AEB biedt oplossingen voor aanpassingen van AGS naar DMS

Nieuw aangiftesysteem van Nederlandse douane vraagt om aanpassingen in douanesoftware en logistieke processen

Capelle a/d Ijssel, juli 2019

Vanaf begin volgend jaar kunnen alle aangevers hun douaneaangiftes indienen via het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Dit systeem vervangt niet alleen het huidige AGS, maar ook de huidige praktijk voor periodieke aangiftes (GPA/SPA), plaatsing in douane-entrepots en onder actieve veredeling/tijdelijke invoer. Softwareleverancier AEB, gespecialiseerd in douaneoplossingen, is gestart met de voorbereidingen voor deze overgang. Onderdeel daarvan is een nieuwe oplossing voor douane-entrepots, die volledig is ingericht op het nieuwe DMS.

AEB is gestart met de voorbereidingen
Richard Groenendijk, general manager van AEB Nederland volgt de ontwikkelingen rondom de overgang naar DMS op de voet en zit als lid van de Alliantie Douane Software bij de douane aan tafel om de berichtenspecificaties te bespreken. “Wat was, is niet meer”, stelt Richard. “De Nederlandse douane dwingt aangevers om meer real-time te werken. De inrichting van douaneprocessen wordt dus nog belangrijker en het belang van IT-ondersteuning neemt significant toe.”
Wij zijn inmiddels – samen met acht pilot-bedrijven – gestart met de ontwikkeling van een volledig nieuwe IT-oplossing voor GPA/SPA, plaatsing in douane-entrepots en plaatsing onder actieve veredeling/tijdelijke invoer. Groenendijk vervolgt: “Uiteraard zorgen we ervoor dat deze oplossing klaar is voor het nieuwe aangiftesysteem met daarin integraal de mogelijkheid om real-time aanvullende aangiftes te versturen. AEB zorgt ervoor dat bedrijven het maximale uit hun software halen en zo min mogelijk interventies van de douane ondervinden.”

Soms is het beter een compleet nieuw systeem te bouwen dan het oude systeem aan te passen. Dat is de reden waarom de douane momenteel hard werkt aan een nieuw systeem voor douaneaangiften. De ontwikkeling van dit systeem is een uitvloeisel van het Douanewetboek van de Unie, dat sinds 1 mei 2016 van kracht is. Hierin is vastgelegd hoe alle aangiftedata binnen de Europese douane-unie voortaan digitaal moeten worden uitgewisseld met de douaneautoriteiten en de instanties in Brussel. Afhankelijk van het type vergunning krijgen bedrijven tot 1 juli 2021 of 1 januari 2023 de tijd om zich daarop voor te bereiden en hun systemen, processen en procedures aan te passen. Wie niet op tijd klaar is, loopt extra risico op problemen in de supply chain.

Verwerken van correcties
De overstap naar DMS betekent dat de specificaties voor het berichtenverkeer moeten worden aangepast. De gewijzigde berichtenspecificaties zijn inmiddels in concept bekend en worden nu besproken met de leveranciers van douanesoftware.
Er verandert nog meer, onder meer als het gaat om de verwerking van controlebevindingen. Tot nu toe ‘corrigeerde’ de douane altijd de aangifte, maar straks moet de aangever de correcties zelf doorvoeren. De aangever ontvangt daarover een bericht met de controlebevindingen van de douane. Goederen worden pas vrijgegeven als de gecorrigeerde aangifte volledig is verwerkt door de douane.

GPA en SPA verdwijnen
De veranderingen zijn het grootst voor de vergunninghouders ‘inschrijving in de administratie van de aangever (IIAA)’. Dat zijn onder meer bedrijven met een douane-entrepot, die meestal hun aangiftes verzamelen om ze vervolgens één keer per maand te verzenden via de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) of de Schriftelijke Periodieke Aangifte (SPA). Deze mogelijkheid verdwijnt op 1 juli 2021. Bedrijven die gebruik maken van de GPA of SPA zijn vanaf dat moment verplicht om DMS te gebruiken.
De bedrijven waarvoor dit geldt, hebben straks de keuze uit twee scenario’s:

