Kostenreductie tail spend ondergeschoven kindje

Rotterdam, 7 juni 2016 – Bij grote organisaties in Nederland is kostenreductie in de tail spend lang nog niet altijd een speerpunt, terwijl er juist binnen de tail spend veel meer te winnen valt dan bedrijven vaak denken. Opvallend genoeg is er wel een sterke focus op efficiëntie binnen de tail spend, zo blijkt uit een benchmark van Pimm Solutions, uitgevoerd onder financiële en inkoop experts bij Nederlandse organisaties.

Uit de benchmark blijkt dat er bij 86 procent van de ondervraagden in de organisatie gestuurd wordt op het efficiënter maken van de tail spend en bijna 30 procent geeft aan efficiëntie binnen de tail spend zeer belangrijk te vinden. Leonie Schipperus, oprichter van Pimm Solutions: “De tail spend wordt in bedrijven onterecht nog vaak als ‘te klein’ bestempeld, en krijgt niet de aandacht die het verdient. Dit komt deels omdat er niet genoeg inzicht is; wat er precies in de tail spend gebeurt, is onduidelijk. En toch is er geen inkoper die het fenomeen tail spend niet kent. Meer kennis over tail spend oplossingen kan de inkoper veel kansen bieden; kansen die het bedrijf uiteindelijk een – vaak groter dan verwacht – winst oplevert.”

Een gemiste kans
Opvallend is dat bij de tail spend kostenreductie niet net als efficiëntie hoog op de agenda staat. Maar liefst 36 procent van de ondervraagden geeft aan dat dit helemaal geen KPI voor het bedrijf is. Uit de benchmark blijkt dat bedrijven doorgaans hetzelfde omgaan met grote en kleine leveranciers.

De tail spend staat dan nog lang niet bij alle bedrijven op de agenda, enkele deelnemers aan de benchmark nemen hierin wel het voortouw. Zo liet een geïnterviewde uit de entertainmentsector weten: “Bij ons beslaat 5 procent van de leveranciers 80 procent van onze uitgaven. Daarmee blijft er 20 procent over voor 95 procent van de leveranciers. Dat betekent dat we erg afhankelijk zijn van die 5 procent. En die afhankelijkheid wil ik verminderen, door meer inzicht te krijgen in onze tail spend.”

Als er in de toekomst meer aandacht komt voor kostenreductie binnen de tail spend, dan is het in ieder geval een voordeel dat het maken van een spendanalyse voor c-leveranciers heel eenvoudig uit te voeren is (50 procent). De spendanalyse is daarbij volgens 40 procent van de geïnterviewden ook nog eens voldoende gedetailleerd.

Grip of geen grip?
Verder komt naar voren dat het merendeel (77 procent van de ondervraagden) denkt een redelijke grip op de tail spend te hebben. Het andere uiterste ligt in de 20 procent, dat aantal geeft aan helemaal geen grip te hebben op de tail spend. Ook denkt men (78 procent van de ondervraagden) goed op de hoogte te zijn van de optimale inkoopstructuur in de eigen branche. Maar liefst 36 procent geeft zelfs aan zeer goed op de hoogte te zijn.

Als het gaat om een specifiek deel van de kleinere uitgaven, een duidelijke implementatie van een attentiebeleid is redelijk geïmplementeerd (60 procent). Toch is hier nog ruimte voor verbetering is: slechts 16 procent geeft aan dat het attentiebeleid goed geïmplementeerd is over de gehele organisatie.

Automatisering van de tail spend
Het inzicht in de tail spend wordt bij de voorlopers uit de benchmark verkregen door de systemen met betrekking tot de tail spend te automatiseren. Een geïnterviewde laat weten: “De automatisering van systemen voor grote leveranciers is al geregeld, maar we hebben nu ook een inkoopsysteem voor een groot deel van de kleine leveranciers waarin onder meer de inkoop, bestellingen, facturen en contractmanagement is opgenomen. Dat systeem geeft ons het overzicht van de totale uitgave van die vele kleine aankopen. Voorheen werden deze aankopen ingekocht bij verschillende leveranciers en belandden de declaraties en facturen weer bij verschillende eindverantwoordelijken.”

Het aansluiten van leveranciers op een Purchase-to-Pay systeem wordt de aankomende jaren voor Nederlandse organisaties steeds belangrijker. Op de vraag in hoeverre de automatisering van een P2P-systeem belangrijk is, geven alle ondervraagden aan dit belangrijk te vinden en ruim 40 procent geeft zelfs aan dit heel erg belangrijk te vinden.

Benchmark
De benchmark van Pimm Solutions is uitgevoerd onder 26 CFO’s en financiële en inkoopmanagers van organisaties vanaf duizend medewerkers uit verschillende branches. Met deze benchmark is getracht een duidelijker beeld te schetsen van de tail spend bij Nederlandse bedrijven. De ondervraagden zijn werkzaam in branches zoals onder meer zakelijke dienstverlening, zorg, transport en opslag. Van de geinterviewden bestaat gemiddeld 12 procent procent van de totale inkoopuitgaven uit de categorie c-leverancier, de zogenaamde tail spend. De hoogte van de totale c-inkoopuitgaven, de zogenaamde tail spend loopt per respondent uiteen, van ongeveer 75.000 tot 200 miljoen euro.

Schipperus: “Omdat wij organisaties helpen het laatste stuk van de spend-analyse efficiënter in te richten met een online inkoopomgeving voor attenties, is het voor ons belangrijk om precies te weten waar hier eer in te behalen valt. Maar we willen met de resultaten van de benchmark ook Nederlandse bedrijven zelf meer informatie geven over dit onderwerp door de resultaten te delen. De komende maanden hebben we aanvullende conclusies die betrekking hebben op andere aspecten van de tail spend. In de hoop zo uiteindelijk uit te komen bij een duidelijker beeld van het hele tail spend plaatje.”

De benchmark van Pimm Solutions is een continu proces. In de komende maanden worden nieuwe resultaten gepubliceerd.