Kolibrie Horeca Payrolling eerste in Nederland digitaliseert intakeproces payrollmedewerkers met IntraOffice van IntraData

Na succesvolle digitalisering van het archief, gaat Kolibrie IntraOffice nu ook inzetten voor de 100% papiervrije, digitale intake van payrollmedewerkers. Hiermee wordt de intakeperiode teruggebracht van tien naar twee werkdagen of zelfs korter.

Dit betekent dat Kolibrie op een payrollmedewerker acht verloningsdagen extra kan maken. Een ander voordeel is dat het digitale proces in een closed loop wordt afgehandeld. Hierdoor houdt men grip op het proces van uitsturen én terugkrijgen. Bij een fysieke flow verliest men grip en overzicht op het moment dat de enveloppe met arbeidsovereenkomst op de post gaat. Naast procesinnovatie zijn kostenbesparingen door vermindering van print, papier en postzegels andere pluspunten. Daarbij wordt het milieu aanzienlijk minder belast door papierloze afhandeling van dit soort processen.

Kolibrie is sinds 1994 marktleider en gespecialiseerd partner in payrolling specifiek voor de horeca-, recreatie- en evenementensector, waar veel tijdelijke en parttime krachten werkzaam zijn. Meer dan 2500 kleine, middelgrote en grote ondernemingen verlonen ruim 30.000 medewerkers via Kolibrie. De digitale intake is een duurzaam alternatief voor de papieren flow en is door IntraData BV, onderdeel van de Solipsis-Groep, volledig geïntegreerd met de bestaande infrastructuur van Kolibrie. “Dit was een van de voorwaarden”, aldus Marcel Hoogstede, ICT-adviseur van Kolibrie en projectmanager. “Kolibrie werkt al met leverancier Akyla voor zaken als urenregistratie en de voorwaarde was dat medewerkers maar één keer hoeven in te loggen en niet met twee verschillende omgevingen te maken krijgen. En dat is uitstekend gelukt.”

Binnen het online portaal, de MIJN-omgeving, zet Kolibrie de te ondertekenen documenten (o.a. de arbeidovereenkomst) klaar en stuurt de payrollmedewerker een notificatie per e-mail. Deze klikt op de ondertekenknop en door middel van een sms met TAN-code zet hij een rechtsgeldige digitale handtekening. Kolibrie zet vervolgens volgens eenzelfde procedure ook een digitale handtekening. De nieuwe medewerker ontvangt tot slot per e-mail een bevestiging dat de arbeidsovereenkomst is ondertekend. Op dat moment is er sprake van een verbintenis; het document is een digitaal, rechtsgeldig origineel geworden en is door beide partijen op te vragen via dit portal. Fysieke archivering is niet nodig. Dit is een direct gevolg van in juli 2010 aangenomen wetgeving waarin het digitale document juridisch is gelijkgesteld aan de papieren tegenhanger. De medewerker kan vervolgens ook andere documenten zoals CV, ID en inschrijfkaart uploaden in het portal.

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Kolibrie is marktleider in Nederland op het gebied van payrolling voor de horeca en is de eerste in Nederland die deze dienstverlening beschikbaar stelt. Het is een 100% SAAS-oplossing en zeer vernieuwend en zal ook binnen andere sectoren, denk aan verzekeringsmaatschappijen, een grote vlucht nemen. De wetswijziging van juli 2010, is een baanbrekende wetswijziging geweest. IntraData heeft in samenwerking met zijn partner PigeonTrust de randvoorwaarden van de digitale handtekening geïmplementeerd in IntraOffice waardoor deze functionaliteit nu beschikbaar is.”