Hoe het Filmfestival Rotterdam dankzij een flexibel DXP de coronaklap overleefde

Vorig jaar zou het IFFR haar 50-jarig jubileum vieren, maar corona gooide roet in het eten. Door de eigen website om te bouwen tot een interactief streamingplatform bleef de essentie van het festival behouden en werd een nieuw publiek bereikt.

Net als veel andere publieksevenementen zag ook het International film Festival Rotterdam (IFFR) zijn plannen in 2020 stranden door een wereldwijde pandemie. Vooraf was er nog flink gewikt en gewogen, vertelt Juul Veenboer die als Head of IT verantwoordelijk is voor de digitale infrastructuur van het festival. Maar op een gegeven moment werd de knoop doorgehakt: het IFFR zou zonder live publiek doorgaan.

Ingewikkelde uitdaging

Dat stelde Veenboer en de organisatie voor een ingewikkelde uitdaging. Want hoe organiseer je een internationaal filmfestival met films maar zonder filmtheaters en fysiek aanwezig publiek? Hoe behoud je de essentie van het festival waarin makers en publiek elkaar ontmoeten? En hoe faciliteer je al die duizenden professionals die gewoonlijk naar Rotterdam afreizen om elkaar te ontmoeten? Veenboer: “Daar kwam bovenop dat we ons vijftigjarig jubileum zouden vieren. We hadden hier met z’n allen echt enorm naar uitgekeken”.

Online streamen

Het antwoord werd gevonden in een vertaalslag naar het digitale domein. De website van het IFFR is gebouwd op het Digital Experience Platform (DXP) Drupal. Dit open source CMS biedt de ruimte om snel en flexibel nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Veenboer: “Zo creëerden we een container waar we de database met films onderbrachten samen met een ticketmodule. Gasten konden hun kaartjes kopen en online de films uit het programma streamen. Om te voorkomen dat er conflicten ontstonden met rechten, controleerde de website op basis van IP-gegevens of de online bezoeker geografisch gemachtigd was om een film te bekijken”.

Behoeften professional

Een belangrijk onderdeel van het IFFR is de interactie tussen publiek en filmmakers. Gewoonlijk vindt na de vertoning een Q&A plaats met een regisseur die vragen beantwoordt. Hiervoor voegden het festival functionaliteiten toe zoals chatfuncties, videobijeenkomsten en rooms voor breakout-sessies. Zo werden de behoeften van de filmprofessional ook bediend. Veenboer: “We hebben een heel groot professionalsprogramma, met drieduizend bezoekers. Die komen gewoonlijk naar Rotterdam om zaken te doen”.

Complexe processen

Het IFFR als online festival was voor de gebruiker een naadloze ervaring. Aan de achterkant werd het systeem echter fors belast, zegt Veenboer: “Nadat je als bezoeker binnen bent, kun je van alles doen. Chatten, films kijken, een kaartje kopen. AL die calls moeten verwerkt worden. Wat het gewone publiek te zien krijgt, wijkt af van wat de professional ziet of de moderator die alle vragen voorbij ziet komen. Het zijn best complexe processen”.

Nieuw publiek

Waar Veenboer achteraf heel tevreden en ook wel een beetje trots op is, is dat het sluiten van bioscopen weliswaar een drempel opwierp voor het fysieke festival, maar ook openingen creëerde voor het online festival. Zo heeft het IFFR veel meer bezoekers van buiten de Randstad getrokken dan voorgaande jaren. Ook het aantal buitenlandse bezoekers wist het IFFR als digital only festival makkelijker te vinden.

Fors versneld

Uiteraard is ze blij dat het IFFR met alle aanpassingen en uitbreidingen aan de website toch in de winter heeft door kunnen gaan. Ook de zomereditie in 2021, toen de theaters onder voorwaarden weer deels open konden, heeft geprofiteerd van de ondersteuning van het platform. Volgens Veenboer is het IFFR meer hybride geworden. De pandemie heeft de investering in het op Drupal gebaseerde Digital Experience Platform fors versneld. Met die keuze voor Drupal staat het IFFR bepaald niet alleen.  Grote organisaties als de Olympische Spelen, Tesla en Walt Disney maken gebruik van Drupal. In Nederland kozen onder andere RTL en De Telegraaf voor dit open source digital experience platform. Drupal bestaat dit jaar 20 jaar en is daarmee één van de meest robuuste open source systemen. 

Grote doek

Veenboer: “We staan met de website nu op een punt waarvan we hadden verwacht dat het nog jaren zou duren”. Maar ondanks dat ze blij is dat de website nu zo veel meer mogelijkheden biedt en het mogelijk heeft gemaakt om het IFFR zelfs midden in een pandemie door te laten gaan, blijft ze bij het punt dat je om film echt te beleven naar de bioscoop moet. “Er gaat niks boven het grote doek!”.

Over de auteur: Matthijs van der Pol is freelance journalist voor diverse nieuws- en business publishers.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.