RFP ontwikkelen voor Digital Asset Management (DAM)? Gebruik dit template

Zelfs de grootste merken of digitale teams zijn misschien niet bekend met de aanschaf van een digital asset management (DAM) systeem of weten niet waar ze met hun proces moeten beginnen. Een belangrijk onderdeel van het selectieproces van een Digital Asset Management (DAM) systeem is het ontwikkelen van een request for proposal (RFP). Maar hoe je dit? En welke onderdelen moet dit document bevatten?

RFP-template voor DAM-software

Om je op weg te helpen heeft Bynder een RFP-template ontwikkeld. Deze gids neemt je stap-voor-stap mee in het samenstellen van je RFP voor het selecteren van een DAM-systeem. Het document gaat in op:

• Scope van het project: jouw briefing voor leveranciers.
• Leveranciersvereisten: informatie vanuit de leveranciers.
• Antwoordinstructies en het selectieproces.

Per onderdeel worden een aantal praktische tips omschreven en worden voorbeeldteksten of zinnen beschreven zodat je direct aan de slag kunt met het maken van je eigen RFP.

Inleiding: waarom dit RFP?

In de inleiding beschrijf je de aanleiding voor het RFP, de huidige en gewenste situatie, een samenvatting van je use cases en de belangrijkste pijnpunten op dit moment. Ook voeg je achtergrondinformatie over je bedrijf toe. Hierdoor krijgen potentiële leveranciers een goed beeld van je bedrijf. Daarnaast is het belangrijk om een alinea op te nemen waarin je benadrukt dat de informatie in het document vertrouwelijk is en niet met derden gedeeld mag worden.

Scope van het project: jouw briefing voor leveranciers

In het tweede deel beschrijf je de scope van het project. Belangrijke onderdelen van dit deel zijn de managementsamenvatting en het bedrijfsoverzicht. De managementsamenvatting omvat één zin: de aanleiding voor het RFP samengevat. Het bedrijfsoverzicht bestaat uit vijftien onderdelen. Enkele voorbeelden zijn:

• De financiële situatie van je bedrijf
• Een samenvatting van je user stories.
• De belangrijkste organisatievereisten.

Als bijlage bij dit onderdeel kun je een ‘Statement of Work (SOW)’ toevoegen, hierin beschrijf je de gewenste deliverables, de belangrijkste vereisten voor het project en wat jouw verwachtingen het implementatieproces.

Leveranciersvereisten: informatie vanuit de leveranciers

In het derde deel omschrijf je welke informatie je wilt ontvangen van leveranciers. De gids bevat de onderwerpen die je uit kunt vragen. Enkele belangrijke onderwerpen zijn:

• De standaardfuncties van het DAM-systeem plus uitbreidingsmogelijkheden en integraties.
• Project, implementatieplanning en development roadmap.
• De systeemarchitectuur.

Antwoordinstructies en het selectieproces

In het vierde en laatste deel van je RFP omschrijf je hoe je het document retour wilt ontvangen en wat de deadline is. Daarnaast beschrijf je het selectieproces, van ontvangst van alle RFP’s tot en met het selecteren van een DAM-systeem. Hierdoor weten potentiële leveranciers precies wanneer zij een antwoord kunnen verwachten.