-

Blijvend op afstand werken: van virtuele vergadering naar productieve werkhub

Om ons uit de crisis te werken is het noodzakelijk de productiviteit te verhogen: slimmer werken en kansen op innovatie sneller zien. Is dat mogelijk wanneer driekwart thuiswerkt? En wat vraagt dit van de digitale werkplek, de medewerkers en het leiderschap?

Hoe je het ook wendt of keert, dat we voorlopig veelal thuiswerken is een feit. Bedrijven zijn er gelukkig massaal in geslaagd om in hoog tempo samenwerkingstools te introduceren. Onderlinge communicatie, virtuele vergaderingen en digitale workshops behoren inmiddels tot de standaard.

Daarmee is aan de basisbehoefte voldaan. Nu is het zaak om de gebruikte oplossingen uit te laten groeien van samenwerkingstool tot productieve werkhub. Welke stappen zijn daarvoor nodig?

Van tool naar hub

Het vergroten van de productiviteit is namelijk één van de belangrijke pilaren voor toekomstig succes. Efficiëntie en innovatiekracht bepalen immers in grote mate het concurrentievoordeel. De rol die digitale technologie hierin speelt is enorm, zo bleek eerder al uit diverse onderzoeken. Medewerkers in staat stellen op afstand samen te werken was stap één, nu is het zaak de werkplektechnologie volledig uit te nutten en die echt te laten renderen.

Een ideale digitale werkplek faciliteert, ondersteunt en stimuleert. Het stelt medewerkers in staat het beste in zichzelf naar boven te halen.In een oplossing zoals Microsoft Teams zie je dit al terug. Behalve de connectiviteit, levert Teams bijvoorbeeld de mogelijkheden om gezamenlijk aan documenten te werken en maakt het interne informatie en kennis voor iedereen beschikbaar. Om de productiviteit verder te vergroten is het van belang om de samenwerkingsoplossingen verder te integreren binnen de bedrijfsprocessen. Door de toevoeging van bijvoorbeeld Power Apps en workflows kan informatie uit back-endsystemen zich in Teams openbaren. Wanneer de informatie direct beschikbaar is binnen één werkhub is het mogelijk efficiënter en productiever te werken.

Automatisering

Die digitalisering maakt ook inzichtelijk welke taken er zoal zijn en welk deel daarvan routinematig is. Met behulp van een zelflerend mechanisme is het mogelijk dat deel te automatiseren. Ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie (AI), automation en augmentation vereisen een nieuwe blik op de structuur van de workforce. Neem bijvoorbeeld een bankmedewerker; als zijn of haar repetitieve taken al zijn geautomatiseerd, dan kan diegene zich met behulp van de juiste analytics vaker richten op complexere vragen. Een ander goed voorbeeld hiervan is een bedrijf dat de Hololens gebruikt om op afstand instructies te tonen voor basisonderhoud aan hun complexe machines. Hierdoor hoeven monteurs niet meer op pad voor minder noodzakelijke ritjes en is er ruimte voor extra waardevol werk.

Employee engagement

Technologie en nieuwe werkprocessen komen pas van de grond als er onder medewerkers engagement – betrokkenheid en acceptatie – is. Ook hiervoor zijn de samenwerkingstools zeer goed bruikbaar. Bij Avanade organiseerden we voorheen fysieke ‘Go Orange’-dagen om nieuwe medewerkers welkom te heten, inmiddels zijn deze met succes vertaald naar een virtueel programma. Het mooie is dat de digitale werkplek het ook mogelijk maakt om de ‘employee experience’ datagedreven te maken. Kijk bijvoorbeeld eens naar de diverse aspecten die de medewerkerservaring vormen. 

Verbetering van de productiviteit

Blijkt er sprake van een hoog ziekteverzuim door een te hoge werkdruk, dan kan de digitale werkomgeving een beeld geven van een mogelijke oorzaak. Zijn door de huidige crisis bijvoorbeeld de werktijden van medewerkers veranderd? Werken teamleden plotseling structureel door in de avonden? Hebben managers nog steeds regelmatig één-op-ééngesprekken met de medewerkers uit hun team? Is de onderlinge interactie geïntensiveerd of weet men elkaar nu minder goed te vinden? Het zijn allemaal indicatoren die kunnen helpen bij de verbetering van de productiviteit, als ook de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid.

Nieuw leiderschap

Betrokken leiderschap stelt de medewerker centraal. Welzijn, gezondheid en veiligheid staan bovenaan. Een betrokken leider probeert juist tijdens het werken op afstand een community op te bouwen of te behouden zonder dat dit doorslaat in al te veel digitale lunches, borrels en pubquizzen. Het is belangrijk de rust te bewaren en een helder en eerlijk beeld te schetsen van de huidige situatie, het pad richting de uitgang van de crisis en de situatie erna. Met een open dialoog met elke medewerker ontstaat het benodigde vertrouwen. Natuurlijk is niet alles voorspelbaar, maar verschillende scenario’s zijn wel voor te bereiden zodat de organisatie zo sterk en ongeschonden mogelijk uit de crisis komt.

Innovatiediscipline

Dit is het ook het moment om met een nieuwe blik te kijken naar klanten en waar het concurrentievermogen kan groeien. Wanneer bedrijven de digitale werkomgeving ten volle uitnutten, wordt duidelijk hoe een verhoogde productiviteit – slimmer werken en kansen op innovatie sneller zien – is te realiseren. En zoals we in ons eerdere artikel al schreven, is dit proces zeer strak te regisseren: Innovatie vraagt om discipline

Het is een teken van goed leiderschap om nu een stip aan de horizon te zetten en met structuur, heldere KPI’s en een visie op exact de juiste plek waarde toe te voegen. Een hernieuwde kijk op de digitale werkplek en bijkomend leiderschap maken dit mogelijk.

Over de auteurs: Bart-Jan Bosch is modern workplace market unit lead Nederland, Marit van Dijk is head of advisory services Nederland en Irene Vrijenhoek is organizational change management lead Nederland bij Avanade.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond