Deel dit artikel
-

F1 Zandvoort: 1,2 miljoen racefans in bestand

Meer dan een miljoen mensen willen graag naar de Formule 1 Grand Prix in Zandvoort. De organisatie heeft al deze mensen in bestand en mailt, sms’t of appt nog over de races die komende jaren plaatsvinden.

Het waren ‘maar’ zeventigduizend mensen per dag die afgelopen vrijdag, zaterdag en zondag op het circuit van Zandvoort terecht konden. Eigenlijk hadden dat er dertigduizend meer moeten zijn als er corona verder weg was geweest. Deze groep en honderdduizenden anderen maken komende jaren alsnog kans op een zitplaats aan het circuit.

De CEO van de internationale Formula 1-organisatie zegt dat het Nederlandse festival de lat hoger heeft gelegd voor alle andere landen en steden die de races onderdak bieden. Een belangrijke reden daarvoor is de wijze waarop technologie werd ingezet als smeerolie voor, tijdens en na het racefeest.

Van alle 1,2 miljoen belangstellenden zijn bijvoorbeeld de e-mailadressen bekend. In de aanloop naar de races van dit weekend kregen alle tweehonderdduizend bezoekers e-mail ter voorbereiding en inspiratie. In die mails kregen ze ook de optie hun mobiele gegevens te delen. Daarmee kon de organisatie hen ter plekke informeren en antwoorden geven op vragen. Die communicatie verliep van per sms en Whatsapp.

“Mobiele berichten zijn interactief en klantvriendelijker voor de mensen op het circuit”, vertelt CEO Jeroen Van Glabbeek. Zijn bedrijf CM.com leverde het systeem voor de mobiele berichten en het dataplatform achter de tickets. Daarnaast regelden de Brabanders de betalingen van de entreebewijzen en de financiële transacties bij de horeca op het circuit. Alle geldstromen dus. Behalve dan die 26 minuten op vrijdag dat een deel van de betaalterminals bij de barren het niet deed. Door een menselijke fout zat er een ‘plafond’ in de terminals, die bereikt werd omdat de horeca op volle toeren draaide.

“Er waren honderden barren met onze kassa’s. We hadden vijf soorten kassa’s meegenomen. Een deel daarvan draaide op de nieuwste technieken.” Twee soorten om precies te zijn. De eerste groep betrof een handheld zoals je die wel vaker in de horeca ziet. Het verschil tussen dit mobiele PoS-systeem en de meer gebruikelijke zit het feit dat barpersoneel bestellingen kon aannemen én direct daarna de betaling kon afhandelen. Niet meer twee kastjes voor één transactie. De tweede groep nieuwe kassa’s betrof de softclient van het Engelse Phos, waar CM.com sinds kort een belang in heeft. Een speciale app maakt daarbij van elke Android-telefoon met NFC-chip een kassaterminal.

“Van de mobiele PoS-handhelds wilden we er dertig gebruiken. Vrijdag bleek het bij de barren zo druk te zijn, dat we er zaterdag tweehonderd hebben ingezet. Dat vergrootte in virtuele zin het aantal barren, bevorderde de doorstroom van mensen en levert een betere customer journey op.”

Dat laatste, focus op customer journeys, is een begrip uit de marketingwereld waar het Formule 1-circus nog maar weinig mee bekend is. In Zandvoort zat het verweven in de dienstverlening.

Van Glabbeek: “Als je WhatsApp inzet, nodig je het publiek uit tot interactie. Vrijdag ontvingen we van twintigduizend bezoekers vragen. Twee vragen per persoon, dus veertigduizend vragen in totaal. Die waren vooral praktisch van aard. Die mensen ervaren direct een goede service als hun vragen direct en goed worden beantwoord. Omgekeerd krijgt de organisatie ook direct te horen wat voor bezoekers niet duidelijk is. Dat kun je dan aanpassen. Mede daardoor ontvingen we zaterdag veertig procent minder vragen.”

De social klantenservice werd bemand door vijftig echte mensen, aangevuld chatbottechnologie.

Alle data over betalingen, ticketing, transacties in de horeca, omzetten, voorraden, crowdmanagement, et cetera kwam realtime binnen op een business intelligence-systeem van CM.com. Deze data was direct beschikbaar voor de organisatie van de Grand Prix. Ter plekke had CM dertig man, in Breda ter ondersteuning even zoveel.

Om ervoor te zorgen dat de IT-systemen constant online konden blijven, had het techbedrijf een eigen datanetwerk met kabels en wifi. Daarnaast had het ter plekke een eigen LTE-netwerk met simkaarten voor in de hardware. Dit stond los van de publieke netwerken van KPN, T-Mobile en Vodafone.

Van Glabbeek en zijn team namen tijdens het race-evenenent de gelegenheid om hun technisch kunnen met de rest van de wereld te delen. Elke dag had CM.com ter plekke vierhonderd gasten over de vloer uit de wereld van de festivals, entertainment, attractieparken, sportclubs en ongetwijfeld ook andere F1-circuits. “Het geeft bestaande en potentiële klanten vertrouwen als je laat zien dat je grote evenementen op deze schaal live aan kunt.”

Sportief directeur Jan Lammers van het circuit in Zandvoort denkt dat de Formule 1 langer dan drie jaar verbonden blijft aan het duindorp. Hij gokt op een verlenging van minstens twee jaar.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond