The Student Hotel kan blijven groeien met Personio

The Student Hotel, een Nederlandse keten van Europese hotels en studentenaccommodatie, gaat samenwerken met het HR-platform van Personio om de snelle internationale groei te ondersteunen en HR efficiënter aan te pakken. Dankzij de automatisering van veel voorkomende handmatige taken en processen door Personio, is The Student Hotel in staat om de snelle toename van het aantal medewerkers in heel Europa in goede banen te leiden.

The Student Hotel is in 2006 opgericht door de Schots-Nederlandse ondernemer Charlie MacGregor, vanuit de visie dat studenten betere huisvesting verdienen. Sindsdien is The Student Hotel uitgegroeid tot een internationaal gerenommeerde hospitality brand, met inmiddels 15 hotels in 12 Europese steden, waaronder Amsterdam, Delft, Eindhoven, Groningen, Rotterdam, Maastricht, Barcelona, Berlijn, Parijs, Wenen, Florence en Bologna.

Ook het aantal medewerkers snel toegenomen en komt inmiddels op 650. Dit aantal blijft groeien. Daarnaast kent deze sector veel wisselende arbeidsovereenkomsten, vanwege – onder andere – seizoensinvloeden en piekbelastingen. Personio helpt om binnen dit complexe HR-landschap deze processen zo efficiënt mogelijk te maken.

“Vanwege de overname van hotels in diverse landen hadden we te maken met een hoop verschillende HR-systemen. Daardoor ontbrak een ‘single point of truth’ voor personeelsinformatie. Daar wilden we verandering in brengen, met één gecentraliseerd HR-systeem voor alle informatie over onze medewerkers in alle landen”, zegt Jurgen van den Bragt, Financial System Manager bij The Student Hotel. “Omdat we weinig tijd en capaciteit hadden, zochten we iets waar we snel mee aan de slag konden. Plug-and-play, als het ware. We zochten ook een partij die ons aan de hand kon nemen bij de configuratie en uitrol. Dat vonden we allemaal in Personio. In een demo-omgeving merkten we dat we heel snel zaken voor elkaar konden krijgen en dat het een gebruiksvriendelijke oplossing is. Toen was de keuze snel gemaakt.”

HR-systeem voor de lange termijn

Daarnaast was Personio’s focus op Europa een factor in de keuze van The Student Hotel. Ook de snel opeenvolgende investeringen in Personio, zoals de tweede Series E investeringsronde in juni 2022 , waren voor The Student Hotel een reden om voor Personio te kiezen, volgens Van den Bragt: “Dit een signaal dat men vertrouwen heeft in het businessmodel van Personio, waardoor ze in hetzelfde tempo als wij kunnen doorgroeien en het platform verder kunnen ontwikkelen. Dat betekent dat het een HR-systeem voor de lange termijn is.”

Integraties

Naast het gelijktrekken van de HR binnen de hele organisatie, wilde The Student Hotel ook zo veel mogelijk handmatige taken en processen automatiseren, om de efficiency te verbeteren. Een van de onderscheidende kenmerken van Personio is de mogelijkheid om, veel voorkomende HR-taken te automatiseren met behulp van People Workflow Automation en integraties met ruim 100 externe oplossingen. The Student Hotel heeft al een integratie gerealiseerd tussen Personio en het Applicant Tracking System (ATS) van Greenhouse. Ook is er voor single sign-on een koppeling gerealiseerd met Microsoft Azure, om de toegang tot het systeem te beveiligen.

“The Student Hotel is een prachtig voorbeeld van een succesvolle, snel groeiende Europese onderneming en we zijn er trots op dat zij een van onze klanten zijn geworden. Het bedrijf wil HR aanpakken vanuit een overall-visie voor alle locaties, met een compleet en op Europa gericht HR-platform. Het is mooi dat Personio ze daarbij kan helpen om HR-processen te automatiseren zodat ze meer tijd hebben voor wat belangrijk is: de mensen”, zegt Lars Boom, Country Manager Benelux voor Personio.

Na een kort implementatietraject is in mei 2022 de eerste locatie live gegaan en eind juli waren alle locaties over op Personio. De gegevens van 400 medewerkers zitten al in het systeem en de rest volgt snel. Van den Bragt is te spreken over Personio’s Customer Success Management-optie, dat The Student Hotel ondersteunt: “Ze hebben ons goed begeleid en daarnaast heeft het hele implementatietraject ervoor gezorgd dat we goed zijn gaan nadenken over de verschillende HR-processen. We gaan veel zaken anders aanpakken en volgen daarbij de processen en methodes van Personio. Het team van Customer Success Management is daarbij een proactieve en strategische partner.”