De ‘donkere materie’ van werk: waarom efficiëntie in een zwart gat verdwijnt

Inefficiënt werken brengt veel onnodige en onzichtbare kosten met zich mee. Veel ondernemers of managers zeggen in het duister te tasten over hoeveel onnodige processen er in hun organisaties gaande zijn of welke impact dat heeft op hun medewerkers.

De complexiteit van het moderne werken kost organisaties jaarlijks zo’n $60 miljoen. En binnen vijf jaar nemen die kosten nog met 53% toe. Dat blijkt uit onderzoek van Sapio Research in opdracht van Wrike. Die verborgen kosten zitten vooral in gebrek aan overzicht, inzage, communicatie en toegankelijkheid van informatie op verschillende locaties. Dit vertraagt projecten en verhoogt het verloop van medewerkers.

Het probleem zichtbaar maken

Volgens het onderzoek is 55% van het werk binnen een organisatie onzichtbaar voor de belangrijkste belanghebbenden. Dat noemen we de ‘donkere materie’ van werk en het omvat een hele hoop uren die niet worden vastgelegd, geregistreerd of gemeten tegen doelen. Dat komt omdat het werk op meerdere applicaties en ongestructureerd plaatsvindt.

In het huidige economische klimaat moeten organisaties de efficiëntie en productiviteit verhogen en tegelijkertijd zorgen dat hun werknemers voldoening uit het werk halen. Maar het nieuwe digitale tijdperk heeft ook voor meer chaos en minder afstemming gezorgd. En dat wordt alleen maar erger met een overdaad aan apps en data.

In een turbulente economische markt kunnen bedrijven het zich niet meer permitteren deadlines niet te halen of hun beste talenten te verliezen. Om efficiënter te werken, is het voor organisaties cruciaal om hun werkcomplexiteit écht te begrijpen, en om te weten hoe je die valkuilen vermijdt.

Onderzoeksresultaten: er is nog een wereld te winnen

We ondervroegen 2.800 bedrijfsleiders en professionals om inzicht te krijgen in hun bedrijfsprocessen en de impact daarvan op bedrijven, teams en individuele medewerkers.

Het afgelopen decennium werd werk steeds complexer. Dat komt omdat we steeds meer applicaties en data gebruiken en alles steeds sneller gaat. Zo bleek uit het onderzoek dat 86% van de managers nieuwe communicatie- en samenwerkings-tools moest gaan gebruiken om werken op afstand en hybride werken te ondersteunen. Maar slechts de helft van die applicaties zijn geïntegreerd.

Medewerkers zeggen dat ze dagelijks gemiddeld 14 toepassingen gebruiken, en tijdens de pandemie namen bedrijven gemiddeld negen nieuwe toepassingen in gebruik. In al die synchrone toepassingen en ongestructureerd werk gaat heel wat tijd zitten – denk aan chats, video calls en het overzetten van informatie tussen applicaties die niet geïntegreerd zijn.

Hybride werken leidt ook vaak tot onnodig veel vergaderingen, al dan niet online. Van alle ondervraagde kenniswerkers gaf 71% aan te vaak in niet-productieve besprekingen te zitten, waarin onderwerpen aan bod komen die al besproken zijn. En 78% is van mening dat de bespreking ook een mail had kunnen zijn.

Daarnaast zijn ze tijd kwijt aan het zoeken naar informatie, het delen van informatie en vervolgens daar weer wat van vinden. Daarom zegt 59% van de bedrijfsleiders dat het nu onmogelijk is om te zeggen hoe alles vordert, omdat zoveel relevante informatie niet zichtbaar is. Van hen ondervond 65% minstens wekelijks problemen met projecten. Met real-time inzicht in de projectstatus zou dat geen probleem zijn.

De menselijke kosten van inefficiëntie

Organisaties zijn de afgelopen jaren veelal positief veranderd en hebben een digitale mindset volledig omarmd. Maar dat heeft ook een schaduwzijde. Doordat niet alles inzichtelijk is, blijkt dat vier op de vijf medewerkers wel eens tegenstrijdig met hun collega’s werken. Ze krijgen bijvoorbeeld taken die elkaar tegenspreken, begrijpen instructies anders of hebben geen toegang tot dezelfde informatie. Hierdoor trekken ze andere conclusies.

Al dat onnodige en inefficiënte werk heeft ook invloed op de gezondheid, het werkgeluk en de werkomgeving. Zo vindt 78% van de kenniswerkers dat ze op gespannen voet werken met hun collega’s en voelt bijna twee derde zich overwerkt. Bijna driekwart van hen ervaart stress en een op de vijf overweegt hierdoor zijn of haar baan op te zeggen.

De weg naar verlichting

Organisaties moeten toepassingen integreren en informatie consolideren, om zo een single source of truth te hebben. Dit maakt het gemakkelijker om voortgang te volgen en toegang te krijgen tot informatie. Zo neemt het risico op tijdverspilling af en verdwijnt een belangrijke bron van stress voor werknemers. Bijna alle ondervraagde medewerkers zijn het eens: een single source of truth voor informatie zou de stress in hun teams verminderen. Van alle ondernemingen is een groot deel (86%) dan ook van plan te investeren in tools, zoals kunstmatige intelligentie en workflow-automatisering om zo een single source of truth voor werk in hun onderneming te creëren. Maar hoe doe je dat?

Als ondernemingen de ‘donkere materie’ aan het licht willen brengen, is tijdig investeren in de juiste technologie cruciaal. Plannen maken is goed, actie is beter. Ondernemingen hebben een aanpak nodig die robuust genoeg is om complexe workflows te beheren, maar die ook eenvoudig genoeg is voor alle medewerkers. Daarbij is het belangrijk te beseffen dat ze voor sommige taken of projecten ook input of inzicht van buitenaf nodig hebben, zoals van externe teams, de raad van bestuur, klanten of leveranciers.

De organisatie die volledig inzicht heeft in deze workflows en toepassingen en de data die er op alle niveaus uit voortkomt kan de donkere materie het beste beteugelen.

Over de auteur: Sacoro Fraenk is Productivity consultant bij Wrike.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op sociale media: LinkedIn, Twitter en Facebook.