De Kuyper mixt succesformule met SAP S/4HANA Cloud

De Kuyper Royal Distillers heeft een belangrijke stap gezet in de vernieuwing van zijn digitale fundament. Samen met SAP-partner Quinso koos het familiebedrijf voor SAP S/4HANA Cloud, public edition. De nieuwe oplossing vervangt een sterk gemodificeerde en verouderde ERP-omgeving. Daarmee vergroot De Kuyper zijn wendbaarheid, stroomlijnt het de internationale operatie en legt het de basis voor verdere groei en innovatie.

De Kuyper is ’s werelds grootste producent van ‘cocktail creations’ zoals cocktaillikeuren en ready to serve cocktails voor professioneel als thuisgebruik. Het behoort tot de oudste familiebedrijven van Nederland. Het bedrijf werd opgericht in 1695 en is nog altijd in handen van de familie De Kuyper. Vanuit het hoofdkantoor in Schiedam exporteert De Kuyper zijn producten naar meer dan honderd landen wereldwijd.

Positief verrast
Voorheen werkte De Kuyper met een in eigen beheer ontwikkelde ERP-oplossing met veel maatwerk en weinig contact met de leverancier. “Onze systemen hielden ons tegen”, zegt Niels Valkenburg, Global Operations Director bij De Kuyper. “Ze waren gebruiksonvriendelijk, ontoegankelijk voor nieuw personeel en eigenlijk al jaren aan vervanging toe. We hebben de beslissing lang uitgesteld, maar uiteindelijk was het onhoudbaar.”

Met SAP S/4HANA Cloud beschikt De Kuyper nu over een modern ERP-systeem dat volledig draait op standaarden. Alleen voor enkele sectorspecifieke accijnsprocessen werd een extensie ontwikkeld. De extensies zijn in SAP public cloud zelf gebouwd via de mogelijkheden die SAP daarin biedt. “Wat mij positief verraste, is dat 98 procent van onze processen in de standaard past”, aldus Valkenburg. “We wilden absoluut af van maatwerk, en dat is gelukt.”

Duidelijke keuzes en strak projectmanagement
Samen met Quinso bracht De Kuyper in kaart welke processen businesskritisch zijn. Alleen die werden meegenomen in de implementatie. Andere processen zijn bewust buiten het systeem gehouden. “We hebben een streep getrokken: wat moet mee, wat niet? Die discipline was essentieel.”

Het implementatietraject duurde acht maanden, inclusief vakanties – een uitzonderlijk korte periode voor een ERP-transformatie. De Kuyper werkte hiervoor met een vast projectteam dat drie dagen per week fulltime aan het project werkte, aangevuld met backfill voor dagelijkse taken. “We hebben onze meest deskundige mensen vrijgemaakt en daarvoor een eigen projectruimte ingericht. Daardoor konden we echt meters maken”, zegt Valkenburg.

Betrokkenheid van medewerkers als succesfactor
De grootste uitdaging lag niet in de technologie, maar in de veranderaanpak. “De nieuwe werkwijze betekende een forse omslag, vooral voor collega’s die al jaren werkten met het oude systeem”, vertelt Valkenburg. Door gebruikers vanaf het begin te betrekken en veel aandacht te besteden aan training en communicatie, werd die weerstand succesvol omgebogen.

Richting de go-live werd de rest van de organisatie actief betrokken via eindgebruikerstrainingen en interne kennisoverdracht. “Het moment waarop mensen zelf merkten dat een maandafsluiting ineens soepel verliep, was goud waard. Dat gaf vertrouwen in de nieuwe oplossing.”

Cruciale rol voor datakwaliteit
De samenwerking met SAP-partner Quinso was volgens De Kuyper essentieel voor het succes van de implementatie. “We spraken dezelfde taal, zowel zakelijk als cultureel”, zegt Valkenburg. “Quinso bracht niet alleen technische expertise, maar ook een pragmatische aanpak en een scherp oog voor wat werkt binnen een organisatie als de onze. Hun consultants waren vanaf dag één fysiek bij ons op locatie, drie dagen per week. Dat maakte het verschil: we vormden één team.”

Ook op het gebied van datamigratie en masterdata speelde de samenwerking een doorslaggevende rol. De overgang naar SAP S/4HANA betekende niet alleen een technische migratie, maar ook een fundamentele herziening van hoe data georganiseerd en beheerd worden binnen De Kuyper. “We hebben van tevoren enorm veel tijd gestoken in het opschonen van onze data. Ons oude systeem zat vol vervuiling: dubbele artikelen, verouderde stuklijsten, irrelevante gegevens die ooit voor eenmalig gebruik waren aangemaakt”, legt Valkenburg uit.

Toewijding
Ook vanuit implementatiepartner Quinso wordt teruggekeken op een bijzonder project. “Wat dit traject uniek maakte, was de toewijding van De Kuyper”, zegt Mark Kokkeler, Business Consultant bij Quinso. “Ze zeiden niet alleen dat ze hun meest ervaren mensen beschikbaar zouden stellen, ze déden het ook. We hebben echt als één team geopereerd, met korte lijnen en veel wederzijds vertrouwen.”

De keuze voor SAP S/4HANA Cloud public edition was volgens Quinso logisch, gezien de ambities van De Kuyper. “Voor een innovatieve, internationale speler met groeiambities past de public cloud perfect. Het systeem is toekomstgericht, altijd up-to-date en vraagt om minimale maatwerkuitbreiding. Samen hebben we die standaardbenadering strikt bewaakt, en dat heeft zijn vruchten afgeworpen.”

Grip en gebruiksgemak
De voordelen van de nieuwe ERP-omgeving tekenen zich inmiddels steeds scherper af. Er staat sinds de live-gang op 1 november een geïntegreerd platform voor alle kernprocessen, waaronder productie, voorraadbeheer, verkoop, finance en intercompany-transacties tussen de verschillende BV’s en productielocaties. “De processen vormen nu echt één geheel”, constateert Valkenburg tevreden. “Voorheen was er veel afstemming per e-mail of in Excel nodig. Nu loopt alles automatisch door het systeem.”

De voordelen zijn vanaf dag één merkbaar. “Onze maandafsluitingen verlopen soepeler, we hebben direct inzicht in knelpunten en kunnen sneller ingrijpen”, vult Jelle Walboomers, Group CFO, aan. “Informatie is eenduidig en realtime beschikbaar. Dat helpt enorm in onze dagelijkse operatie én in managementbesluitvorming.”

Rust en overzicht
Ook het gebruikersgemak is significant toegenomen. “Taken die eerder veel handwerk vereisten, verlopen nu geautomatiseerd”, aldus Valkenburg. “Dat geeft rust en overzicht. Vooral jongere medewerkers – die vanuit eerdere werkgevers gewend zijn aan moderne systemen – reageren erg positief op de gebruiksvriendelijkheid van SAP.”

De beschikbaarheid van betrouwbare data op één centrale plek maakt bovendien verdere innovatie mogelijk. “We bouwen nu verder aan onze reporting-omgeving en verkennen hoe we AI en andere geavanceerde mogelijkheden uit S/4HANA kunnen inzetten voor bijvoorbeeld geautomatiseerde analyses en procesoptimalisatie”, besluit Walboomers.

Van jenever naar cocktails
De vernieuwing van het ERP-landschap past binnen een bredere transformatie van De Kuyper. “We zijn al sinds 1695 een familiebedrijf en in die 330 jaar zijn we continu blijven innoveren”, zegt Valkenburg. “Waar we ooit begonnen met jenever, ligt onze focus nu op kwalitatieve cocktail creations. We zijn alleen nog maar bezig met cocktails, van likeuren tot ready-to-serve cocktails en dat vraagt ook om een modern systeem dat met ons meegroeit. Met SAP S/4HANA Cloud hebben we dat gevonden.”