Internationale e-fulfilment: tax, financiën en logistiek gaan hand in hand

Uitdagingen bij uitbreiding naar andere productgroepen

We zijn momenteel vooral actief in één specifieke productgroep, met vitaminen, voedingssupplementen en superfoods. We zijn echter hard bezig om operaties op te zetten in totaal andere productgroepen, ook dingen die helemaal niets met food te maken hebben. Maar uitbreiding naar andere productgroepen brengt ook uitdagingen met zich mee op andere vlakken:

• Waar we nu eigenlijk alleen actief zijn in laag BTW-productgroepen gaan we nu ook actief worden in hoog BTW- productgroepen. Dit betekent dat je goed moet nadenken over de opzet van je financiële administratie achter de operatie zodat je straks ook op een makkelijke wijze BTW kunt rapporteren richting de diverse instanties. Met name als je te maken hebt met BTW-aangiften in meerdere EU-landen (omdat je over de drempelbedragen zit) is dit best wel een complexe operatie.
• Wist je overigens dat de BTW-systemen in de verschillende EU-landen ook niet helemaal synchroon lopen? Dit geldt niet alleen voor verschillen in de BTW tarieven zelf, maar waar voeding in Nederland is belast tegen laag BTW is voeding in Italië bijvoorbeeld belast tegen hoog BTW. Kortom, het wordt allemaal best wel complex als je zaken doet in meerdere EU-landen.
• Onze strategie is om in al die specifieke productgroepen waarin we actief worden ons te positioneren als een ‘specialist’. Dus de consument denkt dat hij producten van een specialist koopt. Tegelijkertijd lopen al die ‘winkels’ over dezelfde ICT en Supply Chain backbone. Een beetje de Coolblue-aanpak, maar dan in totaal verschillende branches. Dit betekent dus ook een onderscheid in de gebruikte verzenddozen, logo op de pakbon, de e-mailcommunicatie etcetera.Vervolgens komt de vraag of je dan al die specifieke productgroepen vanuit één financiële entiteit gaat doen dan wel of je per productgroep een aparte financiële entiteit gaat opzetten. Afwegingen op basis van kosten, risico en inzichtelijkheid ten behoeve van rapportage. Plus de eisen die de verschillende marktplaats en technologie partners ook stellen. Marktplaatsen zoals Amazon, eBay, Bol.com maar ook betalingsproviders stellen allemaal eisen aan (externe) verkopers. Kun je bijvoorbeeld op 1 en dezelfde financiële entiteit wel meerdere aparte accounts openen? Amazon heeft bijvoorbeeld als eis dat je voor elke aparte account een aparte bankrekening moet hebben (je kunt wel meerdere accounts op een en dezelfde financiële entiteit openen).

Uitdagingen buiten de Europese Unie

Buiten de Europese Unie begint het erg complex te worden. We zijn momenteel bezig om e-commerce-operaties op te zetten in bijvoorbeeld China, Rusland, Noord Amerika en andere landen. Hieronder enkele ervaringen:

Waar leg je lokaal voorraden neer?

In het longtail assortiment wil je uiteraard vermijden dat je overal in elk land voorraden gaat neerleggen. Dat brengt veel voorraadrisico met zich mee maar lokale voorraden creëren ook allerlei andere verplichtingen. Wanneer je bijvoorbeeld lokale voorraden neerlegt in de Verenigde Staten creëert dat een zogenaamde tax nexus in de betreffende staat of stad waarin de voorraad ligt. Dat betekent dat je Sales Tax moet afdragen over alle verkopen naar inwoners van die staat of stad.

Wanneer je producten verzendt van buiten de Verenigde Staten naar consumenten in de Verenigde Staten geldt die Sales Tax verplichting niet (maar dan heb je uiteraard met import wetgeving te maken). Nu is het gekke dat er in de Verenigde Staten circa 3000 aparte Sales Tax regelingen zijn die allemaal verschillend zijn. Als je dan toch besluit om lokale voorraden neer te gaan leggen kun je als buitenlandse partij dus selecteren wat de meest optimale locatie is vanuit dit soort overwegingen. Gek eigenlijk. Nu willen we eigenlijk onze logistiek aldaar laten uitvoeren door Amazon via de Amazon FBA dienstverlening.

Echter wanneer je een inbound goederenlevering naar Amazon FBA aanmaakt, bepaalt Amazon FBA op dat moment naar welk FBA center die specifieke levering verstuurd moet worden. In theorie betekent dit dus dat je voorraden dan verspreid worden over een tig-tal verschillende FBA lokaties over heel de Verenigde Staten wat dan theoretisch ‘sales nexus’ creëert in heel veel verschillende locaties in de Verenigde Staten (en overal moet je dan een belastingnummer aanvragen en lokaal belasting afdragen). Nu zijn er uiteraard wel allerlei ICT oplossingen en dienstverleners die dit uit handen kunnen nemen.

We zijn momenteel met Amazon in gesprek hoe we dit nu het beste kunnen regelen. Maar zo zie je wel weer dat je in de wereld van global e-fulfilment tegen allerlei nog ‘nieuwe’ en ‘onontdekte’ dingen aanloopt.

China

Met deze voorbeelden kun je wel zien dat optimalisatie van e-fulfilment op wereldwijd niveau (maar ook in Europa) een zaak is van een goede afweging maken tussen verzendkosten, tax en financiële overwegingen. En dat je al snel in complexe onderwerpen terecht komt die nog vaak ‘nieuw’ en ‘onontdekt’ zijn en waar vrij weinig expertise in de markt beschikbaar voor is.

*) Dit artikel is tevens gepubliceerd op de website van Logistiek.nl.