Meer online resultaat met data pools

Data pools zijn marktplaatsen waar productinformatie wordt uitgewisseld tussen leveranciers en afnemers. Welke belangrijke data pools zijn beschikbaar in de consumptiegoederenindustrie en hoe kan je het productassortiment optimaliseren en verbeteren door integratie met dergelijke oplossingen?

Voor online retailers zit de grootste kans om extra groei te realiseren in de kwaliteit en kwantiteit van het productassortiment. Met het optimaliseren van productinformatie en het vergroten van je assortiment kan je het marktbereik aanzienlijk vergroten. Data pools kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Door Product Information Management of Master Data Management te integreren met data pools, kunnen retailers het product on-boarding-proces optimaliseren en het product-assortiment eenvoudig vergroten. Het is ook mogelijk om je datakwaliteit te verbeteren in termen van volledigheid, nauwkeurigheid en actualiteit. Zonder data pool-integratie is de actualiteit van productinformatie een flinke uitdaging.

Dit artikel gaat in op de eigenschappen van deze data pools. Welke belangrijke data pools zijn beschikbaar in de consumptiegoederenindustrie en hoe kan je het productassortiment optimaliseren en verbeteren door integratie met dergelijke oplossingen.

Wat is een data pool?

Data pools zijn marktplaatsen waar productinformatie wordt uitgewisseld tussen leveranciers en afnemers. De meeste data pools opereren onafhankelijk van leveranciers of afnemers, hoewel ze soms worden aangestuurd door een inkoopgroep. Data pools stellen leveranciers en fabrikanten in staat om productinformatie centraal te publiceren. Hierdoor is het niet meer nodig om de productgegevens separaat voor elke klant beschikbaar te maken. Tegelijkertijd hoeven afnemers niet meer bij iedere leverancier afzonderlijk productinformatie op te halen.

De schat aan productinformatie die via data pools wordt gedeeld, kan variëren van eenvoudige elementen zoals aantal, naam, beschrijving en eenheid, tot zeer uitgebreide informatie zoals gedetailleerde productbeschrijvingen, afbeeldingen, video’s, verwijzingen naar andere producten, productbeoordelingen, recensies en technische specificaties. Ook specifieke branchegerichte elementen zijn beschikbaar zoals juridische informatie (belastingen, waarschuwingen, landuitsluitingen), logistiek (import/export codes, transportopties), verpakkingsinformatie, gebruiksinformatie (batterijen, veiligheidswaarschuwingen). De lijst is eindeloos.

Het gebruik van een data pool heeft het voordeel dat je al die informatie voor het volledige assortiment op een gestructureerde manier krijgt aangeleverd zonder dat je er erg veel ingewikkelde dingen voor hoeft te doen.

De data pool uitdaging

Om het delen van deze al deze informatie mogelijk te maken, zijn een goede data standaard en classificatie de belangrijkste succesfactoren. Er zijn meerdere type standaarden voor het delen van productinformatie in gebruik. Elke branche of marktsegment kan specifieke uitgangspunten hanteren en iedere organisatie die producten verhandelt, zal ook zijn eigen eisen hebben.

Standaarden voor het delen van productinformatie hebben niet alleen betrekking op technische zaken zoals XML versus JSON, de meest gebruikte formaten voor datatransport. Ook de definitie en semantiek van informatie, zoals bijvoorbeeld: “wat betekent basiseenheid”, spelen een rol. Sommige data pools gebruiken daarom de wereldwijde standaard en breiden deze uit met extra richtlijnen en aanbevelingen, terwijl andere uitsluitend hun eigen standaard toepassen. Het kiezen van de juiste data pool en het succesvol toepassen in je organisatie kan hierdoor best een uitdaging zijn. Bij VIQTOR DAVIS hebben we veel kennis en ervaring met dit onderwerp.

Welke data pool moet ik kiezen?

