HubSpot-integraties: De voor- en nadelen van verschillende integratietypes

Het integreren van verschillende applicaties wordt een steeds grotere opgave voor steeds meer bedrijven. Dat geldt ook voor gebruikers van HubSpot. Er zijn verschillende wegen om applicaties met HubSpot te verbinden. We zetten de voor- en nadelen van de verschillende types op een rij.

Er is sprake van een gigantische toename van het aantal softwaretoepassingen bij bedrijven. Volgens Blissfully’s rapport over SaaS-trends (2019) gebruiken zelfs de kleinste bedrijven (0–50 medewerkers) gemiddeld zo’n 40 verschillende applicaties.

Deze enorme toename van het aantal softwaretoepassingen stelt bedrijven voor een nieuwe uitdaging: hoe verbinden we deze applicaties met elkaar? Deze vraag speelt vooral onder bedrijven die een gecentraliseerde CRM-tool zoals Salesforce of HubSpot gebruiken, omdat de effectiviteit van een CRM sterk afhangt van de hoeveelheid data die kan worden verzameld en gedeeld.

Het goede nieuws is dat veel van deze gecentraliseerde CRM-tools integratie-opties bieden. Zo heeft HubSpot een aantal verschillende integratie-opties, elk met zijn eigen voor- en nadelen. In dit artikel zet ik als voorbeeld alle HubSpot-opties op een rij, met bij elke optie de voor- en nadelen voor wat het gebruiksgemak, de betrouwbaarheid, de ondersteuning, de kosten en de flexibiliteit betreft.

Kant-en-klare integraties gebouwd door HubSpot

Begin altijd eerst met kijken of er een buuilt integration beschikbaar is. In dit voorbeeld dus een HubSpot built integration. Deze integraties, die door HubSpot zelf ontwikkeld zijn, werken meestal het best wanneer je twee systemen met elkaar wilt integreren.

Voordelen

• Gebruiksgemak – Deze integraties zijn over het algemeen gemakkelijk te gebruiken, vooral als je bekend bent met HubSpot. De meeste door HubSpot gebouwde integraties kunnen binnen de HubSpot-gebruikersinterface worden opgezet en beheerd. Zo kan de door HubSpot gebouwde Salesforce-integratie volledig vanuit het HubSpot-systeem worden beheerd. Van het opstellen van inclusielijsten tot het synchroniseren van eigenschappen: alles wordt binnen HubSpot uitgevoerd op een vertrouwde gebruikersinterface (zie hieronder).

• Betrouwbaarheid – Deze integraties zijn door HubSpot zelf ontwikkeld vanuit de gedachte dat ze door duizenden gebruikers gebruikt gaan worden. Dat betekent dat ze aan dezelfde kwaliteitseisen moeten voldoen als alle andere HubSpot-software. Mijn persoonlijke ervaring met door HubSpot gebouwde integraties is dat ze probleemloos werken.

• Ondersteuning – Alle door HubSpot gebouwde integraties worden ondersteund door HubSpot, en daar is HubSpot erg goed in. Zo worden de door HubSpot gebouwde Salesforce-integraties bijvoorbeeld geleverd met een uitgebreid documentatiepakket, van artikelen uit de Knowledge Base tot stap-voor-stap instructies voor de integratie. Daarnaast kun je bij eventuele problemen met de integratie contact opnemen met het HubSpot Support Team, de HubSpot Succes Manager of zelfs, mocht dat nodig zijn, met het ontwikkelteam.

• Kosten – Alle door HubSpot gebouwde integraties die ik ben tegengekomen zitten bij de licentie inbegrepen. Voor sommige integraties heb je wel een specifiek licentie nodig, maar de integratie zelf is gratis. Zo heb je voor de door HubSpot gebouwde Salesforce-integratie een Pro+ licentie nodig voor zowel HubSpot als Salesforce, maar worden er geen extra kosten gerekend voor het gebruik van de integratie.

