Professionaliseer je interne communicatie met e-mailmarketing
E-mailmarketing is bij veel organisaties een waardevol onderdeel van marketing. Maar het zou ook een waardevol onderdeel van interne communicatie moeten zijn. Het gebruik van e-mail voor interne communicatie verschilt namelijk niet zoveel van e-mail voor externe marketingdoeleinden. Toch wordt de waarde ervan voor interne communicatie vaak over het hoofd gezien.
Hoe kun je interne communicatie professionaliseren met e-mailmarketing, met als doel betrokkenheid, loyaliteit, tevredenheid en duidelijkheid creëren?
Waarom e-mail als intern communicatiemiddel?
E-mail is zeer geschikt voor informatieve (interne) doeleinden. Vooral voor grote organisaties is het een uitdaging om alle werknemers een gevoel van betrokkenheid te geven. Door een interne (informatieve) mailing kun je werknemers:
- op de hoogte houden van interessante projecten
- nieuwe werknemers voorstellen
- de agenda delen
- meningen peilen
- je werknemers oproepen vacatures te delen via social media
- en bovenal de filosofie van je organisatie uitdragen
Wanneer je werknemers niet betrekt bij dit soort zaken, krijgen ze minder binding met de organisatie. En hoe kan de filosofie van de organisatie goed uitgedragen worden als niet iedereen op de hoogte is van belangrijke ontwikkelingen? Goede externe communicatie begint bij goede interne communicatie.
Het begint met een professioneel e-mail marketingsysteem
Interne mails worden vaak via Outlook verzonden. Van één ding ben je zeker; de mail is verstuurd. Het heeft echter meer nadelen dan voordelen. Je blijft namelijk met de volgende vragen zitten:
- Wie heeft de mail geopend?
- Wie heeft doorgeklikt?
- Wat is de effectiviteit geweest van de mailing
Ook wordt interne mail meestal naar het gehele bedrijf gestuurd, terwijl de informatie misschien niet voor iedereen even interessant en relevant is. Om meer informatie te verkrijgen en gerichter te versturen, kun je er dan ook voor kiezen een professioneel e-mailmarketingsysteem te gebruiken.
Rapportage
Je kunt in de rapportage van de mailing zien wat de effectiviteit van de mailing is geweest, wie de mail geopend heeft en wie op welke linkjes heeft doorgeklikt. Door dit inzicht kun je gemakkelijk een reminder versturen naar de personeelsleden die de mail nog niet hebben geopend.
Dynamische content
Een ander voordeel is dat je doelgroepen op vestiging-, afdeling- of functieniveau kunt aanmaken om zo op een eenvoudige manier de juiste werknemers te bereiken. Je kunt zelfs dynamische content gebruiken. Nieuws over de overgang van rekeningnummers naar IBAN-nummers is bijvoorbeeld niet interessant voor de afdeling sales en kan alleen worden getoond bij de afdeling crediteurenadministratie.
De mening van de werknemer
E-mailmarketing kun je intern voor nog meer zaken inzetten dan alleen het informeren van werknemers.
Voorbeeld: er is een meeting geweest met uitleg over de pensioenregeling. Achteraf ben je benieuwd of iedereen de uitleg goed begrepen heeft. In plaats van 200 werknemers persoonlijk te vragen of zij de uitleg helder vonden, kun je een poll opzetten. Je peilt op een korte maar krachtige manier de mening van je werknemer. Slechts één klik op de knop en de mening is gegeven.
Werknemertevredenheidsonderzoek
Wil je weten hoe tevreden de werknemer is over de organisatie? Dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om via e-mail een uitnodiging te sturen voor een online enquête. Alles ligt digitaal vast en je kunt precies zien wie wel en wie niet heeft deelgenomen aan de enquête. Je zou zelfs monitorvragen toe kunnen voegen die bij een waardering onder een bepaald cijfer een notificatie triggeren. Zo kan een waardering bij ontevreden personeelsleden meteen opgevolgd worden door de teamleider.
Personeelsbestand updaten
Wanneer je als organisatie niet beschikt over een intranet en je wilt de gegevens van het personeel up-to-date houden, dan is het handig om periodiek een mailing te sturen met de vraag of iedereen zijn gegevens wil nakijken. Je zet een link in de mail die leidt naar een profielwijziging-formulier en uiteindelijk kun je de resultaten verwerken in je eigen systeem.
Met e-mailmarketing kun je je personeel dus makkelijk en goed betrekken bij ontwikkelingen, besluiten en andere actuele zaken en dat is bevorderlijk voor de professionalisering van je interne communicatie.
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond