Deel dit artikel
-

Wie is er klaar voor het nieuwe werken?

[MAGAZINE] Zelfroostersoftware, kantoorwiki’s en laptopnomaden. Het ‘nieuwe werken’ moet de saaie kantoortuin verdringen, maar de invoering niet over rozen. Technisch én mentaal zijn nog heel wat obstakels te nemen. Jongeren willen helemaal niet op hun werk msn’en.

Niemand in het nieuwe Microsoft-kantoor bij Schiphol heeft een eigen werkplek. En wie tijdens het werk even wil uitrusten kan terecht in de ‘powernap’- kamer. Het nieuwe gebouw, inclusief een knuffelmuur en spelcomputers, is het toonbeeld in Nederland van het nieuwe werken. Het softwarebedrijf is een groot pleitbezorger, net als bedrijven als HP, Interpolis en Rabobank. Op afstand werken via internet maakt het mogelijk. In het nieuwe werken is het kantoor niet meer de plaats waar alles gebeurt, maar vooral een ontmoetingsplek voor thuiswerkers. Alhoewel uitgerekend Dik Bijl, ambassadeur van het nieuwe werken bij Microsoft en auteur van boeken over het onderwerp, het liefst op kantoor zit te werken in een van de concentratieruimtes. “Vanwege de kinderen is het thuis soms lastig werken. Hier zit ik in een afgesloten hok, met de ramen open. We hebben twee soorten ruimtes in dit gebouw, passend bij de twee hoofdactiviteiten van kenniswerkers: concentreren en communiceren.”

Maar het nieuwe werken gaat over meer dan het indelen van kantoren en werkplekken. Het is net zo’n diffuus begrip geworden als web 2.0 en omvat zo’n beetje alles wat met sociale innovatie rond werk te maken heeft: flexibele werktijden, individuele vrijheden en verantwoordelijkheden en het via internet samenwerken en delen van kennis. Het is geen modeverschijnsel of een hype, vindt Bijl. “We moeten met zijn allen productiever worden in de westerse wereld met zijn kenniseconomie. Fabriekswerkers zijn door betere processen tientallen malen effectiever geworden, maar zo’n productiviteitsverhoging is er bij kenniswerkers nog niet. Dat is wel het doel van het nieuwe werken: effectiever samenwerken, los van tijd en plaats, onafhankelijker en met meer eigen verantwoordelijkheden voor medewerkers.”

Illustratie: Pepijn Barnard

Vooral ict-bedrijven omarmen het nieuwe werken’, zoals in Nederland E-Office en HP. Dat is geen toeval. Veel van de werkinnovaties worden volgens Bijl mogelijk gemaakt door nieuwe technologie. Belangrijk zijn internetdiensten voor het delen van kennis en nieuwe softwaresystemen voor het stroomlijnen van alle communicatievormen, zoals verzameld onder de term ‘unified communications’. Web2.0-tools beginnen langzaamaan steeds meer organisaties binnen te sijpelen. Wiki’s, blogs, instant messaging, sociale netwerken, tagging, social bookmarking en mashups. lijken prima te passen in het nieuwe werken-denken. Maar een struikelblok bij de invoering is dat maar een klein deel van de medewerkers bereid is tijd en energie in deze nieuwe middelen te steken, weet Jan Krans, business development manager ECM bij Atos Origin: “Meestal is maar één procent van de gebruikers enthousiast, nog eens negen procent doet af en toe mee en negentig procent consumeert alleen. Maar dat is niet erg.”

Beter geïntegreerd

Bijl verwacht dat dit gedrag uiteindelijk zal veranderen: “We moeten af van de klassieke mindset ‘kennis is macht’. Als je kennis deelt met anderen, kan je zelf weer reacties krijgen of aan goede nieuwe ideeën worden geholpen.” En als de interne web2.0-tools makkelijk genoeg zijn, gaan grotere groepen collega’s ze wel gebruiken, denkt hij. “Bijna iedereen zit op sites als Hyves en Facebook, daar moeten bedrijven van leren. Als mensen de toegevoegde waarde zien en het is simpel genoeg, gebruiken ze het. De komende jaren worden veel nieuwe tools beter geïntegreerd in het dagelijks werk. We zijn nu gewend aan e-mail en straks misschien ook aan een rss-feed met de laatste wijzigingen op een interne wiki.”

