Defensie moderniseert onderhoud en logistiek met SAP S/4HANA

Het Ministerie van Defensie vervangt zijn SAP ECC-omgeving door SAP S/4HANA, inclusief Enterprise Asset Management (EAM) en Defense & Security (D&S). Het migratieproject genaamd ‘Project Roger’ moet zorgen voor toekomstbestendige processen, hogere beschikbaarheid van wapensystemen en betere samenwerking met bondgenoten.

Twintig jaar lang draaide Defensie op SAP ERP voor finance, inkoop, logistiek en onderhoud. Maar het verouderde ECC bracht de continuïteit in gevaar. “De functionaliteit van SAP zit in de haarvaten van onze operationele en ondersteunende bedrijfsvoering. Het oude SAP ECC zette de businesscontinuïteit onder druk. Daarom stappen we nu met Project Roger in vijf jaar over naar SAP S/4HANA. Belangrijkste reden hiervoor is in de eerste plaats het verzekeren van de businesscontinuïteit”, zegt kapitein ter zee Joachim van der Weijden, projectleider SAP S/4HANA.

Daarnaast opent de migratie de deur naar nieuwe toepassingen. “In de tweede plaats moet de overstap naar S/4HANA ervoor gaan zorgen dat we het systeem kunnen uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan de toekomstige overgang naar de cloud, maar ook aan functionele uitbreidingen zoals Corporate Analytics, Disconnected Operations SAP Service and Asset Manager voor mobiel werken, SAP Portfolio en Projectmanagement en Resource Scheduling for S/4HANA.”

Efficiënter onderhoud en interoperabiliteit

Om de inzetgereedheid van wapensystemen te verbeteren, implementeerde Defensie ook SAP EAM en D&S. Volgens Van der Weijden maakt dat integraal inzicht mogelijk in materieel, personeel en geoefendheid: “Hierdoor kunnen we uiteindelijk efficiënter onderhoud plannen en gaat de beschikbaarheid van (wapen)systemen omhoog.”

De D&S-oplossing zorgt bovendien voor betere samenwerking met bondgenoten. “Onder meer gaat het hierbij om interfacefunctionaliteit die interoperabiliteit met een NATO-systeem mogelijk maakt. Daardoor kunnen we samen met onze bondgenoten vanuit SAP sturen op het voorbereiden van operaties en de uitvoer daarvan. Andere functionaliteit die wij via SAP D&S krijgen, is het mogelijk maken van zogenoemde ‘disconnected operations’. Hierbij kunnen we SAP in elke situatie, ook als we geen verbindingen met de homeland SAP-omgeving hebben, in operationele situaties blijven gebruiken.”

Samenwerking met Capgemini

Voor de uitvoering werkt Defensie samen met Capgemini. Van der Weijden: “Onze eigen IT-organisatie kon de uitvoering van een dergelijke grote transitie niet aan, zodat we partners hebben gezocht. Daarnaast is het heel lastig de echte Defensie-kennis van hoe de processen zijn ingericht om SAP goed te kunnen gebruiken – het gebruik op de werkvloer – te combineren met de behoeften van de beheerorganisatie. Daarvoor is een externe partij, zoals Capgemini, nodig die ervaring heeft met dit soort transformaties. Die samenwerking gaat op dit moment heel erg goed.”

Steven Bammens, managing consultant bij Capgemini, vult aan: “We werken samen in multidisciplinaire teams met de IT-afdeling en de bedrijfsvoering van Defensie. Voor de nieuwe toepassingen maken we proof of concepts van hoe die oplossingen in elkaar zitten, welke keuzes we hebben gemaakt en wat dat betekent voor de beheerorganisatie.”

Eerste resultaten en blik vooruit

Het programma levert al concrete resultaten op. “Inmiddels is door het hele programma heen al best wat maatwerk verwijderd. Dit maakt ook de stap naar de cloud al een stuk eenvoudiger. Daarnaast hebben we resultaten bereikt met Extended Warehouse Management (EWM) en Transport Management”, aldus Bammens.

Toch zijn er ook kanttekeningen. “Als je naar puur SAP EAM kijkt, valt de vernieuwing voor ons op dit moment nog helaas wat tegen. Dit komt vooral doordat de vernieuwing binnen EAM tegenvalt en er een aantal belangrijke functionaliteiten, zoals het phase-based maintenance-concept, te laat zijn geïntroduceerd om mee te kunnen nemen in dit programma. Dit zal later gebeuren in de doorontwikkeling”, zegt Van der Weijden.

De volgende fase staat gepland voor 2026, met verdere uitbouw richting intelligent assetmanagement en performancemanagement. Van der Weijden besluit: “We hebben binnen Defensie natuurlijk heel veel data en AI kan zeker helpen uit deze grote hoeveelheid data informatie te extraheren die we weer verder kunnen gebruiken. Een belangrijke stap hiervoor is de overgang naar SAP Analytics Cloud.”

Goede voorbereiding en partnering

De twee heren hebben ook adviezen voor andere organisaties. Bammens: “Het is heel belangrijk om een dergelijk complex proces goed voor te bereiden. Doe een grondige analyse van hoe gebruikers met de tools werken en wat de impact op de werkvloer is. Maak vroeg in het programma duidelijke keuzes over wat je wel en niet oppakt. En minstens zo belangrijk: betrek de eindgebruikers.”

Van der Weijden vult aan: “Werk samen met ervaren partners. Ook de samenwerking met SAP zelf hebben we als heel positief ervaren. Zo hebben we een contract afgesloten om te partneren en ondersteuning te krijgen. Defensie zit hiervoor soms zelfs direct met de ontwikkelaars aan tafel om te bespreken wat er misgaat en welke oplossingen er mogelijk zijn.”