Intelligente systemen zorgen voor optimaal contractbeheer

Veel bedrijven en organisaties hebben te maken met overeenkomsten, contracten en afspraken. Die documentatie is vaak uitgebreid en complex. Hoe kun je automatiseringen of zelfs kunstmatige intelligentie inzetten om je contract lifecycle management makkelijker te maken? En op welke plekken in het proces voegt het de meeste waarde toe?

Een complexe overeenkomst van driehonderd pagina’s: het kost juristen soms dagen om alles door te pluizen en zeker te weten dat er  geen belangrijk detail over het hoofd wordt gezien. Of naar Italië vliegen om een overeenkomst voor een baan op afstand van een ‘natte handtekening’ te voorzien: niet de meest duurzame oplossing. Een hypotheekgesprek waarbij twee advocaten, een koper en een verkoper en een makelaar aanwezig moeten zijn voor identificatie en ondertekening: het vergt tijd en moeite als mensen zich op diverse locaties bevinden. Dat kan makkelijker: met slimme oplossingen en tools.

Van structureren van data tot slimme systemen

De mate waarin onze klanten ervaring hebben met het structureren van data en het inzetten van kunstmatige intelligentie en automatisering om hun contracten te beheren, varieert natuurlijk sterk. Sommigen beginnen net met het ordenen en verzamelen van documenten. Anderen zijn al bezig met een uitgebreid archief. Maar bijna geen enkel bedrijf heeft complete controle over alle documenten.

Vaak beginnen we aan de basis: hoe structureer je data en creëer je overzicht, zodat je er daarna mee aan de slag kunt? Denk bijvoorbeeld aan templates, waardoor het makkelijker wordt om de gegevens uit documenten via het vaste format te verwerken in een databank. Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven die met veel overeenkomsten te maken hebben, zijn contracten van buiten. Wie van anderen documenten ontvangt, moet een stapje verder kunnen gaan om dezelfde datapunten te kunnen verwerken. Zoiets ogenschijnlijk simpels als een bedrijfsnaam kan verwerkt zijn in een briefhoofd, een logo of in een bijzonder lettertype op een contract staan. Om ook deze gegevens correct de databank in te krijgen, heb je een geavanceerde oplossing nodig. Denk daarbij aan een tool voor Contract Lifecycle Management (CLM), zoals DocuSign CLM.

Voordelen van contract lifecycle management

Door data beter te beheren en te automatiseren, kun je inzetten op het verminderen van het aantal mensen dat nodig is om contractbeheer uit te voeren. Je kunt de automatiseringen ook gebruiken om basistaken op te vangen en je juristen op die manier vrij te spelen voor complexere uitdagingen, waarbij hun expertise echt wordt benut. Automatisering helpt ook bij het verminderen van een gemiddelde doorlooptijd van documenten. En voor veel bedrijven ook steeds belangrijker: je kunt met hulp van automatiseringen en kunstmatige intelligentie makkelijker risico’s opsporen en voorkomen.

Integreer CLM met bestaande oplossingen

Breng alle data samen op één plek, zodat je juridische team, verkopers en inkopers het allemaal kunnen gebruiken. Wil je bijvoorbeeld verkopers ook geheimhoudingsovereenkomsten of servicecontracten laten opstellen, zodat je juridische collega’s zich kunnen richten op de complexere taken? Ook dan draagt automatisering bij aan het niveau van zelfredzaamheid. Door te leunen op een database van goedgekeurde clausules zorgt je voor snelle, consistente en veilige contracten.

Om de verkopers helemaal in hun eigen habitat te ondersteunen, kun je een oplossing zoals DocuSign CLM integreren met eigen tools. Denk aan een integratie met Salesforce of Microsoft Dynamics. Mensen blijven in hun eigen workflow en gebruikersomgeving, maar ervaren wel de voordelen en functionaliteiten van de automatiseringen. Zo is het amper disruptief en wel erg efficiënt.

Geavanceerde hulp met kunstmatige intelligentie

Een geavanceerder gebruik van de tool is het scannen op afwezige clausules in overeenkomsten, of andere vormen van risicoanalyses. Kunstmatige intelligentie kan helpen al die pagina’s door te nemen, te begrijpen én te interpreteren.  Denk bijvoorbeeld aan ‘Als deze zinsnede erin staat én deze, dan volgt daar automatisch een bepaald risico uit’, dat door een specialist beoordeeld moet worden.

Helemaal interessant wordt het als je teksten gaat doorgronden op basis van wat er niet wordt gezegd. Zoek je bijvoorbeeld op de afwezigheid van ‘dataprivacy’ in documenten, dan is een zoekopdracht voor die term alleen niet genoeg. Sommige contracten zullen een andere term gebruiken, of bevatten een beschrijving of halen voorbeelden van dataprivacy aan. Wil je zeker weten dat de term of daarmee gelieerde onderwerpen écht niet aan bod komen, dan heb je een geavanceerde scan nodig. Bij deze intelligent search komt kunstmatige intelligentie pas echt tot zijn recht.

Thuiswerken betekent grotere rol voor contractmanagement

Op afstand werken heeft contractmanagement en elektronische handtekeningen nog relevanter gemaakt. Het is belangrijk om documenten snel op de juiste plek te krijgen, met (indien nodig) een natte handtekening of het type e-signature dat daar wettelijk voor mag doorgaan of zelfs een veilige identificatie. En hoe zorg je ervoor dat alle bestanden op de goede plek terechtkomen, zonder dat je gevoelige informatie uit zicht raakt?

Zeker in een tijd waar veel thuiswerkers geen printers meer hebben en papierloos werken gestimuleerd wordt, is het belangrijk om ook na te denken over hoe je contractmanagement duurzaam in kunt zetten. Je wilt niet langer stapels papieren en al helemaal niet dat het nodig is dat iemand de halve wereld over vliegt om een handtekening te zetten.

Contract lifecycle-management helpt je daarnaast nog een stap verder te gaan. Bedrijven die bijvoorbeeld toewerken naar een duurzame toeleveringsketen, willen misschien een nieuwe clausule aan contracten toevoegen om leveranciers te verplichten hun producten duurzaam te verwerven. Dan is het wel belangrijk dat deze veranderde clausule bedrijfsbreed en consistent over alle nieuwe documenten wordt uitgerold. Geautomatiseerd contractmanagement voorkomt fouten hierin. Ook kan het systeem volgen of een document de deur uit gaat zonder deze aanpassing. Dan gaat er een belletje af waardoor iedereen weet dat niet aan alle aanpassingen is voldaan. Zo voorkom je inconsistenties en de daarmee gepaard gaande risico’s.

Elke onderneming kan aan de slag met CLM

Vooral bedrijven met veel overeenkomsten zien waarschijnlijk makkelijk in hoe zij kunnen profiteren van gestructureerde en geautomatiseerde data. Maar dat wil niet zeggen dat kleinere bedrijven er geen voordelen van kunnen ervaren. Sterker nog: bijna alle bedrijven hebben dezelfde resultaten voor ogen als ze aan de slag gaan met contract lifecycle-management.

Wil je ontdekken hoe de DocuSign CLM-tool werkt? Bekijk dan hier de video of vraag een demo aan.

Over de auteur: Anna Fink is Senior Director, EMEA Strategy bij Docusign.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.