Illustratie: Pepijn Barnard

Zulke intranet-wiki’s bewijzen al her en der hun nut. Krans van Atos Origin kent voorbeelden van overheden die wiki’s succesvol inzetten. “Overheden schrijven veel documenten die in stuurgroepen worden behandeld. Door de stukken in een wiki onderling te bewerken komen ze sneller tot stand. Bovendien is het eindproduct makkelijker door te komen. Het is niet meer chronologisch, woorden verwijzen direct naar relevante extra informatie. Veel handiger dan steeds weer moeten terug- bladeren in een papieren document.” Een groot voordeel is dat meerdere collega’s in hetzelfde document kunnen werken en dat iedereen alle wijzigingen kan terugzien. Volgens programmamanager David de Nood van ict-denktank EPN gebruiken organisaties ook steeds vaker text mining om belangrijke informatie uit grote hoeveelheden ongestructureerde data ‘voor te sorteren’. “Een automatisch en lerend programma bekijkt de informatie en classificeert deze in een meer geschikt formaat.” Het Nederlandse bedrijf Teezir levert daar bijvoorbeeld oplossingen voor.

Unified communications

Meer efficiency is in het nieuwe werken ook te behalen op het gebied van communicatie. Systemen voor ‘unified communications’, bijvoorbeeld van Microsoft, Cisco of NEC-Philips, zijn in opmars. Ze proberen alle communicatievormen, zoals internetbellen, mobiele telefoon, chatten en voicemails, aan te bieden in één inbox. Bovendien kiest het systeem zelf bij binnenkomende gesprekken en verzoeken wat ermee moet gebeuren op basis van de ingestelde beschikbaarheid van de gebruiker. Collega’s zien ook continu elkaars status. Plantronics-directeur Philippe Vanhoutte, een veelgevraagd spreker op congressen over het nieuwe werken, is een enthousiaste gebruiker van unified communications. Hij vindt alleen de term ‘te vaag’. “Het is beter uit te leggen als een soort centraal adresboek dat je overal kunt meenemen, op zowel computer als telefoon, en waarbij je continu je beschikbaarheid of locatie kunt delen en op basis waarvan de beste communicatievorm wordt aangepast. Tachtig procent van de kantoormedewerkers kijkt al jaren naar een Outlook-scherm. Alle andere vormen van rechtstreekse communicatie komen daar nu ook bij te staan.”

Voor invoering van unified communications moet volgens hem wel de onderliggende ict-infrastructuur bij bedrijven op de schop. Lang niet alle nieuwe apparaten zijn makkelijk in een bedrijfsomgeving te passen. “Ik heb ook een iPhone, maar die is nog ongeschikt voor intern gebruik”, aldus Vanhoutte, die wel tevreden is over het gebruik van belsoftware Skype en het online crm-systeem van Salesforce.com. Medewerkers zullen steeds vaker gaan bellen via hun laptop, voorspelt hij. “Die torenhoge telefoonkosten in het buitenland kunnen echt niet meer. Laat medewerkers maar internet gebruiken in plaats van hun mobieltje.”

Bijl van Microsoft gelooft heilig in videogesprekken. Nieuwe systemen, zoals Microsofts eigen RoundTable (1500 euro), zorgen volgens hem voor een ‘kleinere afstand tussen fysieke en virtuele ontmoetingen’. RoundTable filmt in 360 graden een vergadertafel via zes camera’s, zodat iedereen in beeld is. Het op een paddestoel lijkende apparaat zoomt automatisch in op de persoon die aan het woord is. “Bij vergaderingen waarbij één persoon inbelt, voelt deze zich vaak het vijfde wiel aan de wagen, dat wordt hierdoor minder.” Microsoft is niet de enige aanbieder van unified communications. Jan Krans: “Opensource kan deeloplossingen binnen het totale pakket van nieuwe werken leveren, DimDim is bijvoorbeeld voor online vergaderen, DekiWiki voor wiki, WordPress voor blog, Delicious voor social bookmarking, LinkedIn voor social networking, Uservoice voor social voting. Dat zijn allemaal verschillende instrumenten. Hoe laat je die nu optimaal samenwerken in een orkest?”

