-

Welke eisen gelden bij digitale loonstrook?

Sinds 2010 biedt de wet de mogelijkheid om de ‘opgave van het loonbedrag’, de salarisstrook dus, elektronisch te verstrekken. Er moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Verplicht op papier
De salarisstrook moest tot 2010 verplicht op papier worden verstrekt. Op die manier had de werknemer bewijs van het salaris en de inhoudingen daarop, zoals belastingen en werkgeversbijdragen. Maar daarbij gold altijd al een belangrijke beperking: alleen als de salarisstrook wijzigde ten opzichte van de vorige, moest deze op papier worden overhandigd. Daarmee kon een werkgever dus papier besparen als alle inhoudingen elke maand hetzelfde waren. In andere maanden zou een elektronische salarisstrook gestuurd kunnen worden.

In de praktijk bleek dit niet te werken. Daarom is in 2010 de wet gewijzigd om zo het bedrijfsleven te ontlasten. Een bedrijf kan sindsdien met elektronische loonstroken werken. Ook in maanden waarin de gegevens wijzigden ten opzichte van de overige maand.

Toestemming en opslaan
De wet stelt twee belangrijke eisen waar een werkgever aan moet voldoen:

1. De werknemer moet uitdrukkelijk instemmen met de elektronische loonstrook

2. De salarisstrook moet eenvoudig op te slaan zijn voor latere kennisname

De toestemming is vrij eenvoudig te regelen, maar moet wel expliciet worden verkregen. Een handtekening of zelfs maar een mailtje met ‘ja, is goed’ is al genoeg. Maar níet genoeg is het feit dat de werknemer niet piept als de werkgever overstapt naar elektronische loonstroken. Stilzwijgen is immers geen uitdrukkelijk instemmen.

Ook genoeg is het bedingen van toestemmen door middel van een standaardzin in het arbeidscontract, aangezien de werknemer daarvoor tekent. Maar deze zin mag niet verstopt zijn in het arbeidsreglement waar een werkgever wellicht naar verwijst in de arbeidsovereenkomst. Dat verstoppen maakt de toestemming niet meer uitdrukkelijk.

Het kunnen opslaan van de salarisstrook is belangrijk zodat de werknemer deze later nog eens kan lezen. De salarisstrook mag dus niet bijvoorbeeld uitsluitend via het eigen HRM-systeem zichtbaar zijn. Op zijn minst moet er een printoptie zijn of een exportmogelijkheid. Het verstrekken van de strook als PDF-bestand is natuurlijk ook prima.

Elektronisch aanleveren
Als de toestemming is geregeld, dan kan de werkgever de salarisstroken elektronisch gaan aanleveren. Vanuit het bedrijf zal dit vrij eenvoudig zijn, want waarschijnlijk worden de salarisstroken toch al via de computer gegenereerd . Maar het aanleveren naar de werknemer is iets gecompliceerder.

De meest voor de hand liggende optie is mailen van de loonstrook, bijvoorbeeld als PDF in een bijlage van een mail verstuurd door de HR-medewerker. Maar naar welk adres: zakelijk of privé?

Wanneer de loonstrook wordt gemaild naar het zakelijk adres, zou een gemachtigde collega (of secretaresse) deze kunnen lezen en dat is natuurlijk niet wenselijk. Mogelijk biedt het mailsysteem de optie om mails als privé of vertrouwelijk te markeren, of zelfs om de mail te versleutelen zodat gemachtigden niet mee kunnen lezen. Maar als wachtwoorden worden gedeeld, dan is ook dat niet genoeg.

Om deze problemen te vermijden, kan de loonstrook ook worden verstuurd naar een privé e-mailadres. Alleen blijkt in de praktijk dat niet iedere werknemer dit adres wil geven. En opeisen kan niet, want het e-mailen van elektronische loonstroken mag immers alleen met uitdrukkelijke toestemming. Iemand dwingen het adres te geven past daar niet bij. Bovendien, wat als het spamfilter van de provider de mail blokkeert?

HRM-portalen
Veel bedrijven maken gebruik van portalen om informatie te verstrekken aan werknemers. Hiermee kan een werknemer bijvoorbeeld zijn uren registreren, zijn gegevens corrigeren en onkostendeclaraties indienen.

Vaak beschikken deze portalen over een functionaliteit om loonstroken te versturen. Dat is dan een prima optie. Er zijn geen collega’s die onbedoeld kunnen meelezen, en de informatie blijft binnen het bedrijf. De werknemer kan zelf kiezen wat hij doet met de loonstrook: op kantoor printen, naar een privé-adres mailen of op USB-stick meenemen bijvoorbeeld.

