Silo’s moet je niet afbreken maar verbinden

Silo’s hebben al jaren een slechte reputatie: afbreken is meestal het devies. Maar het echte probleem zijn onnodige en slecht met elkaar verbonden silo’s. ‘Agile’ en ‘lean’ werken leidt vaak terecht tot silo’s. Effectief beheer van silo’s draait om verbinden, bijvoorbeeld met een overkoepelend visueel platform.

Als er de afgelopen decennia over silo’s werd gesproken, dan ging het eigenlijk maar om één ding: afbreken. Maar zelfs als dat gemakkelijk te doen zou zijn (en dat is het absoluut niet), dan was het nog steeds niet de juiste oplossing. Silo’s zijn immers vaak bewust en om goede redenen in het leven geroepen. De beste silo’s dringen complexiteit terug, beperken afhankelijkheden en stroomlijnen productieprocessen.

We moeten het eerder gaan hebben over het overbruggen van silo’s en het creëren van open communicatielijnen en samenwerking tussen teams. Met de permanente intrede van hybride werken is dit belangrijker dan ooit. Maar voordat we op zoek gaan naar manieren om silo’s te verbinden is het belangrijk om te weten waarom ze überhaupt bestaan.

Waarom ‘agile’ processen doelbewust silo’s creëren

In sommige bedrijfssferen worden silo’s als obstakels voor innovatie en groei beschouwd. Organisaties zijn bang dat afzonderlijk opererende teams volledig onafhankelijk te werk gaan in plaats van hun activiteiten af te stemmen op de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen. Deze negatieve kijk op silo’s is te wijten aan silo’s die onbedoeld ontstaan zijn. Deze maken deel uit van een systeem of bedrijfsproces dat niet langer relevant of van deze tijd is. Onopzettelijk gecreëerde silo’s kunnen de communicatie tussen teams in de weg zitten en onnodige obstakels voor innovatie en snelheid opwerpen. Daarom is het belangrijk om alle silo’s in kaart te brengen en onbedoelde silo’s – degene die meer kwaad dan goed doen – uit te lichten.

Als zakelijke besluitnemers silo’s zien als inherent negatief en iets om af te breken, lopen zij kansen mis om van de voordelen van silo’s te profiteren. Silo’s zijn een natuurlijk resultaat van agile en lean managementprocessen. Om binnen een agile omgeving flexibel en wendbaar te kunnen opereren en het reactievermogen op peil te houden moeten teams klein en autonoom blijven. Opzettelijk gecreëerde silo’s kunnen bijdragen aan verdere specialisatie binnen deze kleinschalige teams. Het creëren van silo’s rond teams maakt het eenvoudiger om hun eigen productieplanning te volgen en beheren in plaats van afhankelijk te zijn van andere teams.

Iedereen bij de les houden

Snelheid, autonomie en snellere iteraties zijn stuk voor stuk positieve kwaliteiten van organisaties die hun focus op verbetering en innovatie richten. De silo’s die aan die doelen bijdragen zijn dus niet het probleem. Het probleem is het gebrek aan coördinatie van de verschillende teams en de onderlinge afhankelijkheden. Om dit probleem op te lossen moeten organisaties bindweefsel tussen silo’s creëren. Dit is nodig om de snelheid, autonomie en iteraties van de verschillende teams op peil te houden terwijl de coördinatie met minimale overhead op hoger niveau gebeurt.

Effectief beheer van silo’s begint met het ontwikkelen van de juiste bedrijfscultuur. De organisaties die het beste in staat zijn om silo’s te verbinden en beheren stellen teamwerk en het nemen van verantwoordelijkheid voorop. Binnen dit kader kunnen effectieve communicatiekanalen opgezet worden. Een van de meest effectieve kanalen is een visuele taal die alle betrokkenen snel kunnen begrijpen.

Beelden maken een einde aan een hoop giswerk. Als een all-in one communicatiepakket geven visuals toegang tot de contextuele informatie die teams nodig hebben om hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Je kunt nog een stap verder gaan en alles –  vanaf het eerste concept tot de mock-ups van de ontwerpen en je ontwikkelingsplanning – onder een geïntegreerd visueel collaboratief platform samenbrengen. Daarmee ontstaat een traceerbaar ontwikkelingstraject. Dit zorgt voor meer transparantie en laat iedereen perfect volgens plan werken, waar (ter wereld) teamleden zich ook bevinden.

Over de auteur: Roderick de Greef is Vice-president of Sales EMEA bij Lucid Software.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.