Er zijn generieke data pools die alles proberen te ondervangen, en data pools die gericht zijn op specifieke branches. De uitdaging met generieke oplossingen is dat het soms moeilijk kan zijn om in te spelen op branche specifieke wensen. Voor retailers die een breed assortiment nastreven, voorkomt het gebruik van een generieke data pool de noodzaak tot verbinding met meerdere partijen. Voor retailers die zich willen specialiseren in een specifieke branche of een marktsegment, is een meer gespecialiseerde data pool wellicht interessanter, bijvoorbeeld over technische apparatuur.

Een data pool overzicht

De volgende tabel geeft een overzicht van belangrijke data pools, van algemene tot meer specifieke:

Hoe pas je een data pool toe in je verkoopproces

Bepaal eerst de doelstelling voor de toepassing van een data pool met betrekking tot productinformatie. Gaat het bijvoorbeeld om het vergroten van het productassortiment, het efficiënter verzamelen en beheren van productinformatie of juist om het verbeteren van de kwaliteit van de productinformatie? Bepaal welk type data pool van toepassing is: generiek of markt specifiek? Op basis daarvan definieer je de shortlist met pools waaruit je kan kiezen en voer je analyses uit. Je onderzoekt hoe iedere afzonderlijke data pool kan voldoen aan de wensen en bedrijfsdoelstellingen.

Integratie

De volgende stap is om te bepalen hoe je de data pool integreert in de bestaande productinformatie-processen en -systemen. Dit vraagt ​​om een ​​analyse van de huidige manier van werken met productinformatie. Wordt de informatie momenteel uitgewisseld en beheerd in Excel-sheets of in ERP-systemen? Waar wordt de productinformatie toegepast en verspreid? In iedere organisatie zullen er meerdere verkoopkanalen zijn die op hun eigen manier met productdata werken. Daarnaast vormt de distributie van productgegevens naar marktplaatsen, zakenpartners en zelfs rechtstreeks naar klanten een onderdeel van de algemene uitdaging.

PIM of MDM?

Om met de complexiteit van onboarding, beheer en distributie van productinformatie om te gaan, is vaak de huidige manier van werken niet toereikend en is een specifieke oplossing noodzakelijk. Het gebruik van een Product Informatie Management (PIM) -systeem of een Master Data Management (MDM) -oplossing kan zowel dit probleem oplossen als de integratie van de geselecteerde data pool(s) in de organisatie mogelijk maken. Hoewel PIM- en MDM-oplossingen erg op elkaar lijken, is er een belangrijk verschil. PIM systemen richten zich op het verzamelen, beheren en distribueren van productinformatie voor verkoopkanalen, met uitstekende ondersteuning voor rich-text en multimedia. MDM kent een bredere benadering en heeft het beheer van masterdata over processen en systemen heen als doel, inclusief integratie met ERP-systemen, magazijnbeheersystemen, business intelligence-tools en datawarehouses. Dus naast productinformatie ook leveranciersdata, klantdata, referentiedata, metadata, etc.

Wat betreft de integratie met data pools: de meest voorkomende PIM- en MDM-oplossingen bieden ondersteuning voor integratie met data pools of kunnen eenvoudig worden geïmplementeerd met behulp van de integratiefaciliteiten van de oplossing. Dit maakt een volledige integratie mogelijk van het verkrijgen van de productinformatie tot de on-boarding-, verrijking- en distributieprocessen van productinformatie.

Productinformatie verbeteren

Samenvattend: er zijn meerdere data pools beschikbaar om je productassortiment en de kwaliteit van bijbehorende productinformatie te verbeteren. Ook voor het vergroten van het assortiment en een efficiënter beheer van productinformatie kan een data pool helpen. De belangrijkste stappen hierbij zijn:

• Opstellen van doelstellingen
• De selectie van één of meerdere data pools
• Toetsen huidige manier van werken met productinformatie
• Het definiëren van de oplossing op hoog niveau (processen en systemen)
• Selectie van PIM/MDM-software
• Het definiëren en uitvoeren van een implementatie roadmap

Over de auteur: Alfred Kayser is Lead MDM Architect bij VIQTOR DAVIS