De benodigde ict-aanpassingen maken dat unified communications voor veel bedrijven nog te veel gevraagd is. Maar het tij lijkt te keren. Al 15 procent van de grote bedrijven zou de stap naar zulke systemen hebben gemaakt, toonde deze zomer een onderzoek door Marqit Research. Maar oplossingen zijn volgens Marqit ‘bepaald nog niet uitgekristalliseerd’. De achterkant van unified communications is vrij complex en echte open standaarden zijn er nog niet.

Weerstand

Een belemmering is ook dat it-afdelingen nog wel eens dwars liggen bij de invoering van nieuwe web2.0-achtige tools. Een onderzoek van CIO.com liet dit jaar bijvoorbeeld zien dat de meerderheid van de it-managers niet zit te wachten op weblogs, wiki’s of sociale netwerken voor intern gebruik. Beveiliging wordt gezien als het grootste bezwaar. Dik Bijl van Microsoft noemt dat ‘een drogreden’. “Het is prima mogelijk de toegang tot dit soort tools goed te controleren.”

Maar ook de werkpraktijk zit een nieuwe, flexibele aanpak nog wel eens in de weg. Vooral werkpatronen zijn moeilijk te veranderen. De trend om medewerkers zelf hun rooster te laten indelen kan verandering brengen. Medewerkers krijgen door de software meer invloed op hun werktijden, waardoor ze uiteindelijk hun werk beter kunnen combineren met hun privéleven. In Zweden doen al honderdduizenden werknemers naar tevredenheid aan ‘zelfroosteren’. Maar in Nederland onderzoeken volgens het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie slechts zo’n 40 bedrijven de aanschaf van zelfroostersoftware. KLM en de NS experimenteerden er al mee, maar bijna geen enkel bedrijf doet het al structureel. Zowel werkgevers als werknemers willen er niet aan. “Voor de baas is het nogal wat om het stuur uit handen te geven. Het personeel op zijn beurt is huiverig om collectieve afspraken op de helling te zetten”, aldus HR-expert Jan de Leede in september in de GPD-kranten. Ook stuit dit deel van het nieuwe werken op een weerbarstige praktijk: medewerkers die er op een bepaald moment ineens niet zijn, vanwege een flexibel rooster, laten zich soms lastig of helemaal niet vervangen.

Illustratie: Pepijn Barnard

Generatie Einstein

Een goed overzicht van wat Nederlandse bedrijven op het gebied van het nieuwe werken doen, ontbreekt nog. Maar studenten van de Haagse Hogeschool gaan daartoe in een nieuwe ‘minor’-opleiding, opgezet samen met Atos Origin, dit jaar een aanzet geven. Ze gaan scans houden bij bedrijven over het nieuwe werken. “Iedereen doet iets anders, maar wat doen ze nu werkelijk? Daar willen we achter komen”, aldus Krans. Bedrijven wordt ook een pakket geboden om te experimenteren met ‘het nieuwe werken’. “Het is een beetje zoals met de eerste keer dat je gaat kanoën. Je weet niet hoe leuk het is, totdat je een keer in zo’n kano stapt. Als je dat aanbiedt, kunnen bedrijven en medewerkers leren door het gewoon eens te doen.”

Eén tendens zal bedrijven uiteindelijk steeds meer dwingen tot het omarmen van het nieuwe werken, verwacht Bijl. “De vergrijzing slaat toe. Kijk naar de Belastingdienst. Daar vertrekt in vijf jaar tijd bijna een kwart van het personeel. Daarom is de Belastingdienst nu volop bezig met de invoering van nieuwe manieren van werken, terwijl daar jarenlang geen ruimte voor was. Wie wil er straks nog in z’n dogmatisch bedrijf werken? Zelfs de politie probeert via nieuwe technologie steeds meer jongere medewerkers te trekken.”