Wel moet het portaal natuurlijk goed beveiligd zijn, op zijn minst met een sterk wachtwoord dat alleen de werknemer kent. En je zou denken dat dat vanzelf spreekt, maar er zijn genoeg voorbeelden bekend waarbij het wachtwoord verplicht voor iedereen hetzelfde was of bij de directie bekend moest zijn. In één geval werd het burgerservicenummer (BSN) verplicht als wachtwoord gebruikt! Het moge duidelijk zijn dat dàt niet kan.

)* Auteur Arnoud Engelfriet is jurist en partner bij ICTRecht

Foto: ANP

 

Deel dit bericht

16 Reacties

Mirjam

Arnoud, dankjewel voor deze heldere toelichting. Je geeft aan dat het digitaal beschikbaar maken in een portal voldoende zou zijn, en dat het automatisch toemailen van de salarisstrook niet noodzakelijk is. In de Memorie van Toelichting bij de wetswijziging per 2010 lees ik echter het volgende:

“Zoals in het wetsvoorstel inzake elektronische onderhandse akten is vermeld, is het plaatsen van de opgave op een (persoonlijke) internetpagina onvoldoende om te voldoen aan de verplichting van de werkgever om de opgave te verstrekken.”

Hieruit leid ik af dat beschikbaar stellen in een portal niet voldoende is. Hoe zie jij dit?

Arnoud Engelfriet (ICTRecht)

Dat is een hele goeie. Ik moest even zoeken wat de minister bedoelde met bovenstaande. De enige relevante passage die ik kan vinden is deze uit de MvT van het wetsvoorstel elektronische aktes 31358:

“Tegen het enkel plaatsen van berichten op een (persoonlijke) internet pagina bestaat het bezwaar dat de beheerder van die pagina wijzigingen kan aanbrengen in de polis waarna het voor de verzekeringnemer zeer moeilijk is om aan te tonen dat de polis aanvankelijk anders luidde. Om deze reden is het van belang dat de polis daadwerkelijk uit de macht van de verzekeraar en in de macht van de verzekeringnemer komt.”

Dit snap ik in de context van polissen, maar voor een loonstrookje zie ik dit bezwaar minder. Ik snap dan ook niet hoe de minister de lijn uit dit citaat kan doortrekken naar loonstrookjes. Loonstroken zijn geen aktes, want niet ondertekend. Dus hoe matcht dit?

Daar komt bij dat een akte sowieso op te slaan moet zijn “op een wijze die deze inhoud toegankelijk maakt voor toekomstig gebruik” en ook om ongewijzigde teksten in te kunnen zien (art. 156a Rv). Die tekst op de portaalpagina moet dus eenvoudig te kopiëren zijn. Een werknemer die dat wil, kan dus eenvoudig uit het portaal exporteren.

Misschien was men bang voor de situatie dat een werknemer dit niet doet en na drie jaar er achter komt dat zijn werkgever heeft zitten rommelen in de loonstrookjes. En dan heb je een bewijsprobleem. Maar dat zal toch beperkt zijn: je hebt op je bankrekening de daadwerkelijke netto lonen gestort gezien, dus wat er is betaalt, staat al vast. Misschien is er gerommeld tussen netto en bruto, maar dat mag de werkgever met de Belastingdienst oplossen lijkt me.

http://www.emerce.nl/best-practice/welke-eisen-gelden-digitale-loonstrook#comments

Paul

Geachte heer Engelfriet,

Om kort te gaan: een werknemer moet uitdrukkelijk instemmen met het ontvangen van de digitale loonstrook. Uit kamerstuk 32038,6 blijkt dat deze instemming gerelateerd is aan de mogelijkheid dat niet elke werknemer de digitale loonstrook kan ontvangen.

Indien een werkgever al haar werknemer voorziet van een ipad/laptop etc waarmee de mogelijkheid ontstaat voor werknemer om de digitale loonstrook te ontvangen, is de uitdrukkelijke toestemming dan nog steeds nodig? Immers de reden waarom de toestemming nodig is, bestaat niet meer.

Met vriendelijk groet,

Paul

Arnoud Engelfriet (ICTRecht)

Beste heer Paul,

Dat klinkt redelijk, maar uiteindelijk is de wet zelf bepalend en die eist toestemming. Dat de reden voor die eis weggevallen is, betekent alleen dat de wet aan een update toe is. U mag niet alvast maar concluderen dat dús de eis niet meer geldt.

Joost van den Buijs

Is de werkgever bij het versturen van de loonstrook naar een e-mail adres verplicht om op verzoek een vorm van beveiliging te bieden, zodat niet iedereen zo maar het document kan inzien. Ik denk dan aan bijvoorbeeld een wachtwood op een PDF-document?

Arnoud Engelfriet

De loonstrook bevat persoonsgegevens en die moeten te allen tijde adequaat beveiligd zijn. De wet noemt geen exacte maatregelen maar een wachtwoord zou een prima invulling kunnen zijn.

