inclusief een dossier ter voorbereiding op toekomstige audits. 

3: Maandelijkse analyse op de voorraadwaardering 

Binnen het ERP-systeem wordt de voorraad gewaardeerd op basis van moving average price. Om te bepalen of deze waardering leidt tot een accurate voorraadwaarde, is het van belang om een analyse te maken van de ouderdom van de artikelen en de gemiddelde verkoopprijs. Voorheen werd dit één keer per kwartaal handmatig gedaan. Doordat een robot het proces uitvoert is de frequentie van de analyse verhoogd naar een keer per maand. Hierdoor heeft de organisatie maandelijks grip op een accurate voorraadwaardering. Daarnaast is een consistente en transparante vastlegging van de analyse geborgd, doordat de robot het proces altijd op dezelfde manier uitvoert en vastlegt.

Naast deze processen zijn er andere processen geoptimaliseerd zoals processen op het gebied van voorraadbeheer, rapportages, koerswijzigingen en pricing modellen.

Wat levert RPA Nikon op?

RPA heeft Nikon tot nu toe een besparing opgeleverd van 38 uur per week. Daardoor heeft Nikon 1 FTE bespaard en medewerkers het saaiere werk uit handen genomen. Naast een grote tijdsbesparing heeft RPA ook voor verbeterde kwaliteit van de processen gezorgd. De processen zijn geoptimaliseerd en menselijke fouten in de verschillende handelingen zijn nu uitgesloten. De softwarerobot voert ook allerlei validaties uit, waardoor de data altijd betrouwbaar is. Tot slot voert hij de werkzaamheden frequenter uit. Waar het vroeger veel handwerk kostte, doet de digitale medewerker het nu moeiteloos!

Zelf routinematige processen automatiseren? 

Pak eens een moment met collega’s om te kijken welke processen er allemaal zijn die RPA kan overnemen. Gevonden? Breng samen met een RPA-leverancier deze processen in kaart. Een proces stap voor stap meekijken is normaal gesproken al voldoende om het proces te beoordelen op technische haalbaarheid. Op basis daarvan kan de RPA-leverancier in kaart brengen wat nodig is om het proces te automatiseren. 

Soms is de inzet van RPA helemaal niet nodig. Bij het in kaart brengen van de processen komen soms ook oplossingen naar voren binnen bestaande systemen. RPA is een goed middel om in te zetten als het automatiseren van het proces in het bestaande systeem niet mogelijk is, koppeling van systemen te duur of te ingrijpend is of dit te veel tijd in beslag zou nemen.

Over de auteur: Niels van den Berg is Sales & marketing manager bij Peacock