Roosterproces bij Stichting Anton Constandse volledig webbased met Aysist7 planningssoftware

De afgelopen jaren heeft de Haagse Stichting Anton Constandse intensief gewerkt aan het stapsgewijs hervormen naar een organisatie, die werkt met mandaat gestuurde werkeenheden en bureaus. Bij de keuze voor deze organisatiestructuur, waarin de verantwoordelijkheden laag liggen en de overhead wordt ingeperkt, dienen medewerkers te gaan participeren in alle werkprocessen. En roosteren is daarin één van de cruciale processen. Daar komen immers de belangen van cliënt, medewerker en organisatie samen. Maar het roosteren is voor velen een geheel nieuwe verantwoordelijkheid. “En dus moet het samengaan met het bieden van maximaal inzicht én invloed op dat rooster. Dat realiseerden we ons terdege”, aldus Ronald van Aken, directielid bij de Stichting Anton Constandse. “Deze nieuwe manier van werken moet je dan ook zorgvuldig begeleiden en faciliteren. We hebben de cultuurverandering stapsgewijs aangepakt door medewerkers overal bij te betrekken, te informeren en op te leiden. Daarnaast bieden we hen met softwaresystemen de benodigde pragmatische ondersteuning. Als organisatie kiezen we daarbij bewust voor webbased werken, zodat de software overal en altijd toegankelijk is. Bovendien ondersteunt het webbased werken ons streven naar het minimaliseren van overhead, door het wegvallen van het technisch beheer. Bij de aanschaf van onze nieuwe roostersoftware hebben we daarom gekozen voor de webbased Aysist7 planningssoftware.”

Meer dan alleen roosteren
“De Aysist planningssoftware gaat veel verder dan alleen roosteren. We beschikken over veel meer functionaliteiten en het vraaggestuurd plannen wordt straks stap voor stap ondersteund vanuit capaciteitsplanning. Ook dat gaan de werkeenheden en bureaus zelf doen, om echt op basis van de cliëntvraag hun rooster te kunnen maken. En naast de uren, laat de software ook steeds zien wat de financiële consequenties zijn van bepaalde scenario’s en roosters. Die bewustwording op het niveau van werkeenheden en bureaus zorgt weer voor de beoogde efficiency, terwijl de zorgkwaliteit blijft gewaarborgd.”
Maar ook deze verandering voert de organisatie stapsgewijs in, zo benadrukt Van Aken. Eerst het roosterproces, en dan wordt besloten over het ‘hoe en wanneer’ van de capaciteitsplanning. Op dit moment traint Ayton de roosteraars en in de tweede fase gaan de werkeenheden en bureaus er mee aan de slag.  “De roosteraars werden erg enthousiast tijdens de trainingen en kennismaking met de software”, zo vertelt Paul van der Putten, als  projectleider van Ayton nauw betrokken bij de implementatie van Aysist7. “Het is mooi om te zien hoe de roosteraars de functionaliteiten in Aysist7 waarderen. Je merkt hoe intuïtief onze vernieuwde software is. De gebruikers pakken zowel de bediening van de software als de nieuwe processen tijdens de trainingen erg snel op.” Tanja Boringschulte, projectleider vanuit Stichting Anton Constandse, beaamt dit. “Ze konden niet wachten om te starten met het plannen in Aysist7. Straks wordt het een roulerende taak binnen de werkeenheden en bureaus, en is ook het plannen een echte collectieve verantwoordelijkheid.”

Gemandateerde werkeenheden en bureaus
De planningssoftware is voor alle medewerkers online toegankelijk via een medewerkerportaal. Iedereen kan zijn rooster inzien, houdt zelf zijn beschikbaarheid bij,   kan diensten accorderen, zelf openstaande diensten opvragen en er op inschrijven. “Daartoe maken we duidelijke afspraken die worden vastgelegd in het roosterbeleid”, zo verklaart Ronald van Aken. “Deze voorzieningen zorgen er voor dat de werkeenheden & bureaus steeds zelfstandiger kunnen worden. En dat voeren we door in onze hele organisatie. Niet alleen in de werkeenheden, ofwel de hulpverleningsorganisatie, maar ook de bureaus in de serviceorganisatie worden op die wijze ingericht. Zo wordt de overhead zowel organisatorisch als functioneel teruggedrongen.”

Nieuwe rol voor functioneel applicatiebeheer 
In het kader van het terugdringen van de overhead is de ICT strategie van Stichting Anton Constandse gericht op zo veel mogelijk webbased werken. Dat vergt een andere wijze van onderhoud en beheer. Van Aken hierover: “De planningssoftware is voor alle medewerkers toegankelijk en zal dus intensief gebruikt gaan worden. Maar omdat Aysist7 volledig webbased is, zorgt Ayton voor het technisch beheer en kunnen wij ons vooral toeleggen op het functioneel applicatiebeheer. Over deze rolverdeling zijn duidelijke afspraken gemaakt, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft.

Daarnaast is Aysist7 gekoppeld aan YouForce Beaufort van Raet. Zo lezen we aan de voorkant alle personeelsinformatie in, boekt Aysist real-time alle gewerkte uren op de juiste kostenplaatsen, en levert vervolgens alle verloningsgegevens op ten behoeve van de salariëring. Omdat de registratie en verwerking van alle gewerkte uren nu door de medewerkers zelf online worden bijgehouden, hebben we op elk gewenst moment de actuele gegevens beschikbaar. Het is aan de functioneel applicatiebeheerders om dat intensieve gebruik te blijven stroomlijnen, waar nodig met ondersteuning vanuit Ayton.

Ook de inrichting en implementatie vond plaats in nauwe samenwerking tussen Ayton en onze functioneel applicatiebeheerders, en is erg goed en volgens plan verlopen”, zo besluit Van Aken tevreden. “Nu de volgende stap; het verder verbeteren van onze planningsprocessen met de invoering van capaciteitsplanning in Aysist7. Maar ook dat traject zien we met vertrouwen tegemoet”.