Helma Zuidam

“Sinds 2010 biedt de wet de mogelijkheid om de ‘opgave van het loonbedrag’, de salarisstrook dus, elektronisch te verstrekken. Er moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan.”””

Is bovenstande tot op heden nl 26-11-2012 nog van toepassing!
Bij voorbaat dank voor uw antwoord.

Arnoud Engelfriet

Ja dit geldt nog steeds.

Michiel

Stel dat je vooralsnog niet akkoord gaat met een digitale loonstrook, mag de werkgever dan toch stoppen met per post versturen van de loonstrook, en van je verlangen dat je hem elke maand komt ophalen?

Jorick

Ik weet niet of ik hier goed voor ben, maar waag de kans, wij hebben wij ons bedrijf het bovenstaande ingevoerd, maar zijn bij een volgende vraagstelling terechtgekomen. Is het mogelijk om inofrmatie voor de werknemer digitaal te verspreiden. Ik heb het hier voornamelijk over brieven over mobiliteitsplannen, loopbaanbudget brieven of verzuimbrieven. Deze doen wij voor als nog netjes uitprinten, maar het lijkt ons makkelijker om ze via de zelfde wijze te verspreiden.

Weet iemand of je hier bepaalde toestemming voor nodig hebt, of dat de bovenstaande vraag, in feite genoeg is.

martin

mijn werkgever wil mijn loonstrook digitaal verzenden. Ik wil dat niet. Ik krijg al dit soort correspondentie via de post. Inc. zorverzekering, energiebedr., verzekeringen enz.
Als deze dat niet willen zoek ik een andere verz. e.d.
De enige bij wie dit niet kan is de overheid en ook dat vind ik een kwalijke zaak.
Ik gebruik dit overigens niet.

Mijn vraag is echter Kan hij mijn werkgever mij dit nu alsnog verplichten.

m.vr.gr. mhw pateman

Harry - G4S

Dank u voor de info middels geplaatst artikel.

Ik ben al jaren zeer tevreden met het digitaal verstrekken van de loongegevens en een jaaropgave.
Dit bij diverse werkgevers, waar de portalen tot een jaar na einde dienstverband toegankelijk bleven om de gegevens in te zien, dan wel te downloaden.

Nu is er echter een einde dienstverband in zicht, en heb ik schriftelijk aangetekend bericht gekregen dat mijn gegevens per uitdiensttredingsdatum niet meer voor mij beschikbaar zijn.

Citaat tekst brief werkgever.
“Houd er rekening mee dat je vanaf de uitdiensttredingsdatum geen toegang meer hebt tot jouw persoonlijke account. Persoonlijke gegevens zoals de digitale loonstrook kun je dan ook niet meer via de ***** raadplegen. We raden je aan om, indien nodig, voor jouw uitdienst datum de digitale loonstroken op te slaan of uit te printen.”

Mijn datum uit dienst valt in de eerste week van een nieuwe loonperiode.
Dit zou dus betekenen dat ik geen inzage meer heb in mijn laatst verworven loon, en hoe dit is opgebouwd of berekend.
Kan dit, of gaat de werkgever hier de fout in?

Ferry

Op de loonstrook zijn al mijn gegevens bankrekeningnummer BSN nummer enz. vermeld.
Met deze gegevens is het heel eenvoudig om identiteitsvroude te plegen.
Om deze reden heeft de overheid een speciale app ontwikkeld om een kopie van een paspoort te beveiligen.
Waarom dan zo onvoorzichtig met het verzenden van een salarisstrook?

Kristel

Goedenmorgen.
Wij krijgen onze loon strook ook digitaal via een portal website van het bedrijf.
Echter is de loonstrook al maanden te laat. Soms meer als een week later dan je loon.
Het is voor ons een drama omdat de uren erg vaak niet kloppen. En dan hebbe we geen loonstrook omdat dat aan te tonen. Wat er dan bij mij gebeurt is dat ik het missende salaris pas de volgende verloning krijg 4 weken later.
Is dit normaal. Of kunnen we hierop reageren. Dat de loonstrook er dezelfde dag is als het loon?

Groetjes kristel

S. Middelkoop

Mijn werkgever is overgestapt naar ADP. We kunnen nu inloggen met het zakelijke emailadres. Ik vindt dit vreemd…. dat is nog steeds niet prive… dit zou logischer zijn als dit inloggen met je prive mailadres gaat als gebruikersnaam.

Kunt u aangeven of dit wel correct gaat op deze manier?

Met vriendelijke groet,

Saskia

Jacqueline

wij ontvangen onze salarisstrook via een HRM portal. nu heeft mijn werkgever mijn toegang tot de portal geblokkeerd op de dag van mijn uit diensttreding. ik kan nu dus niet bij mijn jaaropgave 2018. is er een regeling die bepaald op welk moment de werkgever de toegang kan blokkeren?

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond