Geen toegang tot informatie: het grootste obstakel voor samenwerking

Niet toegankelijke en verouderde informatie: meer dan een op de twee bedrijven worstelt hiermee bij digitale samenwerking. Dat is de belangrijkste uitkomst van de serie ECM Insights marktonderzoeken door de SER Group in 2018*. Deze situatie gaat duidelijk ten koste van de productiviteit tijdens de onderlinge samenwerking tussen projectteams.

Tegen welke problemen lopen projectteams aan tijdens gezamenlijke opdrachten? Om deze vraag te beantwoorden ondervroeg de SER Group 1.826 CIO’s, procesmanagers en IT managers uit Duitstalige landen als onderdeel van de reeks ECM Insights 2018 marktonderzoeken. De grootste uitdaging voor samenwerking is volgens 32 procent dat de projectteamleden niet met dezelfde basisinformatie werken. Een vierde van alle bedrijven (25 procent) klaagt dat documenten niet up-to-date zijn; 20 procent kan de documenten zelfs niet terugvinden als ze dringend nodig zijn. “Deze situatie is nadelig voor digitale samenwerking in teamverband die in het ergste geval zelfs het project stopzet”, waarschuwt Manfred Zerwas, Managing Partner van de SER Group.

Ongeschikte hulpmiddelen voor samenwerking
De problemen doen zich altijd voor als bedrijven hulpmiddelen gebruiken die beperkt of zelfs volledig ongeschikt zijn voor digitale samenwerking. Een voorbeeld: meer dan de helft van de respondenten (51%) zegt dat e-mail hun belangrijkste hulpmiddel is voor het delen van informatie met de onderlinge teams. Ongeveer een op de drie respondenten vertrouwt op FTP/file servers. Dat leidt vaker wel dan niet tot documentversie chaos; niemand heeft nog een overzicht van de huidige projectinformatie. Bovendien wordt informatie die is opgeslagen in complexe mappenstructuren en mailboxen vaak vergeten of deze informatie raakt zoek.

Zowel opvallend als alarmerend is het feit dat 17% van de respondenten cloud-oplossingen uit de privésfeer gebruikt voor het delen van informatie met externe partners en gebruikers. Ze doen dat vaak zonder hun eigen IT-afdeling daarover te informeren. Het resultaat: bedrijven hebben niet langer controle over belangrijke informatie die in verkeerde handen zou kunnen vallen. Dit nalevingsrisico kan vanaf het begin volledig worden voorkomen met een extern enterprise management systeem (ECM) systeem.

Veilige samenwerking wereldwijd met ECM
Veel bedrijven beseffen nog steeds niet dat ECM veruit de beste oplossing is voor informatiemanagement bij gezamenlijke projecten. Een gecertificeerd en meertalig ECM-platform zoals Doxis4 is onmisbaar voor bedrijven die hun internationale teams de meest actuele informatie bij gezamenlijke projecten willen bieden. Met een dergelijk ECM-platform kunnen bedrijven talloze bedrijfsoplossingen implementeren voor bijvoorbeeld digitale samenwerking en afgestemd op hun specifieke behoeften. Dit omvat ook virtuele projectruimten zoals Manfred Zerwas omschrijft: “Digitale samenwerking is gebaseerd op algemene informatie in een veilige werkomgeving. Virtuele projectruimten belichamen dit. Hier kunnen teams wereldwijd informatie structureren, bewerken en delen; bovendien is de informatie altijd actueel en toegankelijk.”

*Onderzoekskader: SER studie, ECM Insights 2018; uitgevoerd in Duitstalige landen van juni 2017 tot juni 2018; n = 1,826 CIO’s, procesmanagers en IT managers uit alle bedrijfstakken met meer dan €100 miljoen omzet.