Robotic accounting: een andere manier van werken 

In de race om digitale transformatie zijn we op alle fronten druk de nieuwste technologische mogelijkheden in te bedden in onze bedrijfsvoering. Alleen bij accountancy lijkt de urgentie niet zo hoog. Nog elk kwartaal crossen bedrijfseigenaren met een dikke ordner onder de arm richting administratiekantoor. Waarom?

Het kán wel anders, weet ik nu, maar gebeurt nog weinig. Hoe komt dat? En is er nog toekomst voor accountancy? Ik vroeg het twee boekhouders nieuwe stijl. Gewoon twee spontane, vlotte kerels die in niets lijken op de saaie kantoormannen zoals ik me die herinner. Digitaal boekhouden, een tussenstand.

Scheve gedachte 

Misschien wel meteen een goede eerste vraag aan Mark Schepers, mede-eigenaar van Finnerz.

Hoe komt het dat nog zo weinig bedrijven de boekhouding meenemen in hun digitale transformatie? 

“Vastgeroeste werkpatronen. Mensen willen niet graag veranderen, omdat ze ergens aan gewend zijn of denken dat het gewoon goed gaat. Het kost best veel tijd om dit aan de voorkant te regelen. Een factuur handmatig verwerken kost je vijf minuten, dus kiezen mensen toch voor die laatste optie. Maar het is een scheve gedachte om het zo te blijven doen. Het ligt ook een beetje aan de branche waarin je werkt. Als je al innovatief bent, en ruimte maakt voor business-development, kun je heel snel de automatiseringsgraad omhoog krijgen.”

 Legio mogelijkheden

In boekhoudland is er al veel mogelijk als het gaat om automatisering. En er zijn heel veel standaardwerkzaamheden die gedaan moeten worden. Klinkt als een ideale combinatie. Die werkzaamheden kunnen al gedaan worden via Universal Business Language (UBL), een standaard voor elektronische bedrijfsvoering. Denk aan het opstellen van facturen of bestelbonnen.

Een groothandel kan bijvoorbeeld zijn hele assortiment digitaal coderen, zodat iedere keer als er een factuur de deur uitgaat, deze ook direct digitaal verwerkt wordt. De boekhouding is dan meteen up-to-date met wat er geleverd is. Dat betekent voor de afnemer dat deze dan niet vijf kantjes papier handmatig hoeft te verwerken, maar dat het binnen een seconde in het boekhoudplatform verwerkt is. “De boekhoudprogramma’s zijn er klaar voor, maar het is nog geen commodity.”

Nog een grote stap

Dat heeft een reden, bevestigt Marks zakenpartner, Nico Langendoen: “De manier van werken wordt wezenlijk anders. Het is een mindset. Iedereen moet zich achter het principe scharen dat je de administratie op een bepaalde manier verwerkt. Er zijn nog zoveel bedrijfseigenaren die met een ordner onder de arm naar het boekhoudkantoor stappen en aan het eind van het kwartaal hun btw-aangifte krijgen. Daar is nog veel te winnen. Alleen al bij het eenvoudig digitaal verwerken van de administratie. Wat bedrijven daarvoor moeten doen is zaken op tijd aanleveren en geautomatiseerd laten verwerken.”

Dat blijkt dus vaak nog een grote stap?

“Klopt. Als administratiekantoor moet je je klanten heropvoeden,” vertelt Nico. “Dat is best moeilijk. Het raakt veel dimensies in een onderneming, die moeten dat er dus niet even bij doen.”

Mark: “De geldinvestering is niet zo groot, de tijdsinvestering wel. Je moet meer tijd steken in de dagelijkse verwerking. Maar dat betaalt zich wél terug.”

Nico: “Bedrijven moeten niet denken dat ze met zo’n systeem niets meer hoeven te doen. Het is niet één druk op de knop, helaas. Degene die binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de dagelijkse verwerking is superbelangrijk. Die toewijding moet er wel zijn. Het gaat niet allemaal automatisch en die “robot” is geen supermachine. Het is nog steeds voor een groot deel mensenwerk.”

Wat zijn dan de winstpunten?

Mark: “Ten eerste is er voor de klant het continue inzicht. Je bent elke dag bij. Je kunt ‘s avonds op je mobiel of je laptop zien hoe je ervoor staat. En dat is dan ook altijd de waarheid. Wat niet verandert zijn de verplichtingen waar je als ondernemer aan moet voldoen: deponeren aan de KvK, aangifte vennootschapsbelasting. Maar, ten tweede, we zien dat je na twee boekjaren voor die dingen bijna niets meer hoeft te doen. Daar komen robotics en vakkennis samen, waardoor je heel snel kan schakelen. Dat is wezenlijk anders dan vroeger.”

Nico: “Als accountants ging je pas na het afsluiten van het boekjaar de lonen verwerken, de afschrijvingskosten inboeken, afboeken, et cetera.”

Mark: “Dan hadden wij er nog soms drie tot vijfduizend euro werk aan. Dat is allemaal weg.”

Nico: “Het voordeel aan het einde van de rit zie ik vooral in de manier waarop je administratie wordt gevoerd. Je hebt bijvoorbeeld nooit verrassingen achteraf.”

Hoe helpt dat een ondernemer?

Mark: “Je kunt per maand heel mooi zien wat je kostenstructuur is. Dus ook wat er aan het eind van de maand voor jezelf overblijft. Als dat te weinig is weet je dat je iets moet gaan doen. Meer omzet draaien, of minder kosten maken. Het geeft je inzicht. Bij conventioneel boekhouden kwam een ondernemer soms pas na een half jaar of jaar achter hoe-ie er financieel voor stond.”

‘Vijf minuten werk’

Digitaal boekhouden is niet voorbehouden aan een bepaald type bedrijf of organisatie. Het is een manier van werken en die is voor iedereen interessant. Vooral voor de ondernemer zelf. 

Een concreet voorbeeld. Een ondernemer ziet een huis te koop staan en belt meteen zijn administratiekantoor: ‘Ik heb mijn cijfers nodig!’ Dan moest vroeger de boekhouder een hele nacht doorwerken om die cijfers een beetje toonbaar te maken. Nu halen ze die in één keer uit het boekhoudprogramma en sturen die per pdf naar de klant. Nico: “Dat is vijf minuten werk, en het klopt nog ook.”

Goed, dat is dan om privéredenen, maar helpt het ook zijn business?

Mark: “De ondernemer heeft meer informatie over zijn eigen bedrijf. Daarmee kan hij bedrijfsprocessen optimaliseren. Als je facturatiestromen compleet geautomatiseerd zijn ontvang je rekeningen van leveranciers niet meer per brief in een postbus, maar via een speciaal e-mailadres en die zitten direct in het systeem. Het debiteurenproces kan ook helemaal geautomatiseerd. Daar scoor je echt gigantisch op. Openstaande bedragen die voorbij de gestelde betalingstermijn zijn worden door het softwaresysteem overgenomen. Zo’n herinnering sturen lijkt heel basaal, maar in de praktijk gebeurt het niet. Doe je dat automatisch, dan stromen de betalingen binnen.”

Veranderingen voor de branche

Samengevat: het nieuwe werken bij het administratiekantoor is niet per se veel goedkoper. Iets, vanwege de automatisering. Er kijken bij het administratiekantoor wél duurdere mensen naar om het juist te krijgen. Maar het idee is dat het first-time-right is, en dat scheelt weer kosten achteraf.

Digitaal boekhouden heeft dus voor iedereen consequenties. Waar voorheen een lager geschoolde medewerker de administratieve verwerking deed, maakt nu een universitair opgeleid iemand de jaarrekening op.

Betekent dit dat er voor bepaalde functies straks minder werk is?

Nico: “Het vraagt om andere rollen. Degene die die administratie door zijn handen krijgt moet op dat moment al weten wat er nodig is om straks op die knop te kunnen drukken. Om te zorgen dat het eindresultaat er straks in één keer goed uitrolt. En dat heeft consequenties voor die lager opgeleide werknemer, ben ik bang.” 

Hoe heeft deze ontwikkeling jullie eigen rol veranderd?

Mark: “Je staat veel dichter bij de klant. Dat is heerlijk om zo te werken. Je kunt met elke klant aan het begin van het jaar een roadmap opstellen en vragen wat hun plannen zijn, waarom ze die hebben en hoe ze dat willen doen. Omdat wij dagelijks bij zijn met de cijfers van de klanten lukt het steeds beter om ze daarin te adviseren en naar te handelen.”

Nico: “De tijd die we met de klant hebben, besteden we nu aan andere, meer strategische financiële zaken. Dat het robotic accounting is, is mooi. Maar dat boeit de klant uiteindelijk niet. Het is slechts een middel. De winst is dat wij ze beter kunnen helpen. Relevanter. En sneller kunnen handelen.”

Voorbeeld

Nog een voorbeeld: een ondernemer wil zijn bedrijf verkopen. Via de actuele cijfers ziet het administratiekantoor dat de laatste tijd veel personeel is aangenomen. “Dat is niet handig,” legt Mark uit. “De ondernemer had beter uitzendkrachten kunnen inhuren. Dan concluderen wij dat het waarschijnlijk geen goed moment is om te verkopen en geven advies hierover. De meerwaarde zit hem in de zichtbaarheid van de data en dat deze elke 24 uur up-to-date is. We kennen ondernemers die letterlijk elke avond met de laptop op schoot zitten om hun cijfers te checken. Die vinden het ineens leuk om ermee bezig te zijn.”

Heeft het jullie werk ook leuker gemaakt?

Nico: “Sterker nog, ik ben dit zelf ook letterlijk gaan doen omdat ik simpelweg het werk weer leuk wilde gaan vinden. Minder ad hoc, meer gestructureerd. Ik vind het leuk om die ondernemers echt iets te geven. Inzicht, kennis, handvatten. Over omzet, winst, personeel.”

Alles valt of staat bij de software

De werkzaamheden van het administratiekantoor verschuiven van het verwerken van facturen naar het controleren ervan. Gebruikers vertrouwen er volledig op. Een grote verantwoordelijkheid dus om te zorgen dat het allemaal klopt. Want het zijn wel de betalingen van de klant die daarop gebaseerd zijn. 

Controle gebeurt steekproefsgewijs en is vooral gericht op juistheid. Dat er aan elke betaling een bon hangt. Dat er nergens meer losse bedragen zijn overgemaakt waarvan een inspecteur van de belasting iets kan vinden. Geen dubbele inkoop- en verkoopfacturen. Ook tijdigheid, volledigheid én klanttevredenheid zijn nu digitaal te monitoren. “Maar nog steeds geldt,” legt Nico uit, “je moet het de boekhoudrobot wel leren. Zelfs geavanceerd software snapt niet alles en zeker niet uit zichzelf. Stel, nadat je jarenlang ergens maandelijks voor betaalde, besluit je ineens om het jaarbedrag in één keer over te maken. Dan moet er iets handmatig aangepast worden. Dat is niet veel werk, maar je moet het wel zelf zien.’”

Wat verwacht je van de beschikbare software?

“Om outsourced CFO’s te zijn, zowel financieel als business-wise, zijn we afhankelijk van digitale dashboards’, antwoordt Mark. ‘Softwareleveranciers willen heel graag dat we ze ontwikkelen en gebruiken. Omdat we onze klanten dan beter kunnen helpen. Maar ik denk dat het vooral onze taak is om signaalpunten uit een administratie halen en dáármee dichter bij je klant staan. Over sommige data beschik je nou eenmaal moeilijk of helemaal niet.”

Wachten tot het niet anders kan

De realiteit: door api-koppelingen kunnen bepaalde softwareprogramma’s – voor urenregistratie, projectmanagement, et cetera – nu praten met boekhoudsoftware. Maar niet allemaal. En er zijn inmiddels flink wat softwareleveranciers. Dus het is belangrijk daar een goede keuze in te maken. Of je goed te laten adviseren.

Bij NOAB, de overkoepelende brancheorganisatie, hebben ze een voorbeeldkantoor bedacht: NOAB Next. Een fysiek kantoor, waar een softwarestraat is ingericht. Nico: “Wij vinden dat supertof, omdat ze hun achterban laten zien dat het echt kan. En niet dat er alleen over gesproken wordt.”

Een branche overigens die kantoren hard pusht toekomstgericht bezig te zijn. Om 2.0, 3.0 of zelfs 4.0 te zijn. Om blockchain, cryptocurrency en machine learning in de gaten te houden. Voor wat die termen waard zijn.

Zie je dat terug in jullie dagelijkse praktijk?

Mark: “De gemiddelde klant merkt niets van een discussie over blockchain.”

Nico: “Wat mij betreft staat robotic accounting nog in de kinderschoenen. We staan aan de vooravond van een grote verandering. Veel trial-and-error nog. In de operationele fase zijn we daar nog lang niet mee bezig.”

Maar niet meedoen aan deze transformatie, dat is uiteindelijk toch ondenkbaar?

Mark: “Klopt. Aan de overheid moet je nu ook al digitaal factureren. Geen pdf, een e-factuur. Je wordt er op den duur wel toe gedwongen. Maar het gaat nog langzaam. De overheid is dat er doorheen aan het trekken, daar begint het. Veel bedrijven wachten tot het niet anders meer kan.”

Dat is op zich wonderlijk, aangezien de voordelen nu al groter zijn dan de eventuele nadelen. Maar voor elke transformatie geldt dat deze geleidelijk gaat. Zuchtend en puffend, twee stappen naar voren en dan soms weer één terug. Totdat we over het tipping point heen zijn.

Is het einde van accountancy in zicht?

In een toekomst, met softwaresystemen die alleen maar beter worden en nóg meer met elkaar kunnen communiceren, gaat het boekhoudvak verder transformeren. Naar een coachende rol. Adviserend op het inrichten van administratieve processen. Maar nog meer zal de boekhouder iemand zijn met wie je regelmatig contact hebt en je financiële planning doorneemt. Met wie je elk jaar je doelen en waardes toetst. Iemand die je vragen stelt als: Waar wil je naartoe? Hoe ga je dat bereiken? Je persoonlijke winstcoach.

Maar ook andere, gerelateerde beroepen zullen mee moeten. De controle door registeraccountants richt zich niet alleen meer op de boekhouding zelf, maar ook op de softwaresystemen erachter. Of daar geen lekken in zitten, bijvoorbeeld. Het hele accountancy-landschap verandert ingrijpend. Er zal ook een e-accountant zijn die straks blockchain controleert. Dus nee, accountancy verdwijnt niet. De focus verschuift alleen – in lijn met wat je kunt verwachten van de digitale transformatie – naar data, processen en systemen.