Doxis4 wereldwijd als eerste ECM-oplossing EU GDPR-gecertificeerd

SER is een pionier in het beveiligen van persoonsgegevens. Het erkende auditbureau Ebner Stolz heeft Doxis4 gecertificeerd volgens de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van de EU. Doxis4 is wereldwijd het eerste ECM-systeem dat deze certificering heeft verkregen.

De tijd begint voor bedrijven te dringen: over negen maanden zal de evaluatieperiode voor de EU GDPR eindigen. Tegen die tijd moeten bedrijven strengere regelgeving implementeren met betrekking tot het opslaan, verwerken en verwijderen van persoonsgegevens. De nieuwe regelgeving van de Europese Unie vereist dat organisaties op elk moment persoonlijke gegevens veilig opslaan en identificeren, verwerken en – indien gewenst – verwijderen. De vereisten moeten vóór 25 mei 2018 worden doorgevoerd.

Met Doxis4 zijn bedrijven nu uitgerust voor de regelgeving en de beveiliging is bewezen. “Met de geauditeerde Doxis4 iECM-suite voldoen bedrijven, wanneer het correct wordt gebruikt en in combinatie met organisatorische controlemechanismen, aan de eisen inzake gegevensbeveiliging volgens EU GDPR,” verklaart Holger Klindtworth van Ebner Stolz, het auditbureau dat de ECM-oplossing Doxis4 wereldwijd als eerste EU GDPR-certificering gaf.

Traceerbare verwijdering
Doxis4 geeft bedrijven de mogelijkheid om retentieregels en deadlines automatisch te beheren voor persoonlijke gegevens zoals contractgegevens. Bovendien is het ook mogelijk om voor een document een verwijderings¬slot voor onbepaalde tijd in te stellen. Als de retentieperiode van persoons¬gegevens onbekend is, beschermt de EU GDPR-gecertificeerde Doxis4 safeLock de gevoelige documenten tegen wijzigingen, ook al hebben ze geen retentietermijn. Als klanten of werknemers een beroep doen op hun ‘recht op gegevensverwijdering’ (artikel 17 van de EU-GDPR), kunnen bedrijven de verwijderingssloten op elk gewenst moment opheffen zodra de wettelijke retentieperiode is beëindigd. Gegevensverwijdering kan compleet en fysiek traceerbaar worden geautomatiseerd.

Bescherm en verzend gevoelige informatie
‘De Doxis4-oplossing van SER helpt bedrijven ervoor te zorgen dat persoonsgegevens beschermd worden tegen onbevoegde toegang, manipulatie en diefstal (artikel 32 van de EU GDPR). Doxis4 kan indien nodig ook klanten, medewerkers en zakenpartners hun gevoelige persoonsgegevens en documenten in een gestructureerde en machine leesbare vorm verstrekken. Bedrijven kunnen daardoor ook bewijzen wie toegang heeft tot of welke persoonsgegevens kan wijzigen en wanneer. Zoals vereist door de EU GDPR zijn de gegevens in een gestructureerde en machine leesbaar formaat (artikel 20, EU GDPR).