Hoe efficiënt te communiceren met een extern team

Een groot aantal bedrijven heeft ten minste één extern – of zogenoemd remote – team voor zich werken. De hele online branche beweegt zich steeds meer in de richting van een ‘distributed global workforce’. Upworks ‘Future Workforce Report’ voorspelt dat 73% van alle teams tegen 2028 externe werknemers zullen hebben. Hoe richt je dit efficiënt in?

Binnen de bedrijfsstructuren zullen binnenkort honderden werknemers over de hele wereld samenwerken in verschillende tijdzones. Dit is mogelijk gemaakt door technologie. Experts voorspellen dat Gen Z, waaronder degenen die zijn geboren tussen het midden van de jaren 1990 en het midden van de vorige eeuw, tegen 2020 36% van het wereldwijde personeelsbestand zullen overnemen. Zij zijn de toekomstige werknemers, een generatie digitale nomaden die zijn opgegroeid met internet en zich op hun gemak voelen met de nieuwste tools en technologieën. Waar andere generaties zich misschien nog niet zo zeker mee voelen. Voor bedrijven betekenen externe werknemers een sterkere werkcultuur, meer talent en lagere bedrijfskosten. Om maar een voorbeeld te geven, externe werknemers kunnen het bedrijf gemiddeld ongeveer ruim €6.000,- per werknemer per jaar besparen, volgens cijfers van TECLA, een wereldwijd IT-recruitmentbureau.

Volgens een ander onderzoek uit 2018 hebben 63% van de bedrijven werknemers op afstand. Helaas heeft ongeveer zeventig procent van deze bedrijven geen beleid opgesteld voor werken op afstand. Als gevolg hiervan worden ze geconfronteerd met tal van communicatie- en managementuitdagingen. Omdat de hele arbeidssector deze richting op gaat, is het nu belangrijker dan ooit te voren om werkende communicatiestrategieën te ontwikkelen om zo de operationele efficiëntie te verbeteren. Hier zijn een paar tips die elk bedrijf kunnen helpen een stabiele werkcultuur op te zetten en efficiënt te communiceren met een extern team:

Heet nieuwe werknemers welkom alsof ze bij je familie horen

Efficiënte communicatie en samenwerking met externe medewerkers begint met een geweldig onboardingproces. We hebben het over getalenteerde individuen die deel gaan uitmaken van je team. En vanuit verschillende landen over de hele wereld je gaan helpen de doelen te bereiken. Daarvoor moeten zij zich welkom voelen, respect voelen en dienen ze andere teamleden en de bestaande routines en werkgewoonten te leren kennen. Als je er echt over nadenkt, voegen ze zich op de één of andere manier bij je tweede familie.

Hierbij enkele van de strategieën die veel bedrijven succesvol hebben toegepast:

– Maak een handleiding voor medewerkers die je kunt delen met je nieuwe teamleden, inclusief details over je bedrijfscultuur, andere teamleden en bedrijfsdoelstellingen en -beleid.

– Organiseer reizen en laat je externe teamleden af en toe je kantoor/kantoren bezoeken en groepsactiviteiten bijwonen (bijv. workshops). Je kunt hen ook aanmoedigen om elkaar op verschillende conferenties in hun eigen regio te ontmoeten.

Maak een bedrijfsFAQ voor je medewerkers met vijf tot tien vragen die elke nieuwe medewerker je zou kunnen stellen. Naarmate je verder komt en het team groeit, kan hiermee veel tijd bespaard en misverstanden voorkomen worden. Twijfel ook zeker niet ervaringen en tips van andere medewerkers hier in te verwerken.

Personaliseer ieders ervaring

Dale Carnegie, een Amerikaanse schrijver en docent, zei ooit dat “de naam van een persoon voor die persoon het liefste en belangrijkste geluid in elke taal is.” Personalisatie is dan ook altijd de sleutel tot het winnen van iemands hart. Of het nu gaat om een vrouw, klant of een willekeurige vreemdeling op straat, het personaliseren van je aanpak en hun ervaring zal je succesvol maken. Bedrijven gebruiken tegenwoordig personalisatie om te concurreren op de markt en hun communicatie met klanten effectiever te maken. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat gepersonaliseerde e-mailcampagnes 29% hogere e-mail open rates en 41% hogere click-through rates ontvangen dan gewone e-mails.

Met de juiste communicatie en gepersonaliseerde aanpak kunnen externe medewerkers een verbeterde moreel, productiviteit en betrokkenheid ervaren. Kortom, ze zullen zich comfortabeler gaan voelen en zich meer open gaan stellen voor het uiten van hun ideeën en zorgen.

Hoe bereik je dit?

Om je een paar voorbeelden te geven: je kunt gepersonaliseerde welkomstgeschenken maken voor je nieuwe teamleden (bijv. bedrijfsstickers met een vlag van hun thuisland), ze materialen in hun moedertaal geven, ze verjaardagsfelicitaties sturen, reizen organiseren op basis van de feedback die je van je teamleden ontvangt of op basis van hun locatie, sociale evenementen organiseren om hun cultuur te vieren, enz. Dit is een langdurige activiteit bestaande uit kleine maar zinvolle acties. Die kleine dingen helpen een sterkere band met het team op te bouwen, meer communicatie te stimuleren en een open en betrouwbare omgeving binnen het bedrijf te creëren.

Wekelijkse vergaderingen

Deze moeten een essentieel onderdeel van je cultuur zijn (zelfs voor het externe team)

Teambijeenkomsten zijn een essentieel onderdeel van de werkcultuur, omdat ze een platform creëren waar mensen kunnen communiceren, ervaringen kunnen uitwisselen en een band kunnen opbouwen. In dit geval richten we ons op externe medewerkers. Als het op hen aankomt, is actieve communicatie cruciaal om een productieve werkomgeving te creëren. En hen zo te kunnen helpen een band op te bouwen met je bedrijf. Je hoeft slechts vijftien minuten per week te reserveren om zo één-op-één gesprekken te voeren met je nieuwe team of externe teamleden om hen hiermee verbonden en betrokken te laten voelen. Vergeet niet dat je je bewust moet zijn van hun tijdzones en het schema van iedereen moet respecteren. Het delen van agenda’s en het minimaliseren van storingsfactoren kan helpen.

Het punt is dat je door het houden van dergelijke vergaderingen op de hoogte blijft van ieders vooruitgang en op de hoogte bent van mogelijke uitdagingen en / of frustraties. Hier enkele aanvullende tips:

– Coachingsessies helpen om je teamleden individueel te leren kennen en ervaringen met hen uit te wisselen.

– Introductiesessies waar je je teamleden kunt vragen om in groepsverband meer over hun achtergrond te vertellen. Op deze manier kun je ook netwerksessies stimuleren.

– Vrijwillige happy hours en diners voor je team zodat ze zich meer ontspannen kunnen voelen en het interne en externe team zich meer gaan vermengen. Voor externe teamleden in andere landen, kun je online sessies organiseren of ze af en toe verrassen met een uitnodiging voor bepaalde evenementen en conferenties die je in hun regio bijwoont.

Zoek en vind

Technologie is overal – het stelt mensen over de hele wereld in staat om samen te werken en te communiceren. Een paar jaar geleden klonk het hebben van externe medewerkers als een gek idee. Tegenwoordig wordt het een standaard. Bedrijven gebruiken tegenwoordig tools zoals Slack om dagelijks te communiceren. Slack is een cloudgebaseerd instant messaging-platform. Andere samenwerkingsplatforms worden ontwikkeld en nog veel meer zullen de markt gaan betreden, naarmate de hele wereld begint te verschuiven naar externe werkstructuren.

Bovendien zullen we binnenkort de opkomst zien van virtuele kantoren zoals Tandem. Dit is een geweldig hulpmiddel en feitelijk een virtueel kantoor waarmee bedrijven effectief kunnen communiceren met hun teamleden. Het heeft meer dan veertig integraties en werkt uitstekend met andere oplossingen, die bedrijven vaak gebruiken om te communiceren of samen te werken met externe werknemers. Bovendien stelt het teamleden in staat om onderdeel uit te maken van een spraak- of video-oproepomgeving en zich zo verbonden te voelen – alsof ze aan dezelfde tafel werken. Terwijl het hen verschillende functies biedt die ze kunnen gebruiken om efficiënt te communiceren en samen te werken.

Wees duidelijk over je verwachtingen

Om een goede bedrijfscultuur met effectieve communicatie tot stand te brengen, moet je duidelijk zijn over je verwachtingen en individuele en teamdoelen binnen je bedrijf definiëren. Deze doelen kunnen worden gedefinieerd op een dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of lange termijn basis. De sleutel tot deze strategie is om de stappen uit te zetten om zo een bepaald doel te bereiken en de rol van iedereen binnen die tijdlijn te bepalen. Dit maakt het gemakkelijker voor je “familie” om te communiceren, directe feedbackmomenten te creëren en samenwerking aan te moedigen.

Het is bekend dat goede communicatie een essentieel hulpmiddel is bij het behalen van succes, het verhogen van de productiviteit en het onderhouden van sterke professionele relaties op alle niveaus in een organisatie. In de huidige en toekomstige wereld, waar werken in verschillende tijdzones een norm zal zijn, lijkt communicatie misschien een uitdaging, maar dat is het niet. Het vereist meer werk en moeite, maar het is het waard. Naarmate we verder gaan en leren wat werkt, zullen zaken veel gemakkelijker worden.

Outstaffing

In dit op remote werk gerichte universum zullen meer bedrijven outstaffing gaan gebruiken om nieuwe werknemers aan te nemen. Dit zal de meest effectieve manier zijn om je team te laten groeien met het beste talent ter wereld. Dat voordeliger en effectiever wordt dan elke andere wervingsmethode in de branche. Ongeacht je bedrijfsstructuur is begrip de sleutel tot succes, maar om anderen en de dingen om ons heen succesvol te begrijpen, moeten we in staat zijn onze geest open te houden. Iedereen is anders, dus is er geen enkele formule die ons tot geweldige communicators zal maken. Het kost tijd, verschillende dingen uitproberen en accepteren dat iedereen anders is. Tony Robbins, een van de bekendste motiverende sprekers en ondernemers, legt uit: “Om effectief te communiceren, moeten we ons realiseren dat we allemaal verschillend zijn in de manier waarop we de wereld waarnemen en dit begrip gebruiken als een gids voor onze communicatie met anderen.”

Over de auteur: Eelke Broersma is chief commercial officer bij SHORE teams.