Mobiel beheer vaak onderschat

Smartphones en tablets voor zakelijk gebruik hebben ook onderhoud nodig. Denk aan software updates, het instellen van beveiligingen, het maken van back-ups of het overnemen van het scherm bij problemen. Hoe zorg je als organisatie dat deze hard- en software onder controle blijft?

Mobiele toestellen hangen niet aan de gebruikelijke netwerkkabel of WiFi-verbinding, en kunnen dus niet van de standaard IT-netwerktools gebruik maken. Een toestel inleveren bij de ICT-beheerder en aan het eind van de werkdag weer ophalen, betekent verlies aan productiviteit en bereikbaarheid.

Mobile Device Management
De oplossing is Mobile Device Management (MDM), oftewel het beheer van mobiele toestellen op afstand. Door de toepassing van een client-server model, kan een beheerder zijn instellingen via de server op de clients (smartphone/tablet/laptop) activeren. Communicatie kan geschieden via diverse verbindingen zoals WLAN, 3G, USB of Ethernet. Zo kunnen de gewenste instellingen ‘gepushed’ worden op van te voren bepaalde momenten, bij voorkeur als het toestel niet gebruikt wordt.

Beveiliging
Bij verlies of diefstal van een mobiel apparaat liggen vele megabytes aan bedrijfsinformatie letterlijk op straat. MDM kan hardware lokaliseren en – indien nodig- op afstand blokkeren door middel van een pincode of wachtwoord. Is diefstal of verlies echt een feit, dan kan het toestel op afstand teruggebracht worden naar de fabrieksinstellingen en kan informatie worden gewist. De kans is groot dat het apparaat op Marktplaats belandt, maar beschamende aandacht in de media en schade aan de  zorgvuldig opgebouwde reputatie kan wél voorkomen worden.

Apps
Mobiele toepassingen leunen vaak zwaar op de applicaties die gebruikt worden. Deze apps moeten initieel geïnstalleerd worden en daarna bijgehouden. Nog complexer wordt het als er verschillende platforms in het spel zijn. Een update voor een iPad is niet hetzelfde als die voor een BlackBerry- of Androidtoestel. MDM kan ook hierbij helpen; software kan op afstand naar de toestellen gepushed worden en daarna geïnstalleerd. Het systeem herkent beschikbare updates en installeert deze wanneer nodig. Voorkomen is beter dan genezen, dus bestaat er ook de mogelijkheid om installatie van bepaalde applicaties – via de beschikbare app stores per platform – in zijn geheel of gedeeltelijk tegen te gaan. Geheugenverslindende apps of zelfs virussen krijgen zo minder kans en voorkomen veel issues die niet gerelateerd zijn aan zakelijk gebruik, maar wel veel problemen en tijd kunnen kosten.

Bring your own
Het zelf uitzoeken van de juiste tools of zelfs het meebrengen van privé-apparatuur naar de werkvloer komt steeds vaker voor en wordt ook wel ‘Bring your own’ genoemd. Het grote voordeel is dat de productiviteit stijgt; medewerkers hebben meer plezier in het gebruik van het apparaat en na het posten van die privétweet in het weekend, wordt toch ook nog even op dat zakelijke e-mailtje gereageerd.

Maar het heeft ook een nadeel, in het bijzonder voor de IT-afdeling. Die moet nu veel verschillende toestellen ondersteunen, van verschillende fabrikanten en met verschillende besturingssystemen. Dit handmatig doen is veel werk. MDM biedt ook hier de oplossing; het systeem weet welk toestel welke methodes ondersteunt en helpt bij het verspreiden van tijdige updates en juiste instellingen.

Maak wel goede afspraken over verantwoordelijkheid; mag de IT-admin bij verlies de telefoon op afstand wissen, ook al staan daar foto’s van de kinderen op? Is de installatie van een applicatie voor privégebruik toegestaan, ook al loopt hierdoor het geheugen vol en werkt de smartphone niet meer? Zorg in ieder geval dat alle betrokken partijen zich bewust zijn van de eigen verantwoordelijkheden.

ROI
Kostenbesparing is sterk afhankelijk van tijdbesparing in de processen. Het uitrollen van een mobiele toepassing kan veel tijdwinst opleveren, maar als het beheer ervan wordt onderschat en niet wordt meegenomen in het ontwerp, kan de winst van de toepassing teniet gedaan worden door het beheer van de mobiele hard- en software. Mobiele toepassingen staan niet op zichzelf, maar vormen een wezenlijk onderdeel van de organisatie. Kies dus voor een mobiele strategie die ook berekend is op de groei en ondersteuning van een groot scala aan verschillende toestellen. En onderschat dit niet.

)* Auteur Cyril Vonken is Business Manager Mobile Solutions bij TDC Lighthouse