Klaar voor de nieuwe werkwereld?

De afgelopen twee jaar is er veel veranderd, ook in de manier waarop we werken. Om aan de verwachtingen van de huidige en toekomstige werknemers te voldoen, moeten de ondernemingen hun bedrijfsmodellen herdefiniëren. Ivo Swaag, Digital Specialist Hybrid Workplace bij Macaw, legt de karakteristieken uit van een Everywhere Enterprise-aanpak.

De COVID-19 pandemie leerde ons dat in uitzonderlijke tijden, uitzonderlijke oplossingen nodig zijn. Bedrijven die een verplichte terugkeer naar het kantoor eisen, zullen het in de toekomst moeilijk krijgen. Steeds meer werknemers vragen om een Everywhere-Enterprise-aanpak. Volgens Macaw moeten bedrijven daarom op het volgende letten:
1. Nieuwe denkpatronen realiseren. Volgens het Gartner-rapport ‘Redesigning Work for a Hybrid Future’ wil 75 procent van de respondenten in de toekomst flexibel werken. Als een bedrijf eist dat zijn werknemers weer voltijds naar kantoor terugkeren, zijn vier op de tien werknemers bereid om van werkgever te veranderen. In het licht van deze cijfers moeten bedrijven zich heroriënteren. De eerste stap is het beantwoorden van een aantal vragen: Wat hebben werknemers nodig? Wie kan op afstand werken en wie niet? “Employee Experience” (EX) is het sleutelwoord en net als bij “Customer Experience” is het de bedoeling dat een emotionele band met de klanten, in dit geval de werknemers, gecreëerd wordt. Digitale tools en platformen spelen daarbij een centrale rol. Werknemers moeten alles ter beschikking hebben wat ze nodig hebben om hun werk te doen, te leren en ideeën uit te wisselen met collega’s. Bedrijven die in EX investeren, zullen snel de voordelen zien doordat medewerkers gemotiveerder en innovatiever zijn. Tegelijkertijd groeit het aantal potentiële nieuwe talenten wanneer het werk van overal ter wereld kan worden gedaan.
2. De banden aanhalen. Sterke netwerken op de werkplek zijn meer dan alleen ‘mooi meegenomen’, zij beïnvloeden twee belangrijke factoren – productiviteit en innovatie. De Microsoft Work Trend Index laat echter een alarmerende ontwikkeling zien: door de verschuiving naar werken op afstand zijn de relaties binnen een team sterker geworden, maar raken de verschillende teams steeds meer van elkaar geïsoleerd. Een meerderheid van de werknemers geeft aan dat zijn netwerk kleiner is geworden. Relaties en een netwerk opbouwen, zonder toevallige ontmoetingen, smalltalk aan de koffiemachine en events is in het bijzonder moeilijk voor iemand die aan het begin van zijn of haar carrière staat. Voor managers is daarom een belangrijke rol weggelegd: zij moeten naar manieren zoeken om samenwerking tussen teams en spontane uitwisseling van ideeën aan te moedigen. Bovendien zal de Chief Purpose Officer in de toekomst in veel bedrijven een volgende belangrijke functie op C-niveau zijn. Met als opdracht om waarden en taken zoals duurzaamheid, diversiteit, exclusiviteit en empowerment van mensen uit te dragen.
3. Digitale overbelasting tegengaan. De hoeveelheid tijd die wordt besteed aan e-mail, instant messaging, telefoon en videogesprekken is aanzienlijk toegenomen tijdens het werken op afstand – en daarmee de digitale overbelasting. Ook hier biedt de Microsoft Work Trend Index interessante inzichten: 54 procent van de respondenten voelt zich overwerkt, 39 procent voelt zich uitgeput. Managers moeten nagaan hoe ze de werklast kunnen verminderen, een evenwicht kunnen vinden tussen synchrone en asynchrone samenwerking, en een cultuur kunnen creëren waarin het nemen van pauzes wordt aangemoedigd en gerespecteerd. Een absolute no-go is het monitoren van werknemers: hoewel de populaire Office-software Microsoft 365 een evaluatie van het gebruik van individuele producten mogelijk maakt. Bijvoorbeeld hoe vaak de klantenservice de chat gebruikt, hoeveel e-mails er op welke dagen worden verzonden en hoe lang de camera is ingeschakeld tijdens klantenvergaderingen. Deze informatie mag echter in geen geval worden gebruikt voor de evaluatie van de werknemer.
4. Kennis delen en verspreiden. Het delen van informatie en vakkennis is essentieel voor de innovatiekracht van een onderneming. Kennis is echter meestal verspreid over het hele bedrijf – in MS Teams-kanalen, mailboxen, OneDrive’s, samenwerkingsapps en, natuurlijk, in de hoofden van individuele werknemers. Om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie kan vinden die hij nodig heeft om zijn werk zo goed mogelijk te doen, moeten bedrijven een centraal, doorzoekbaar platform oprichten waar alle beschikbare informatie staat. Tegelijkertijd is het van belang een cultuur van kennisdeling te bevorderen. Bijvoorbeeld door werknemers te belonen wiens of wier gedeelde inhoud veel belangstelling wekt. In feite helpt gedeelde kennis om weloverwogen beslissingen te nemen en zo het werk te verbeteren. Het zorgt er ook voor dat een bedrijf geen waardevolle expertise verliest wanneer iemand ontslag neemt of van team of afdeling wisselt.

We hebben nu de kans om onze werkmodellen en workflows opnieuw te beoordelen en vanaf nul op te bouwen. Dit is een kans die bedrijven niet mogen missen. Op weg naar een Everywhere-Enterprise is het echter cruciaal om goede oplossingen te ontwikkelen om netwerken, sociale interactie en culturele aspecten te versterken en de nieuwe flexibiliteit van de werkwereld vorm te geven op een manier die iedereen ten goede komt.