Review Microsoft Office 365 Web Apps: Desktopsoftware in de browser

Microsoft Office 365 Web Apps bevat Word, Excel, Powerpoint en OneNote. Deze online software is onderdeel van het nieuwe Office 365-pakket, dat uit Software as a Service (SaaS) en desktop-applicaties bestaat die naadloos met elkaar samenwerken en kunnen synchroniseren via Office 365 Sharepoint. Momenteel is de SaaS in bèta-versie gratis beschikbaar.

Dit is de eerste review over Microsoft Office 365. Woensdag 20 april komen Office 365 Outlook, Agenda en de communicatie-onderdelen aan bod.

Office 365: Online en offline
Gebruikers van Office 365 Sharepoint (een intranet-oplossing) krijgen automatisch toegang tot de Web Apps. Hiermee kunnen via de browser Word-, Powerpoint- en Excel-documenten geopend en bewerkt worden. De functionaliteiten van de online software zijn minder uitgebreid dan de desktop versie van Microsoft Office, maar het bieden alle mogelijkheden die nodig zijn voor het dagelijks gebruik. Met de browser versie van het Office-pakket kan ook gelijktijdig met gebruikers aan documenten gewerkt worden.

Met een klik op de knop kan een document vanaf Sharepoint ook met de desktop-software geopend worden. In Sharepoint wordt het document dan uitgecheckt, zodat andere gebruikers niet óók in een document kunnen werken. Door op Save and Send in bijvoorbeeld Word te klikken wordt een nieuwe versie het document ge-upload en weer vrijgegeven voor andere gebruikers. Sharepoint houdt ook versiebeheer bij.

Functionaliteiten Office 365 Web Apps
De opties die de online software van Office 365 biedt zijn minder uitgebreid dan de desktop-versie. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om macro’s te maken. Maar voor de meeste gebruikers zal dat geen gemis zijn. Een greep uit de functionaliteiten:

* Fonts selecteren (meer dan 25) en grootte aanpassen.
* Bold, italic, onderstrepen, doorstrepen, sub- en superscript, tekst en achtergrondkleur.
* Verschillende opsommingen (getallen, bullets)
* Tekst links, rechts of in het midden uitlijnen
* Gebruik maken van automatische stijlen (Heading 1 – 9, (onder)titels, quotes)
* Invoegen tabellen (met handige tabel layout editor om de tabel aan te passen )
* Spellingscontrole in tientallen talen.

Microsoft Office 365 Web Apps – Word
Het is jammer dat er in Web Apps Word niet kan worden gekozen om A4-pagina’s te zien. Een tekstdocument blijft maar doorlopen, waardoor je niet zeker weet hoe iets uit de printer komt (een zinnetje op een volgende pagina bijvoorbeeld). Ook is het niet mogelijk om page-breaks aan te geven om naar de volgende pagina te gaan.

Office 365 Web Apps Excel kent vergelijkbare functionaliteiten voor de opmaak als online software van Word. Daarnaast zijn er de mogelijkheden die je verwacht van Excel zoals:

* Formules maken
* Cel eigenschappen aangeven (geld, datum, tijd, percentage)
* Data sorteren

De Excel online software heeft geen mogelijkheid om bijvoorbeeld grafieken te maken. Ook kunnen er geen invulformulieren gemaakt worden. Hiervoor is de desktop-variant nodig.

Naast online software varianten van Word en Excel bevat Web Apps ook een SaaS versie van Powerpoint en OneNote. Deze laatste is software om notities te maken, vergelijkbaar met Evernote.

Gebruikersgemak van Word en Excel in Office 365 Web Apps
De Office Web Apps werken zowel vanuit Sharepoint, als losstaand. Na het inloggen heeft Office 365 een homescreen waaruit je snel een Word- of Excel-document kan aanmaken, of bestaande documenten kan bekijken. Ook kan er genavigeerd worden naar andere online software die in het Office 365-pakket zit.

De browser-varianten van Office 365 Word, Excel en Powerpoint zijn heel erg herkenbaar. De online software lijkt qua interface en interactie erg veel op de desktop-varianten waar veel mensen al aan gewend zijn. De intergratie met Sharepoint is goed doorgevoerd in de desktop-software, waardoor documenten snel gedeeld kunnen worden.

Een groot voordeel van Office 365 Web Apps is dat geavanceerde opmaak of formules wel behouden blijven wanneer een desktop-document geopend wordt in de online software. Bij Google Docs komt het regelmatig voor dat Word-documenten totaal anders in het scherm komen en Excel-formules niet meer werken.

Data en beveiliging van de SaaS
Documenten die met de online software Office 365 Web Apps gemaakt worden, komen in de Microsoft cloud te staan. De datacenters bevinden zich in Ierland. De realtime back-ups staan in Amsterdam.

Afhankelijk van het gekozen abonnement zijn er verschillende beveiligingsopties. In de duurste variant is het mogelijk om Office 365 gebruik te laten maken van de bedrijfsbeveiliging (via active directory).

Voor Office 365 zijn API’s beschikbaar. Momenteel werkt Microsoft samen met verschillende partijen zoals Twinfield en Exact om koppelingen te maken tussen de online software.

Kosten Office 365 Web Apps
Momenteel is Office 365 in bèta-versie en gratis in gebruik. Naar verwachting komt de online software in juni 2011 officieel uit. Gebruikers hebben op dat moment nog 30 dagen de tijd om hun account om te zetten naar een betaald abonnement.

De abonnementen van Office 365 worden in 5 vormen aangeboden. De goedkoopste versie van de SaaS kost 5,25 euro per maand, per gebruiker. Dit pakket bevat naast Office 365 Web Apps ook e-mail en agenda. Voor grotere bedrijven zijn er abonnementen tussen de 9 euro en 25,50 euro per gebruiker per maand. Voor 22,75 euro kunnen gebruikers ook de Office-applicaties downloaden naar hun PC en zonder extra kosten gebruiken. (Overzicht van de abonnementen)

Eindoordeel online software Microsoft Office 365 Web Apps
Microsoft Office 365 Web Apps neemt een voorsprong op Google Docs. De herkenbare interface zal voor veel gebruikers vertrouwd zijn, maar misschien nog wel belangrijker is het behoud van geavanceerde document-opmaak bij het openen in de online software. De integratie met Sharepoint is erg sterk en de check-in/check-out werkt goed. De mogelijkheid om direct contact op te nemen met de persoon die op dat moment in een document aan het werk is, is erg handig. De garantie dat data binnen de EU bewaard wordt, is belangrijk voor privacy gevoelige data.