Complete raads- & bestuursinformatie automatisch in E-Depot

Het is voor gemeenten een stuk eenvoudiger geworden om hun complete raads- en bestuursinformatie veilig én toegankelijk te bewaren voor de toekomst. Een samenwerking tussen Parlaeus en DiVault biedt gemeenten een automatische koppeling die alle informatie uit bestuurlijke en politieke besluitvorming, zonder extra werk, direct in een E-Depot opslaat. Een E-Depot dat geheel voldoet aan de hoogste standaarden, zoals omschreven door het Nationaal Archief en KING/VNG.

Parlaeus (www.parlaeus.nl) biedt een suite van instrumenten die samen een integrale online oplossing vormen voor bestuurlijke en politieke besluitvorming. Naast een instrument voor papierloos vergaderen, raadsinformatie en multimediale verslaglegging, biedt Parlaeus ook de ondersteuning voor creatie en fiattering van bestuurlijke en politieke dossiers.

DiVault (www.divault.nl) biedt een hoogwaardige E-Depot cloudoplossing inclusief de ondersteuning met deskundigheid die nodig is om als gemeente een volwaardig E-Depot in te richten en te beheren.

Van idee tot E-Depot

Door deze samenwerking ontstaat een oplossing ‘van idee tot E-Depot’. “Alle data, inclusief alle verrijking (metadata) die tijdens het ontwikkelen van een idee plaatsvindt, de besluitvorming daarover en de publicatie ervan, gaan zonder dat er nog handjes aan te pas komen, direct het E-Depot in”, vertelt Rens Groeneveld van Parlaeus. “Het klinkt misschien gek uit de mond van een leverancier van een oplossing voor o.m. raadsinformatie, maar hierdoor zijn gemeenten minder afhankelijk van hun leverancier. Dit sluit aan op onze opvatting dat alle data plus alle verrijking die door leveranciers op kosten van de gemeente wordt gecreëerd, voor de gemeente ergo de burger, beschikbaar moet zijn.” Door de informatie uit onze oplossingen direct af te leveren in het E-Depot, kan er geen enkele discussie zijn over ‘van wie de informatie is’. “De gemeente krijgt de sleutel van het E-Depot,” aldus Groeneveld.

Opstapje

Het opzetten en beheren van een E-Depot is geen eenvoudige zaak. Overal in Nederland zoeken gemeenten naar een goede aanpak. “Wij zien de samenwerking met Parlaeus als een mooi opstapje voor gemeenten”, vertelt Hans Mannaert van DiVault. “Natuurlijk is de bestuurlijke en raadsinformatie maar een klein gedeelte van alle archiefdata die in een gemeente in een E-Depot wil opslaan.” Het opzetten van een goed proces en een effectieve beheerinrichting om een E-Depot te vullen met alle andere informatie is een forse klus, waar veel specialistische kennis voor nodig is. “Door de samenwerking met Parlaeus zetten gemeente een eerste stap” stelt Mannaert. “De ervaring leert dat het inrichten van een E-Depot niet perse een moeilijk, langdurig en duur project hoeft te zijn. ‘Starten met een partij met ervaring’, is de beste benadering, maar dan wel met een partij met alle expertise aan boord.” “Gemeenten die hun besluitvormingsproces met Parlaeus inrichten slaan zo twee vliegen in een klap. Niet alleen ontstaat er een gesloten informatieketen waardoor er flinke efficiency winst wordt geboekt, ze maken ook meteen een goed begin met een E-Depot.”, aldus Groeneveld. We denken dat veel gemeenten hier veel plezier van zullen hebben.