Optimo behaalt ISAE 3402-certificering

Leusden, 17 november 2015 – Equity Accountants & Adviseurs kent de ISAE 3402-certificering toe aan Optimo. Dit keurmerk bewijst dat het bedrijf zijn outsourcediensten op een zorgvuldige manier uitvoert. Optimo geeft klanten en externe accountants hiermee op transparante wijze inzicht in de manier waarop de organisatie de kwaliteitsbeheersing van de dienstverlening regelt. Zo hebben klanten de zekerheid dat de payrollprocessen die zij aan Optimo uitbesteden, in goede handen zijn.

Optimo krijgt de certificering toegewezen, omdat het bedrijf voldoet aan de gestelde voorwaarden. Om te beginnen bracht Optimo alle processen binnen de outsourcing met bijbehorende risico’s in kaart. Ook gaf de dienstverlener aan hoe deze risico’s door middel van controles en onderbouwing te beheersen zijn. Daarnaast ontwikkelde de organisatie analyses en rapportages die de controles ondersteunen. Verder paste Optimo op de salarisadministratieafdeling de werkwijze aan voor wat betreft structuur, functie – scheiding in vastlegging en controle – en routing. Het bedrijf borgt de kwaliteit door meerdere personen voor controles in te zetten. Tot slot creëerde de organisatie bij de eigen medewerkers bewustwording over de verantwoordelijkheid die zij zelf hebben voor de juiste output en salarisstrook, bekeken vanuit de Wet op de loonbelasting en de cao’s die van toepassing zijn. Vervolgens dienen zij hun constateringen met een motivatie te onderbouwen en die te vermelden op de ISAE-documenten. Aan de hand van deze documenten worden de vastlegging en controle uitgevoerd.

Sylvia Alberts, verantwoordelijk voor de invoer van de ISAE-certificering bij Optimo: “Wij zijn heel trots op deze certificering en zijn druk bezig ons op dit gebied nog verder te onderscheiden. Zo willen we onze processen, of in elk geval een aantal daarvan graag laten verlopen via ons klantportal. Dit is een beveiligd, transparant archief waarin alle communicatie met de klant is opgeslagen. Onze opdrachtgevers gebruiken deze klantportal onder meer voor het insturen van supportvragen en het aanleveren van salarismutaties. Ook vinden ze er verschillende rapportages. Op dit moment zijn we druk bezig met de verdere inrichting van de klantportal.”

Over Optimo
Optimo is een jonge, frisse en dynamische organisatie met een fullservice-dienstverlening op het gebied van AFAS Profit. Het bedrijf – gevestigd in Leusden – is gespecialiseerd in het automatiseren van administratieve ERP-processen en het outsourcen van deelprocessen, zoals salaris- en personeelsadministratie. Optimo startte in januari 2014 met zes medewerkers en dat aantal is in 2015 toegenomen tot 22. www.optimo.nl