Normale procedure met eventueel aangifte vooraf
In dit geval maakt het bedrijf gebruik van de normale aangifteprocedure in DMS. De vergunning ‘inschrijving in de administratie van de aangever’ is daarvoor niet langer nodig. De aangifte gebeurt eventueel vooraf en/of onvolledig, een handeling waarmee de goederen tegelijkertijd ook zijn aangebracht. Het versturen van een apart aanbrengbericht – op het moment dat ze het douane-entrepot verlaten – is dus niet langer nodig. Als de goederen niet geselecteerd zijn voor controle, ontvangt de aangever binnen enkele seconden toestemming om ze weg te voeren. In het geval wel controle nodig is, ontvangt de aangever dat bericht nadat een douaneambtenaar de goederen heeft vrijgegeven. Of controle nodig is, wordt bepaald op basis van risicoanalyse. AEO-gecertificeerde bedrijven krijgen standaard een reductie van 50 procent in het aantal fysieke controles.
IIAA-vergunning met real-time aanvullende aangifte
Een bedrijf dat kiest voor dit scenario, heeft wel een vergunning ‘inschrijving in de administratie van de aangever’ (IIAA) nodig en moet real-time aanvullende aangiftes versturen. Dat betekent concreet dat het bedrijf bij het inboeken van goederen in het softwaresysteem alle data moet meenemen die nodig zijn voor een aangifte in de normale procedure. Op het moment dat de goederen zijn ingeboekt, wordt vervolgens automatisch real-time een aanvullende aangifte verstuurd via DMS. Deze aangevers hoeven geen verstoringen van goederenstromen door controles te verwachten, tenzij het gaat om specifieke goederen die aan controles onderhevig zijn. Generiek toezicht door de douane – zoals op dit moment wordt toegepast – volstaat.

Plaatsing in douane-entrepots en onder actieve veredeling
De bestaande procedures voor plaatsing van goederen in douane-entrepots en onder actieve veredeling/ tijdelijke invoer verdwijnen per 1 januari 2023. Bedrijven die gebruik maken van deze procedures, kunnen straks kiezen uit meerdere scenario’s die vergelijkbaar zijn met die voor de GPA en SPA.
De drie scenario’s voor plaatsing in douane-entrepots:
Normale procedure zonder vergunning
Vereenvoudigde aangifte met beperkte dataset
IIAA-vergunning met aanbrengbericht
De drie scenario’s voor plaatsing onder actieve veredeling/tijdelijke invoer:
Normale procedure zonder vergunning
Vereenvoudigde aangifte met aanvullende aangifte
IIAA-vergunning met real-time aanvullende aangifte
Over het bestaande bericht met de voorraadverloop bestaat nog enige onzekerheid. Vooralsnog wil de douane het voorraadverloop graag blijven ontvangen, ook van bedrijven die de normale procedure kiezen en straks geen vergunning meer hebben. De douane gaat hierover in gesprek met het bedrijfsleven. Met de leveranciers van douanesoftware, verenigd in de Alliantie Douane Software (ADS) waar ook AEB lid van is, gaat de douane in ieder geval overleggen over aanpassing van de lay-out van dit bericht.

Meerdere scenario’s naast elkaar
Voor alle regelingen geldt: bedrijven die gaan voor de scenario’s met IIAA-vergunning hebben de kleinste kans op fysieke controles. Welk scenario een bedrijf daadwerkelijk kiest, hangt af van de eigen mogelijkheden en voorkeuren. Het is ook mogelijk om voor verschillende goederen meerdere scenario’s naast elkaar te hanteren. De douane zal geen enkel bedrijf een scenario opleggen. In ieder geval is duidelijk dat de huidige manier van werken – zonder verstoringen van de goederenstroom door controles – zal veranderen. Bedrijven zullen een afweging moeten maken: of zwaar investeren in het aanvragen van een IIAA-vergunning met bijbehorende zware administratieve last of overgaan op de normale procedure waarbij ze de kans lopen getroffen te worden door controles.

Wilt u informatie over de migratie naar DMS ontvangen die voor uw bedrijf belangrijk is? Of wilt u meer weten over onze nieuwe douane-entrepot oplossing? Meldt u dan aan via onze website: www.aeb.com/dms