Werkgevers beseffen volgens hem vaker dat ze zich moeten aanpassen aan de wensen van de jongeren. Maar de grote vraag is of die jongeren wel zo anders samenwerken dan oudere collega’s. Dat moet ook blijken tijdens de minor bij de Haagse Hogeschool. Krans: “We willen weten hoe de zogenaamde ‘Generatie Einstein’ nu precies werkt.” De strekking van de term Generatie Einstein, twee jaar geleden gelanceerd door bureau voor jongerencommunicatie Keesie, is: jongeren zijn niet zo lui of oppervlakkig als vaak wordt gedacht, maar juist slimmer, sneller en socialer, mede dankzij het intensieve internetgebruik. “Maar welke instrumenten gebruikt deze generatie nu echt? Gaan ze samenwerken via nieuwe online systemen of blijkt dat ze eigenlijk, net als de rest, gewoon Word-documenten heen en weer mailen?”, vraagt Krans zich af.

Ontmoetingsplek

De toekomstverwachtingen van medewerkers lijken zich trouwens al aan te passen aan ‘het nieuwe werken’. Eind september bleek uit een onderzoek door BNR Nieuwsradio en Randstad naar ‘de werkplek over tien jaar’ dat veertig procent denkt dan alleen nog naar kantoor te gaan om vergaderingen bij te wonen en contact met collega’s te hebben. Precies het ‘kantoor als ontmoetingsplek’ zoals onder meer Microsoft voor ogen heeft.

Maar met internetcommunicatie op het werk zijn jonge medewerkers opvallend conservatief. Bijna de helft van de jongere generatie zegt in het BNR-onderzoek niets te zien in MSN en weblogs als communicatie voor op de werkvloer. Dat terwijl ondernemers wel enthousiaster zijn over chatten en bloggen.

Het laat volgens Joost Vriesman, strategiemanager bij Randstad, zien dat ze in hun online gedrag liefst ook werk en privé scheiden. “Blijkbaar is MSN voor het privéleven en willen jongeren dat gescheiden houden van het werk.” Dat valt via unified communications vast wel zo in te stellen.

Deel dit bericht

4 Reacties

HA

Het nieuwe werken zal steeds meer lijken op virtueel organiseren. Dat we af moeten van het meander in ons denken dat kennis gelijkstaat aan macht is juist, zeker omdat een juiste mix van kennismanagement van onschatbare waarde wordt in de organisaties van morgen. Ik betoog dit allemaal in mijn scriptie "Kennismanagement als een succesformule voor organisatiebrede engagement", te bestellen op http://www.scriptiewinkel.nl/kennismanagement-als-een-succesformule-voor.86853.lynkx?RapportPointer=9-1380-2609-289574&FilterValue=kennismanagement&FilterType=Zoeken&PageStart=

Maurice Beerthuyzen

Opvallend dat jongeren zeggen msn niet te willen gebruiken tijdens werk. Ik werk zelf bij Interpolis. In ons concept is MSN juist een veelgebruikt en effectief middel om te communiceren.

Bastiaan

@maurice, wellicht komt dit doordat jongeren opgegroeid zijn met msn. Ze associeren dit wellicht dan meer met vrije tijd ipv een zakelijk communicatiemiddel.

Robbert

@Maurice: Ik mag hopen dat de Office Communicator gebruikt word bij Interpolis! Ik zou het niet wenselijk vinden als MSN daadwerkelijk gebruikt word. Ik vind de scheiding van MSN voor prive gebruik en de Office Communicator voor zakelijk gebruik de beste oplossing, zeker als je bedenkt dat je voor je interne telefoon verkeer niks anders meer nodig hebt als een knoploze usb telefoon, geen extra bekabeling naar de werkplekken, en direct kunnen zien of iemand online is, en vanuit de Communicator kunnen bellen, IM-en en mailen naar collega's. Dit allemaal in een beheerde en gecontroleerde omgeving, en niet via MSN! Maar ook het hele concept van Unified Communications moet eerst nog doordringen bij de werkgevers.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond