0
4.7k

RFP ontwikkelen voor Digital Asset Management (DAM)? Gebruik dit template

Zelfs de grootste merken of digitale teams zijn misschien niet bekend met de aanschaf van een digital asset management (DAM) systeem of weten niet waar ze met hun proces moeten beginnen. Een belangrijk onderdeel van het selectieproces van een Digital Asset Management (DAM) systeem is het ontwikkelen van een request for proposal (RFP). Maar hoe je dit? En welke onderdelen moet dit document bevatten?

RFP-template voor DAM-software

Om je op weg te helpen heeft Bynder een RFP-template ontwikkeld. Deze gids neemt je stap-voor-stap mee in het samenstellen van je RFP voor het selecteren van een DAM-systeem. Het document gaat in op:

  • Scope van het project: jouw briefing voor leveranciers.
  • Leveranciersvereisten: informatie vanuit de leveranciers.
  • Antwoordinstructies en het selectieproces.

Per onderdeel worden een aantal praktische tips omschreven en worden voorbeeldteksten of zinnen beschreven zodat je direct aan de slag kunt met het maken van je eigen RFP.

Inleiding: waarom dit RFP?

In de inleiding beschrijf je de aanleiding voor het RFP, de huidige en gewenste situatie, een samenvatting van je use cases en de belangrijkste pijnpunten op dit moment. Ook voeg je achtergrondinformatie over je bedrijf toe. Hierdoor krijgen potentiële leveranciers een goed beeld van je bedrijf. Daarnaast is het belangrijk om een alinea op te nemen waarin je benadrukt dat de informatie in het document vertrouwelijk is en niet met derden gedeeld mag worden.

Scope van het project: jouw briefing voor leveranciers

In het tweede deel beschrijf je de scope van het project. Belangrijke onderdelen van dit deel zijn de managementsamenvatting en het bedrijfsoverzicht. De managementsamenvatting omvat één zin: de aanleiding voor het RFP samengevat. Het bedrijfsoverzicht bestaat uit vijftien onderdelen. Enkele voorbeelden zijn:

  • De financiële situatie van je bedrijf
  • Een samenvatting van je user stories.
  • De belangrijkste organisatievereisten.

Als bijlage bij dit onderdeel kun je een ‘Statement of Work (SOW)’ toevoegen, hierin beschrijf je de gewenste deliverables, de belangrijkste vereisten voor het project en wat jouw verwachtingen het implementatieproces.

Leveranciersvereisten: informatie vanuit de leveranciers

In het derde deel omschrijf je welke informatie je wilt ontvangen van leveranciers. De gids bevat de onderwerpen die je uit kunt vragen. Enkele belangrijke onderwerpen zijn:

  • De standaardfuncties van het DAM-systeem plus uitbreidingsmogelijkheden en integraties.
  • Project, implementatieplanning en development roadmap.
  • De systeemarchitectuur.
Antwoordinstructies en het selectieproces

In het vierde en laatste deel van je RFP omschrijf je hoe je het document retour wilt ontvangen en wat de deadline is. Daarnaast beschrijf je het selectieproces, van ontvangst van alle RFP’s tot en met het selecteren van een DAM-systeem. Hierdoor weten potentiële leveranciers precies wanneer zij een antwoord kunnen verwachten.

Download het whitepaper

Wil je deze whitepaper bekijken?

Wil je deze whitepaper bekijken?

Log in met je Emerce Account of vul het formulier in.

Meld je gratis aan

Voordat je deze whitepaper download...

Meld je gratis aan om Emerce video’s, whitepapers, rapporten en meer content te bekijken.

Gebruik minimaal 8 tekens, één hoofdletter, getal en speciaal karakter.

Je kunt het document downloaden indien je akkoord gaat dat je gegevens worden verstrekt aan Bynder. Deze kan je benaderen. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken in overeenstemming met Bynder’s privacystatement. Daarnaast zet Emerce je gegevens in de Emerce database en stuurt je relevant nieuws, artikelen, congressen, whitepapers en vacatures afhankelijk van je functie en de branche waarin je werkt. Je kunt je interesses aanpassen via ‘mijn profiel’. Afmelden voor alle Emerce e-mails kan altijd. Meer informatie lees je in het Emerce privacystatement.

Dit is premium content

Upgrade naar Premium en krijg onbeperkt toegang tot de beste artikelen, video’s en whitepapers van Emerce!

Al een Emerce Account? Log hier in.

Dit is premium content

Upgrade naar Premium en krijg onbeperkt toegang tot de beste artikelen, video’s en whitepapers van Emerce!

Je download staat klaar!

Klik op de knop om het document te downloaden.

Lodewijk de Vries