Voorraden, orders en personeel: vijf praktische personeelsplanning tips voor e-commerce

Met één klik op de muis is de bestelling geplaatst. Terwijl de consument achterover leunt en de bevestiging van de levering doorneemt, beginnen in het distributiemagazijn van de webshop de raderen te draaien.

Zeker op piekmomenten – zoals we nu in coronatijd meemaken – hebben webwinkels moeite om het gekochte product binnen de uiterlijke bezorgdatum bij de klant af te leveren. Dat leidt tot grote ontevredenheid bij de klant die vervolgens niet meer terugkeert. Een solide personeelsplanning helpt bedrijven om wel aan de klantbehoefte te voldoen. Vijf tips om dat succesvol in te richten.

Tip 1: Zorg voor overzichtelijke data

E-commerce bedrijven hebben het grote voordeel dat er een overvloed aan analytics data beschikbaar is. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om na te gaan wat de drukke periodes in het jaar zijn. Wanneer er gepersonaliseerde cadeaus worden verkocht in een webshop, zullen bijvoorbeeld rondom Valentijnsdag, Sinterklaas of Kerst de winkelmandjes voller gevuld zijn dan in andere periodes van het jaar. Gebruik deze historische gegevens om voorspellingen te maken van het aantal verwachte orders en pas het werkrooster hier op aan. Zorg er ook voor dat personeelsplanners al tijdens het inroosterproces inzicht hebben in de dagelijkse verwachte orders, omzet (forecast), voorraad en overige bedrijfsinformatie die nodig is om de optimale personeelsbezetting te berekenen. Hierdoor kunnen personeelsplanners vroegtijdig een kostenefficiënte personeelscapaciteit voor de magazijnen bepalen en komen ze niet voor verrassingen te staan.

Tip 2: Slim inroosteren op basis van contractgegevens

Maak je vaak gebruik van oproepkrachten? Houd er dan rekening mee dat sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) voor deze werkkrachten een minimale oproeptermijn van 4 dagen geldt. Houd bovendien rekening met uurlonen, overuren en eventuele (nacht)toeslagen. Zo blijven de personeelskosten op ieder moment onder controle. Inzicht in de contractinformatie van werknemers tijdens het inroosterproces is essentieel om weloverwogen planningsbeslissingen te maken.

Tip 3: Plan aan de hand van vaardigheden en certificaten

Sommige medewerkers beschikken over specifieke vaardigheden, die ze al dan niet hebben aangeleerd om bijzondere taken uit te kunnen voeren. In een opslagplaats mag de heftruck bijvoorbeeld alleen bestuurd worden door iemand die het juiste certificaat hiervoor behaald heeft. Of er moet bijvoorbeeld altijd iemand aan het werk zijn met een BHV-diploma. Om te voorkomen dat er te weinig van deze medewerkers op de planning komen te staan, doet u er goed aan personeel dat over bepaalde competenties beschikt uit te lichten tijdens het inroosteren. Zo is bij het maken van de werkroosters precies te zien wie waartoe in staat is en op welke plek deze mensen ontbreken. 

Tip 4: Zorg voor korte communicatielijnen 

Mocht een werknemer zich ziek melden voor een dienst, dan is het belangrijk dat – met name in drukke tijden – snel een vervanger wordt gevonden. Het is erg belangrijk om in dat geval snel contact te kunnen opnemen met werknemers. Zorg daarom voor een goed communicatiesysteem waarmee werknemers snel kunnen reageren op open diensten die zijn aangemaakt. Snel en effectief communiceren is van groot belang om uiteindelijk de belofte aan de eindklant na te komen. 

Tip 5: Integreer planning en urenregistratie 

Door de personeelsplanning te integreren met een urenregistratie is het mogelijk in één overzicht de geplande uren naast de daadwerkelijk gewerkte uren te zien. Op deze manier is direct duidelijk wanneer er meer of minder gewerkt is dan de planning. Een essentieel inzicht in de weg naar een strakke personeelsplanning die er uiteindelijk voor zorgt dat een webwinkel als leverancier de klanten optimaal kan bedienen. En tevreden klanten zijn terugkerende klanten. 

Over de auteur: Thomas van den Ende is CFO bij Dyflexis.