Succesvol interacteren met webinars

Een webinar is een ideaal middel om online een grote groep mensen te bereiken. Hetzij live dan wel ‘on demand’. In economisch mindere tijden is het tevens een alternatief voor een congres- of beursbezoek. Is een webinar ook voor jouw bedrijf interessant? En wat zijn de vereiste randvoorwaarden? In deze workshop zet ik het op een rij.

Weet jij wat een webinar is?
Nee: Het is een goede manier om tegen lage kosten een groot publiek interactief te bereiken. Zie ook de toelichting.
Ja: Dan wil je vast weten hoe je er zelf een organiseert. Lees snel verder.

Toelichting: Een webinar is een online seminar. Een presentatie of vorm van kennisoverdracht via internet. Is er in basis sprake van eenrichtingsverkeer dan is webcast een betere benaming. Een webinar is altijd interactief: deelnemers kunnen door middel van chat, vraag- en antwoordsessies live participeren.

Duidelijk met welk doel je een sessie organiseert?
Ja: Als je doel duidelijk is, kun je verder lezen over het vormgeven van je webinar.
Nee: Er zijn verschillende redenen om een webinar te organiseren, in de toelichting een selectie.

Toelichting: Een webinar kun je voor verschillende doelen inzetten. Zo kun je een webinar gebruiken om mensen te informeren, of als leermodule om kennis over te dragen. Maar ook een presentatie geven over een bepaald onderwerp of simpelweg mensen enthousiasmeren kan een reden zijn.

Veel mensen ineens bereiken en beraken?
Ja: Lees dan de toelichting.
Nee: Geen punt, het kan ook voor een klein publiek een geschikt medium zijn.

Toelichting: Bij eenzijdige communicatie kunnen er al snel honderden mensen aan deelnemen. Wil je ruimte voor interactie en dialoog dan is een maximum van tweehonderd deelnemers aan te bevelen. Zorg ook voor moderatoren die de interactie tussen deelnemers en presentator cq. speker faciliteren en zelfstandig vragen kunnen beantwoorden (bijvoorbeeld via chat). Om een hoge opkomst te realiseren, is het handig om de sessie automatisch in de agenda van de aanmelder te laten verschijnen, vooraf het programma te delen en vlak voor aanvang een sms en/of e-mail uit te sturen. Bekijk ook deze checklist nog even.

Weet je welke typen content mogelijk zijn?
Ja: Dan kun je door naar de volgende stap.
Nee: Lees de toelichting, er is een wereld aan mogelijkheden.

Toelichting: In een gemiddeld webinar wordt gebruikgemaakt van video, slides (‘PowerPoint’) en natuurlijk live-presentatie. Daarnaast is er idealiter ruimte voor interactie door middel van bijvoorbeeld chat. Zo kunnen deelnemers niet alleen met de redactie, maar ook met elkaar contact leggen.

Ook in het onderwijs worden webinars steeds populairder: Massive Open Online Courses (MOOC’s) maken het mogelijk dat duizenden studenten online een cursus aan een universiteit volgen, interactief. Het studiemateriaal wordt dan via het web verspreid. Studenten (en docenten) zijn zo niet meer aan een locatie gebonden.

En wat de kritische succesfactoren zijn?
Ja: Dan weet je dat optimale redactie voor, tijdens en na het webinar essentieel is.
Nee: Lees de toelichting. Een actieve redactie zorgt voor dynamiek en interactie tijdens een webinar.

Toelichting: Webinars moeten inhoudelijk grondig worden voorbereid; sprekers moeten worden gecoached en actieve moderatie schept ruimte voor interactie en discussie. Hoe je een webinar inhoudelijk perfect voorbereid, lees je in dit stappenplan. Zorg er ook voor dat het behandelde materiaal direct na de sessie onder de deelnemers kan worden gedeeld. En je feedback ontvangt op basis van een korte vragenlijst. Hou deelnemers na de webinar betrokken door hen te informeren over volgende sessies, zich te laten abonneren op je nieuwsbrief en nodig ze uit om je op Twitter en Facebook te volgen.

Weet je welke techniek je gaat gebruiken?
Ja: Dan weet je dus ook wat je budget en gewenste kwaliteit is, mooi zo.
Nee: Lees dan even de toelichting, er zijn verschillende mogelijkheden.

Toelichting: MakerLab maakt zelf gebruik van Online Seminar, een partij die de studio, opname en uitzending faciliteert. Maar ook Skype en Googles Hangouts zijn een overweging waard. Welk platform je kiest, hangt vooral af van de kwaliteit die je wenst, hoeveel geld je wilt besteden en of je het webinar bijvoorbeeld wilt kunnen terugkijken. Zoek eens op ‘webinar software’, je vindt voldoende lijstjes met aanbieders en pro’s en con’s.

Gratis en snel aan de slag?
Ja: Dan kun je Google Plus gebruiken, een Hangout On Air is gratis en biedt volledige webinarfunctionaliteit.
Nee: Misschien gebruik je Skype-video al, dan kun je voor maximaal 25 mensen je eerste webinar gaan houden. Inbellen voor niet-Skype-leden kost geld.

Toelichting: Google Plus biedt de mogelijkheid om een Hangout te organiseren: gratis met maximaal tien presentatoren en een ongelimiteerd aantal kijkers. De hele sessie kan worden opgenomen. Voor dat laatste moet je wel een Hangout On Air organiseren: de hoofdpresentator maakt hiervoor een YouTube-account aan, waar het webinar kan worden opgeslagen. Wil je in een paar minuten weten hoe een en ander in z’n werk gaat, bekijk dan deze video.

Maar ben je geschikt als presentator cq. spreker?
Ja: Dat is handig, want een webinar presenteren vraagt de vaardigheden van een tv-presentator.
Nee: Dan kun je het vast leren, zie de tips in de toelichting.

Toelichting: Je moet comfortabel kunnen spreken zonder dat je je kijkerspubliek daadwerkelijk kunt zien. Het voelt en is in die zin als een tv-optreden. Door middel van chat en de ingestuurde- dan wel live gestelde vragen is interactie mogelijk. De presentator moet hierdoor in staat zijn om behalve zijn eigen verhaal ook het publiek te betrekken. Wil je meer informatie en tips voor een goede presentatie van je webinar? Kijk dan even hier.

*) Dit artikel is tot stand gekomen met input van Roderick Martens van MakerLab en is tevens gepubliceerd in het maartnummer van Emerce Magazine (#129).