Evenementen pluggen

Bij de organisatie van evenementen voor personeel of relaties is het, in dit versnipperde medialandschap, zaak om helder en gericht te communiceren via geschikte kanalen. Hoe doet u dat via internet?

Gepubliceerd in Emerce 61/ oktober 2006

Maak nog voordat überhaupt de hele programmering en locatiedetails vastliggen al een aparte website voor het evenement. Het maakt niet uit of dat een groot congres is of een van de vele terugkerende bedrijfsevenementen. Dit loont al zodra de bezoekers verspreid zitten over meerdere locaties, binnen en buiten een organisatie.

Als enkel de naam van het evenement bekend is, is er al voldoende materiaal om een site te openen onder die naam. Op het openingsscherm hóeft in het begin niet veel meer te staan dan een invulbox om e-mailadressen te verzamelen.

Zodra belangstellenden over het evenement horen, kunt u hen naar de site verwijzen. En als er meer inhoudelijke informatie bekend is en de site ‘live’ gaat, stuurt de organisatie iedereen een kattebelletje via e-mail. De geraffineerde organisator vraagt dan meteen toestemming (opt-in) om de bezoeker ook over volgende evenementen te mogen informeren.

Een digitale agenda in iCal-formaat biedt uitkomst, het houdt belangstellenden betrokken en nieuwsgierig. iCal is een speciaal ontwikkelde technische standaard om elektronische agenda’s te publiceren.

Apple’s programma iCal ondersteunt de standaard, evenals Lotus Notes en Outlook, maar ook veelgebruikte webdiensten als Google Calendar en Upcoming.org kunnen ermee overweg.Waarom is dit handig? Belangstellenden kunnen een internetadres naar hun digitale agenda kopiëren en altijd een actuele congresagenda zien. Als de organisator iets verandert, zien alle ‘kalenderabonnees’ meteen de correcte data. De simpelste manier om zo’n agenda te maken is een Google Calendar-account te openen.

Stel daar een agenda voor een dagcongres, of juist een jaaroverzicht, samen die bijvoorbeeld voor collega’s of lezers interessant is. Ga vervolgens naar ‘Manage calendars’ > ‘Calendar details’, kopieer daar het publieke iCal-adres en deel dat uit of publiceer het op de bedrijfssite. Tijdschrift Bright past dit principe goed – maar iets te overweldigend – toe op Bright.nl/event/ical (importeer bestand in een van bovengenoemde programma’s).

Publiceer het evenement op een openbare agenda als Upcoming.org, een onderdeel van Yahoo. Zoek zoveel mogelijk relevante categorieën. Dus niet enkel Nederland > Utrecht, maar ook in relevante groepen. En voorzie de gebeurtenis van relevante tags. Dat vergroot de vindbaarheid.

Upcoming maakt automatisch iCal-bestanden aan, maar de bezoeker kan zich er ook abonneren op de rss-feed om op de hoogte te blijven van volgende bijeenkomsten. Wees ook bij deze agendadienst volledig in de beschrijving. Upcoming staat het toe ook besloten evenementspagina’s te maken, zodat alleen genodigden de informatie mogen zien.

Maak een weblog bij het evenement en, als er fotografen of filmers bij aanwezig zullen zijn, ook een Flickr- en Google Video-achtig account. Zodoende kunnen belangstellenden vooraf, tijdens en zeker ook na de bijeenkomst in woord en beeld de verrichtingen volgen. Van alle Emerce Updates, de maandelijks mini-congressen, zijn live blogs en Flickr-foto’s, allemaal via rss te volgen.

Publiceer de rss-feeds van het weblog, het Flickr- en videoaccount en eventueel de feed voor een Technorati-zoekopdracht. Technorati.com is een weblogzoekmachine. Het is een optie de rss-feeds te bundelen in een zogeheten opml-bestand. Belangstellenden kunnen die bundel rss-feeds aan hun rss-lezer toevoegen en constant op de hoogte blijven van de gebeurtenissen. Een opml-bestand is eenvoudig aan te maken door in een rss-leesprogramma een map te maken voor, bijvoorbeeld, een congres en daarin alle abonneelinks te verzamelen. Selecteer vervolgens de betreffende map en zoek de Exporteer-functie. Op het bureaublad verschijnt nu de rss-bundel. Zet dat bestand online!