Nadelen

• Flexibiliteit – De door HubSpot gebouwde integraties worden kant-en-klaar geleverd. Hoewel dit natuurlijk fantastisch is qua gebruiksgemak en betrouwbaarheid, gaat het wel ten koste van de flexibiliteit. Dit kan problematisch zijn voor klanten met complexe eisen, omdat de integraties niet kunnen worden afgestemd op hun specifieke behoeften. Zo werkte ik ooit eens met een klant die een zomerkamp organiseerde. De klant had in Salesforce een aangepast object voor kinderen gemaakt, genaamd ‘kampdeelnemers’. Aan ons de taak om bepaalde HubSpot-contacten te synchroniseren met de eigenschap ‘kampdeelnemers’ (zie hieronder). We kregen het niet voor elkaar, omdat je met de kant-en-klare integratie alleen HubSpot-contactobjecten kunt toewijzen aan Salesforce-lead/contactobjecten.
  

Een volledig overzicht van door HubSpot gebouwde integraties vind je op de HubSpot App Marketplace. Je kunt de lijst met apps filteren op “Built by HubSpot”:

Kant-en-klare integraties, gebouwd door de te integreren software

HubSpot kan onmogelijk voor alle bestaande software een integratie creëren, en dus bestaat er voor het gros van de applicaties geen specifiek door HubSpot gebouwde en ondersteunde integratie. Maar veel softwaretoepassingen hebben hun eigen ingebouwde integratie, en die vormt in de meeste gevallen het beste alternatief. Zo is er geen door HubSpot gebouwde integratie met Typeform, maar bestaat er wel een die uit de stal van Typeform zelf afkomstig is.

Voordelen

• Gebruiksgemak – Ook deze integraties zijn gemakkelijk te gebruiken omdat ze kant-en-klaar worden geleverd en in de meeste gevallen beschikbaar zijn binnen de gebruikersinterface van de te integreren software. Hierdoor kunnen ook niet-ontwikkelaars de integratie binnen deze software opzetten en beheren. In het geval van Typeform, bijvoorbeeld, kunnen gebruikers binnen de gebruikersinterface van Typeform eenvoudig een synchronisatie instellen tussen hun formulieren en die van HubSpot (zie hieronder):
  

• Kosten – Net als de kant-en-klare integraties van HubSpot zijn deze integraties meestal gratis bij een bepaald soort licentie.

Twijfelgeval

• Betrouwbaarheid – Hier zien we zowel voor- als nadelen. Over het algemeen zijn deze integraties betrouwbaar, aangezien ze zijn gebouwd door de ontwikkelaars van de te integreren software. Maar omdat niet alle softwarebedrijven dezelfde kwaliteitseisen hanteren, krijg je vroeg of laat ook met minder betrouwbare integraties te maken. Om dit te voorkomen, kun je zoeken naar integraties met het HubSpot Certified App-keurmerk. Om dit keurmerk te behalen, moet een app “een extra technische beoordeling door de ontwikkelaars van HubSpot doorstaan”.
  

• Ondersteuning – Ondersteuning is nog een twijfelgeval. De ondersteuning van HubSpot is naar mijn ervaring uitstekend ingericht. Dat is niet bij alle softwarebedrijven het geval. Aangezien deze integratie door een ander softwarebedrijf is gebouwd, moet je op de ondersteuning van dat bedrijf vertrouwen. HubSpot kan je daarbij niet helpen. Het kan allemaal natuurlijk prima verlopen, maar het kan ook minder goed aflopen.

Nadelen

• Flexibiliteit – Net als de kant-en-klare integraties van HubSpot zijn ook deze integraties vaak minder flexibel.

Ook deze door andere softwarebedrijven gebouwde integraties vind je op de HubSpot App Marketplace. Aan het ‘Built by’-label op de overzichtspagina kun je zien wie de app gebouwd heeft.

 

 

Kant-en-klare integraties gebouwd door een externe partij

Wat je vaak ziet is dat noch HubSpot, noch het andere bedrijf een integratie heeft gebouwd. Soms is er een externe partij die in dit gat springt en een integratie creëert. Stel bijvoorbeeld dat je WhatsApp aan HubSpot wilt koppelen om contacten te genereren uit inkomende berichten. Als je op de App Marketplace kijkt, zie je dat de enige kant-en-klare integraties die hiervoor bestaan, gemaakt zijn door externe bedrijven. Zo’n externe partij kan iedereen zijn, van een HubSpot-partner tot een onafhankelijke integratie provider.

