Alles wat je moet weten over digitaal ondertekenen

Stapels documenten die nog wachten om ondertekend te worden, een volle archiefkast – het is niet meer van deze tijd. Zet in op slim gebruik van technologie om te blijven voldoen aan de verwachtingen van je klanten en medewerkers. Digitaal ondertekenen maakt het werken en zakendoen op afstand veiliger én makkelijker.

Van het goedkeuren van een handelscontract tot het ondertekenen van een verkoopcontract of het bevestigen van een andere overeenkomst: met de elektronische handtekening maak je het dagelijkse contractmanagement binnen je organisatie makkelijker.

Waarom een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening maakt het beheer van documenten die je met de hand moet ondertekenen, makkelijker. Maar er zijn nog meer voordelen: je kunt documenten veilig verzenden, je bespaart tijd, je verlaagt operationele kosten zoals print- en verzendkosten en het is beter voor het milieu: je kunt papierloos aan de slag!

Digitaal ondertekenen verlaagt het risico op vervalsing: een natte handtekening kan veel makkelijker vervalst en gemanipuleerd worden, terwijl elektronische handtekeningen vele lagen van beveiliging en authenticatie bevatten – en een voor de rechtbank geaccepteerd bewijs van transactie.

Forrester Research toont aan dat bedrijven die gebruikmaken van een platform voor digitaal ondertekenen, zoals DocuSign, maar liefst 1,6 uur aan productiviteit terugwinnen per transactie. Je hoeft niet meer te printen, sorteren, archiveren of het hele kantoor af te gaan om ondertekende documenten op te halen. Bovendien neemt het aantal incomplete of onjuiste documenten dat wordt geretourneerd met maar liefst 85% af.

En voor wie nog niet overtuigd is van het nut van digitaliseren: volgens het onderzoek zou meer dan 70% van alle bedrijven na drie weken de deuren moeten sluiten als ze al hun papieren documenten kwijt zouden raken in een brand of overstroming. Dat brengt dus een groot risico met zich mee. Overgaan op een tool voor digitaal ondertekenen brengt ook andere voordelen met zich mee: denk aan betere klant- en werknemerservaringen, meer beveiliging, extra overeenstemming van contracten en een hoger concurrentievoordeel.

Hoe werkt een elektronische handtekening?

Een digitale of elektronische handtekening biedt een manier om online documenten te ondertekenen. Het is eigenlijk goed vergelijkbaar met het ondertekenen van een document met een pen. Een elektronische handtekening is een digitale representatie die wordt gekoppeld aan een elektronisch document. Deze wordt gezet door degene die het document moet ondertekenen.

Is de elektronische handtekening rechtsgeldig?

In Nederland worden elektronische handtekeningen sinds 2003 wettelijk erkend. In Europa werd in 2016 de eIDAS-wet ingevoerd. Deze houdt toezicht op elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt van de Europese Unie, waaronder transacties met elektronische handtekeningen. Onder andere dankzij eIDAS worden elektronische handtekeningen in Europa wettelijk erkend. eIDAS is een Europese norm die alle onduidelijkheid over rechtsgeldigheid heeft weggenomen. Deze norm maakt onderscheid tussen drie soorten handtekeningen: de ‘standaard’ versie en twee op certificaten gebaseerde handtekeningen die identiteitsverificatie vereisen voor een digitaal certificaat: de zogenaamde geavanceerde (AES) en gekwalificeerde (QES) elektronische handtekeningen. eIDAS beschrijft ook hoe de drie varianten mogen worden toegepast.

Alle drie de varianten zijn juridisch bindend. Afhankelijk van het juridisch risico kun je kiezen voor een elektronische handtekening met striktere normen. Zo wordt een standaard handtekening veel gebruikt voor interne documenten, zoals declaraties. De geavanceerde versie is geschikt voor bijvoorbeeld B2B-handelsovereenkomsten, en een gekwalificeerde handtekening wordt vaak gebruikt in gereguleerde omgevingen, zoals door banken of de farmaceutische industrie. Deze handtekening vormt de hoogste standaard op het gebied van handtekeningen en hiervoor is ook de hoogste vorm van identiteitsverificatie nodig.

E-signature voor digitalisering

Of het nu gaat om de klant- en werknemerservaringen, groei, of sociale verantwoordelijkheid van bedrijven: een e-signature biedt voordelen voor elk aspect van je organisatie. Of je nu in de eerste of laatste stap zit van de digitale transformatie van je bedrijf, digitaal ondertekenen  is een essentieel onderdeel van efficiënter werken en is onmisbaar in de economische toekomst van hedendaagse bedrijven.

Wil je weten hoe makkelijk het is? Probeer dan nu de DocuSign e-signature-oplossing 30 dagen gratis.

Over de auteur: Sharona Lobles is Marketingmanager bij DocuSign.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.