Spreek een trefwoord af, een tag. Publiceer dat op de site en blog en herinner bezoekers van het evenement daaraan. Belangstellenden of bezoekers die iets publiceren over de bijeenkomst en dat trefwoord gebruiken, vergroten daarmee de kans dat webzoekers en andere belangstellenden achteraf vrij eenvoudig relevante berichten en beelden kunnen vinden via de algemene en specialistische zoekmachines, zoals Google en Technorati.

Maak buttons en banners van het evenement en publiceer de broncode daarvan, html of javascript, op de evenementensite en -blog. Belangstellenden kunnen de button op hun site plaatsen.

Als een bezoeker van zo’n externe site de reclameknop vervolgens aanklikt, wordt hij of zij direct doorgestuurd naar de evenementensite. Het valt te overwegen hier een affiliateprogramma aan te verbinden. Zij die een toegangskaart kopen via een geaffilieerde site zouden korting kunnen krijgen op de toegangskaart. De organisatie van ‘The Next Web’ paste dit principe toe voor het gelijknamige congres dat op 7 juli in Amsterdam plaatsvond.

Nodig naast relevante vakpers ook gericht gespecialiseerde bloggers uit. Stuur ze een e-mail of bel ze op. E-mails die beginnen met ‘Beste blogger’ verdwijnen in de regel linea recta in de prullenbak.Wijs ze indien mogelijk op het onder punt 6 vermelde affiliateprogramma.

Stel ook geen eisen waarbij deze bloggers schrijfverplichtingen worden opgelegd, verplichtingen die ze achteraf moeten bewijzen. Als de bijeenkomst de moeite waard is, schrijven ze er in de regel vanzelf over. Doen ze dat niet, dan was de bijeenkomst kwalitatief gezien niet de moeite waard.

Een teken van dienstbaarheid is schrijvende bezoekers de mogelijkheid voorleggen bijvoorbeeld de gastsprekers persoonlijk te ontmoeten en eventueel te interviewen.

Toon de locatie met een digitale landkaart. Google Earth en Google Maps zijn twee voorbeelden van online landkaartdiensten die die functie kunnen vervullen. In Google Earth ‘surft’ u naar de evenementlocatie.

Kies in het menu Add > Placemark, maak een volledige beschrijving en kies File > Email om een zogeheten kmz-bestand te exporteren. Plaats die link op de site.

Wie de link klikt, gaat direct naar de juiste lokatie op Google Earth. Google Maps werkt ongeveer hetzelfde, maar daar klik je rechts bovenin ‘Link to this page’. Kopieer het internetadres naar je site. Of meld je aan voor een Google Mapapi om een Google Map ín je site te mogen verwerken.

Stuur na afloop van de bijeenkomst de belangstellenden van wie je onder punt 1 de e-mailadressen ontving een bedankbericht. Verwijs daarin naar de site en het weblog. Vraag tevens of ze zich willen laten informeren over volgende evenementen. Geef daarvoor een abonneerlink die naar een speciaal daarvoor gemaakte webpagina verwijst.

Verwijder na het verzenden van deze mailing het volledige oerbestand, om eventueel misbruik te voorkomen. Wijs bezoekers van blog en site eveneens op de abonneersite om geïnformeerd te worden over volgende evenementen. Onderhoud het blog zeker nog één à twee weken na afloop van de bijeenkomst met, bijvoorbeeld, verwijzingen naar derden die over de gebeurtenis schreven.

calendar.google.com
www.upcoming.org
www.bright.nl/event
www.flickr.com
video.google.nl
www.emerce.nl/update