Concur komt met duty of care-oplossing

Concur heeft een oplossing ontwikkeld voor het traceren van medewerkers die zelf hun zakenreis hebben geboekt, buiten het zakenreisbureau om. Bedrijven hebben een wettelijk vastgelegde zorgplicht voor hun reizende medewerkers maar weten vaak niet waar zij zich bevinden.

Concur, een platform voor reisboekingen en -declaraties, zoekt het antwoord in het samenbrengen van alle travel & expense-data van reizigers, van de boekingsgegevens van de reismanager en data van directe boekingen bij luchtvaartmaatschappijen tot reisroutes via TripLink en TripIt, informatie van Uber, van Concur, et cetera. Hoe uitgebreider de dataset, hoe beter, stelt Rudy Verslype, solutions consultant bij Concur. Daarnaast is realtime monitoring nodig en moeten bedrijven in geval van nood snel in contact kunnen treden met hun medewerkers, hen in veiligheid brengen en advies geven.

Concur heeft daarom twee nieuwe duty of care-tools geïntroduceerd. Concur Locate brengt data van meerdere platforms samen, zodat een uniform overzicht ontstaat van welke medewerkers zich waar bevinden. Concur beperkt zich daarbij niet tot medewerkers die een zakelijke reis geboekt hebben, maar houdt ook rekening met het thuisadres en kantooradres van alle medewerkers. In samenwerking met HX Global wordt daarnaast Active Monitoring aangeboden. “De Global Security Operations Centers van HX Global volgen 24/7 wat er gebeurt in de wereld – op basis van social media monitoring, geavanceerde data-mining en andere bronnen – én waar reizigers zich bevinden,” zegt Verslype. “Als er zich een ramp voltrekt, dan staan de veiligheidsspecialisten, crisismanagers en medische specialisten van Healix direct paraat. Zij adviseren, regelen de juiste medische hulp, verwijzen door naar betrouwbare ziekenhuizen, enzovoorts.”

Zakenreiziger moet meewerken

De enige bottleneck is dat de medewerking van zakenreizigers nodig is om de data compleet te krijgen. De vraag is of die daartoe bereid zijn als ze ‘out of policy’ boeken. “Enige medewerking is inderdaad vereist,” erkent Verslype. “Die wordt wel gemakkelijker gemaakt doordat de medewerkers er belang bij hebben: ze krijgen op die manier al hun reisdata op één plek, in een handige app. Om de reserveringen bij hotelketens, luchtvaartmaatschappijen en andere websites die partneren met Concur (via Triplink) in Concur te laten lopen, moet de medewerker maar eenmalig de connectie leggen, bijvoorbeeld door zijn loyalty number in Concur in te vullen. Verder kan de onderneming in de declaratie ook een check invoeren zodat de medewerker bij bijvoorbeeld een hotel moet meegeven wat de bijbehorende reservering is, of die via de online booking tool, reisagent of zelf geboekt is op de website van het hotel.”

Honderd procent accuraat zal de informatie nooit zijn, denkt Verslype, maar gezien de terroristische dreiging die heerst zijn zakenreizigers wel steeds meer doordrongen van het nut van track & trace-oplossingen. “Volledig zal het niet zijn, maar wel significant beter dan wat bijvoorbeeld een reisagent aan reserveringen gebruikt voor duty of care van zijn klant. In de huidige situatie wordt het – spijtig genoeg – gemakkelijker om medewerkers mee te krijgen en te wijzen op hun eigen veiligheid.”