Tips voor het inrichten van complexe e-mailcampagnes

E-mailcampagnes zijn er in verschillende soorten en maten. Vooral het inrichten van complexere, grootschalige campagnes kunnen uitdagend zijn. Er zijn verschillende manieren waarop dit soort campagnes opgezet kan worden. Want ook op het gebied van e-mailmarketing zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden.

Als je een grootschalige campagne gaat inrichten, heb je een keuze: modulair of via meerdere ingangen. In beide gevallen kun je tijd besparen. Het kan echter wel zo zijn dat de aanpak in de eerste opzet iets meer tijd kost, omdat de opzet goed uitgedacht moet worden en de testfase meer tijd in beslag kan nemen.

Een modulaire campagne bestaat eigenlijk niet uit één campagne, maar is opgebouwd uit meerdere campagnes. Hierdoor kunnen klantgegevens steeds naar de volgende campagne worden doorgegeven. Al deze kleine campagnes  vormen als het ware een ketting. Iedere campagne in deze ketting zorgt weer voor een ander deel van de afhandeling in het proces. Hierdoor kun je de campagnes ook hergebruiken in andere processen. Het onderhoud is hierdoor in veel gevallen ook simpeler, omdat het in kleinere delen aan te passen is en hierdoor niet de hele campagne stop hoeft te worden gezet.

De andere tactiek die je kunt gebruiken is door een campagne in te richten met meerdere ingangen. Zo kun je campagne aanroepen vanuit e-mail (eerste ingang), een formulier op de website (tweede ingang) en een aanroep via de SOAP-API (derde ingang). Iedere ingang geeft tevens toegang tot dezelfde functionaliteiten van de campagne. Hierdoor hoeft de campagne maar één keer te worden gebouwd, maar kan toch vaker worden ingezet.

Voordat je een keuze kunt maken of je kiest voor het inrichten van een campagne met ‘modulaire’ of ‘meerdere ingangen’, is het raadzaam om eerst goed stil te staan bij de volgende vragen:

• Is de campagne geschikt om volgens één van deze methoden te werken?
• Zitten in de campagne functionaliteiten die in een later stadium handig zijn om te kunnen hergebruiken of heeft deze campagne een specifieke werking? Als de werking namelijk heel specifiek is, dan is het waarschijnlijk niet verstandig om één van deze methoden te hanteren.
• Levert het uiteindelijk meer tijd op om één van deze methoden te gebruiken of kost het alleen maar meer tijd in de initiële opzet?
• Geeft één van deze methoden meer flexibiliteit of wordt het geheel alleen maar onoverzichtelijker?

Om het geheel inzichtelijker te maken, geef ik een voorbeeld van een modulaire campagne waarin iemand een bestelling afrondt. Deze persoon krijgt binnen deze campagne tevens de mogelijkheid om zich, naast de bestelling, aan te melden voor de nieuwsbrief en meer informatie aan te vragen over een workshop.

Naast de gegevens van de persoon die de bestelling plaatst, wil je als e-mailmarketeer ook de nieuwsbrief- en workshopaanmeldingen in andere campagnes verwerken. Daarom is het handig om de afhandeling hiervan in twee andere campagnes te plaatsen. Hierdoor kunnen deze functies namelijk altijd vanuit andere campagnes worden aanroepen. Door deze drie verschillende stappen op een modulaire manier op te zetten, wordt de afhandeling van het aanmelden en aanvragen van informatie opgevangen door andere campagnes en daar afgehandeld.

Omdat de afhandeling op deze manier is verdeeld over meerdere campagnes, is het nu mogelijk om een deel van de afhandeling (bijvoorbeeld het aanmelden voor de nieuwsbrief) in een latere campagne weer te gebruiken. Op deze wijze hoef je de functionaliteit dus maar eenmalig te bouwen en ook maar op één plek te onderhouden.

Voordelen modulaire campagne

• Flexibel, omdat kleine campagnes kunnen worden hergebruikt of vervangen door een soortgelijke campagne. Daarnaast kunnen delen eenvoudig worden toegevoegd of verwijderd.
• Makkelijker onderhoud, omdat de wijzigingen maar op één plek hoeven worden doorgevoerd.
• Tijdswinst, omdat functionaliteiten maar één keer te hoeven worden aangemaakt en daarna kunnen worden hergebruikt.

Nadelen

• Onoverzichtelijk, omdat een groot aantal kleinere campagnes met diverse functionaliteiten wordt opgezet.
• Alles tegelijk aanpassen, dit kan een nadeel zijn, omdat er uitzonderingen zijn op de regel.

In het voorbeeld van een ‘meerdere ingangen’-campagne ga ik uit van een reguliere aanmeldcampagne. Echter, deze campagne biedt de gebruiker de mogelijkheid om zich op te geven voor een workshop op drie verschillende manieren. Via een e-mail die door de campagne wordt verstuurd als deze gestart wordt, via een formulier die een inlogpagina bevat met e-mailadres en wachtwoord, of via een SOAP-call.

Door de campagne op deze manier op te bouwen, wordt dezelfde functionaliteit via drie ingangen beschikbaar. Maar let op! Het is bij deze manier van bouwen wel goed om te bedenken of dit geen nadelen heeft voor het onderhoud. Een dergelijke campagne als deze kan snel onoverzichtelijk worden.

Voordelen meerdere ingangen

• Makkelijker onderhoud, omdat de wijzigingen maar op één plek hoeven worden doorgevoerd.
• Tijdswinst, omdat functionaliteiten maar één keer te hoeven worden aangemaakt en daarna hoeven hier alleen maar extra ingangen op te worden gebouwd.

Nadelen

• Onoverzichtelijk, omdat er een grote complexe campagne kan ontstaan.

Het moge duidelijk zijn. Het inrichten van een complexere, grootschalige campagne, kan uitdagend zijn. Maar onmogelijk is het absoluut niet, zolang je eerst goed alle voordelen en nadelen tegen elkaar afweegt. En je daarnaast uitgebreid stil staat of de campagne geschikt is om één van de twee methoden uit mijn blogpost te hanteren. Beide methoden zijn in ieder geval het overwegen waard bij het opzetten van campagnes.

Bron: email campagnes | e-village.nl