Cultuuromslag naar een hybride organisatie: zo pak je het aan

Hybride werken gaat niet meer verdwijnen: bijna alle organisaties hebben er in meer of mindere mate mee te maken. Hoe je hybride werken precies inricht wisselt per organisatie. Belangrijk is dat het proces helder verloopt en dat er input vanuit de medewerkers is.

Je zit er wellicht zelf middenin: de overgang naar een hybride organisatie. Zeker is dat niets vaststaat: het hybride werken is een kwestie van experimenteren, zoeken en vinden. Het is vooral ook een samenspel van de individuele medewerker met het team, liefst binnen de kaders van het beleid van de organisatie. Het leuke is: iedereen is aan het zoeken naar de juiste vorm. Ik geef je wat aanknopingspunten om te zorgen dat het in de praktijk daadwerkelijk goed uitpakt.

Communiceer het waarom

Waarom willen we eigenlijk hybride werken? Het ‘waarom’ is erg belangrijk om alle mensen mee te krijgen. Hybride werken is maatwerk: elke organisatie bepaalt zelf hoe het hybride werken eruitziet. Dit valt of staat met helder beleid. Het beleid dat je  opstelt geeft houvast aan de teams en zorgt ervoor dat de kaders helder zijn.

Haal input bij medewerkers op

Wil je dat teams aan de slag gaan met hybride werken? Voor veel bedrijven is het een uitdaging, maar het helpt echt: co-creëer, zo voorkom je dat je allerlei oplossingen verzint die de teams niet overnemen omdat ze zelf iets anders willen of nodig hebben. Stel medewerkers, bijvoorbeeld tijdens sessies, de volgende vragen:

• Wat zijn voor jou de mogelijkheden van hybride werken?
• Hoe kan hybride werken ons team helpen?
• Welk werk in ons team willen we thuis doen en welke activiteiten passen beter als we samen op kantoor zijn?
• Hoe gaan we om met onze klanten als we hybride werken?
• Wat heeft de leidinggevende nodig om op afstand leiding te geven?

Meten is weten

Een andere manier om input op te halen zijn data uit simpele metingen of enquêtes. Veel organisaties hebben al productiviteitsmetingen waaraan je kunt zien welke consequenties hybride werken heeft op de productiviteit van de organisatie. Houd ook een tevredenheidsonderzoek onder medewerkers: hoe denken de medewerkers over hybride werken? Door te onderzoeken wat de populatie medewerkers wil en vindt, kun je onderbouwde uitspraken doen over wat voor jullie organisatie werkt. En hiermee laat je zien echt naar medewerkers te luisteren.

Een centraal beleid voor de hele organisatie?

En dan… je hebt alle input verzameld: hoeveel kaders moet je afspreken? Het hebben van veel regels kan een gevoel van grip geven, maar te veel regels kunnen juist beperken. Het advies luidt: maak een algemeen kader op basis van de inschatting van alle input en laat hierbij het resultaat leidend zijn. Voorbeelden van verschillende kaders zijn:

• Wij werken 50 procent op kantoor en 50 procent elders.
• Bij ons is zo veel mogelijk digitaal werken het uitgangspunt.
• De klant is leidend in de keuze voor digitaal of face to face.
• De keuze waar je werkt is afhankelijk van je werkzaamheden. Het kantoor is voor samenwerking en netwerken.
• Er is geen verplichting om naar kantoor te komen, maar we raden aan minstens een keer per maand het team fysiek te zien om sociale cohesie te bevorderen.

Stuur bij vanuit je data

Blijf voortgang meten, want juist hybride werken is meetbaar! Hoeveel mensen werken er nu op kantoor? Voor welke werkzaamheden zijn ze er? Hoe gaat het met onze productiviteit? Hoe gaat het met onze verzuimcijfers? Zie je in de metingen dat iets niet loopt zoals het zou moeten, bespreek dan in de teams wat hen kan helpen. Val echter niet in de valkuil dat je bij elk obstakel een nieuwe regel verzint. Een mooie oplossing zou zijn om de medewerkers inzicht te geven in de bezettingscijfers en de problemen die deze veroorzaken. Geef de boodschap dat de oplossing bij henzelf ligt.

Start met experimenteren

Het hoeft niet in één keer goed. Hybride werken is een grote verandering. Het is een utopie dat je alles vooraf kunt bedenken. Begin met de aanpak zoals jullie die hebben bedacht, evalueer en pas aan. Een nieuwe manier van werken moet groeien. Start bijvoorbeeld met een pilot. Van de ervaringen en nieuwe inzichten leer je wat werkt en wat je anders zou willen. Daarnaast helpt een pilot om de medewerkers die andere of aanvullende standpunten hebben of die huiverig zijn voor de overstap, er blijvend bij te betrekken en hun geluid naar voren te brengen. Een mooie manier om het beleid samen vorm te geven.

Over de auteur: Bregje Spijkerman is eigenaar van TeamTalk.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.