Twijfelgeval

• Gebruiksgemak – Met een kant-en-klare integratie zijn de installatie en het onderhoud meestal eenvoudiger dan met een maatwerksysteem. Maar aangezien deze integraties niet door dezelfde ontwikkelaars zijn gebouwd als de softwaretoepassingen die je wilt integreren, ontstaan er vaak problemen tijdens de installatie en het onderhoud. Zo kunnen de interface, de terminologie en de set-up sterk afwijken van de software die je probeert te koppelen.

• Betrouwbaarheid – Een kant-en-klare integratie is meestal betrouwbaarder dan een maatwerksysteem. Maar ook hier geldt dat de integraties niet door dezelfde ontwikkelaars zijn gebouwd als de softwaretoepassingen die je wilt integreren. Dat kan tot problemen leiden.

Nadelen

• Ondersteuning  – De ondersteuning van de integraties is volledig afhankelijk van de externe ontwikkelaar. Dat houdt in dat de ondersteuning losstaat van de twee softwaretoepassingen die je wilt integreren. Bovendien zijn die externe bedrijven meestal kleiner, waardoor ze over het algemeen minder ondersteunende infrastructuur in huis hebben dan grotere softwarebedrijven.

• Kosten – De externe bedrijven die deze integraties maken, genereren geen inkomsten uit de licenties op de twee te integreren applicaties. Om toch wat te verdienen brengen veel van deze bedrijven licentiekosten in rekening. Afhankelijk van het type integratie kunnen de licentiekosten variëren van $5 tot meer dan $1.000 per maand.

• Flexibiliteit – Net als de eerder beschreven kant-en-klare integraties zijn ook deze integraties vaak minder flexibel.

Integraties op maat

Tot slot bespreken we integraties op maat. In het kader van dit artikel bedoelen we met een integratie op maat iedere integratie die speciaal voor een eenmalig doel is gebouwd. Deze integratie kan volledig nieuw worden ontworpen aan de hand van API-verbindingen, of er kan gebruik worden gemaakt van externe tools zoals PieSync. In vrijwel alle gevallen heb je een deskundige ontwikkelaar nodig die de integratie zowel kan ontwerpen als bouwen. Dit kan iemand binnen je eigen organisatie zijn, of een externe partner zoals een HubSpot-integratiepartner.

Voordelen

• Flexibiliteit – Integraties op maat zijn verreweg het meest flexibele type integratie. Je kunt ze volledig naar eigen wens inrichten, zolang de ontwikkelaar de juiste kennis in huis heeft en er voldoende open API’s beschikbaar zijn voor beide applicaties. Bij complexere integraties zijn deze integraties op maat vaak de enige oplossing.

Nadelen

• Betrouwbaarheid – Omdat integraties op maat speciaal voor een bepaald doel worden gebouwd, zijn ze over het algemeen niet uiterst betrouwbaar. Kant-en-klare integraties zoals boven beschreven worden vaak geïmplementeerd en gebruikt. Hierdoor komen veel voorkomende fouten of glitches sneller aan het licht. Voor integraties op maat geldt dit niet, waardoor fouten voor of tijdens de implementatie moeilijker te ontdekken zijn.

• Ondersteuning – De ondersteuning voor een integratie op maat ligt meestal bij het ontwikkelteam en niet bij de software die gekoppeld wordt. Ook hierbij geldt dus dat de ondersteuning van de integraties volledig afhankelijk is van een externe partij.

• Gebruiksgemak – Voor het opzetten en onderhouden van een integratie op maat is vrijwel altijd kennis van softwareontwikkeling nodig, of het nu gaat om kennis over de data-architectuur of het koppelen van API’s. Hierdoor scoort dit type integratie het laagst op gebruiksgemak.

• Kosten – Omdat deze integraties vanaf nul moeten worden opgebouwd, hangt er vaak een stevig prijskaartje aan. Wie externe partijen inhuurt om deze integraties te bouwen, heeft meestal te maken met hoge opstart- en onderhoudskosten.

Conclusie

Uiteindelijk hangt de keuze voor een bepaald type integratie af van de beschikbare opties en van de mate waarin die opties aan je eisen voldoen. Bepaalde typen integratie zijn misschien niet ideaal, maar soms zijn ze de enige haalbare optie. Tot slot wil ik je nog de beslisboom meegeven die ik altijd gebruik als ik beslissingen moet nemen over een bepaald type integratie. Daarmee ben jij wellicht ook geholpen bij een volgende integratie.

Over de auteur: Oscar Zamorano is HubSpot-consulent bij Webs.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.