Replatforming: zo krijg je buy-in van de hele organisatie

Van platform veranderen is meer dan alleen een technologieproject: het is ook een strategische koersverandering. Succes hangt af van de buy-in van belanghebbenden. Hier lees je hoe je de hele organisatie betrekt om je replatforming-traject succesvol te laten verlopen.

Vooropgesteld: technische termen als replatforming en digitale transformatie zijn vakjargon. Deze termen kunnen voor iedereen in de organisatie wat anders in de praktijk betekenen, afhankelijk van hun rol.

In de kern draait het om de manier waarop de organisatie omzet maakt. Bij veel bedrijven gebeurt dit via e-commerce. Dat draait op een platform en die moet je onderhouden en soms vervangen. Daarmee kunnen ook werkprocessen veranderen, en daarom heb je draagvlak van de organisatie nodig. Zonder die buy-in kunnen er allerlei zaken misgaan: de strategie komt niet over de boeg, het traject wordt gezien als complex en risicovol, angst voor kosten, gebrek aan ROI en een weerstand op verandering.

Dus hoe zorg je in de praktijk voor die cruciale buy-in?

Een gedeelde toekomstvisie

De eerste stap is erkenning op C-niveau dat digitaal belangrijk is. Kijk vervolgens lager in de organisatie tot je verschillende opvattingen vindt over digitale transformatie en wat er nodig is, hoe het bedrijf het beste kan digitaliseren, via welke roadmap. Afdelingen en merken hebben vaak eigen budgetten en doelen, en ook digitale volwassenheid binnen de organisatie verschilt vaak.

De best practice is om het niveau op te zoeken in de organisatie waar overeenstemming mogelijk is. Je hoeft niet op de hele bedrijfsbreedte even snel te gaan; start met een team dat eraan toe is qua aanwezige skills, tools en focus. In de technische keuzes hou je al wel rekening met de bedrijfsonderdelen, catalogus of afdelingen die later nog zullen volgen.

Budget en ROI

De ROI van replatforming is soms lastig te bepalen. In veel gevallen ga je hetzelfde doen, maar met betere technologie wat pas later rendement kan opleveren. Replatforming omvat slechts het technische component van de hele uitvoering. De ROI zit daarom niet altijd in meer sales, maar in kostenbesparing en het realiseren van nieuwe mogelijkheden. Zo gaat winkelketen Zeeman straks online met een nieuw platform waarmee meer gefocust kan worden op een omni-channel beleving en nieuwe customer journeys mogelijk worden. Naast technologie draait het dus ook om de organisatie.

Maak van ‘tegenstanders’ je medestanders

Afdelingen zoals marketing en sales – verantwoordelijk voor verkoop en klantbeleving – zijn vaak de aanjagers van digitale transformatie. Operationele afdelingen die orders afhandelen en servicevragen beantwoorden, krijgen echter het meest te maken met nieuwe processen en tools. Zij moeten leren werken met nieuwe tools en worden het hardst ‘getroffen’ door digitale transformatie. Zorg er daarom voor dat je die medewerkers ook actief betrekt in het proces en dat ze ruimte krijgen voor hun perspectief. Zo wordt het ook hun project.

Replatforming kan leiden tot nieuwe businessmodellen, waarbij er bijvoorbeeld direct aan de eindklant wordt geleverd. Dit kan voelen als een bedreiging voor de tussenpersonen, franchisenemers, resellers die jarenlang de klantrelatie en sales hebben gedreven. Vaak is het niet zo zwart-wit, en is een beter digitaal platform ook goed voor de resellers. Neem ze daarom mee in de ontwikkeling en kom tot een passend model, bijvoorbeeld met afdracht.

‘Culture eats strategy for breakfast’

Het bekende cliché van Peter Drucker blijft waar: bedrijven die investeren in interne communicatie, openheid en leiderschap hebben meer kans op succes. Wij zien in de praktijk dat replatforming beter slaagt bij bedrijven die deze aanpak kiezen. Top-down mislukt vaak als het van bovenaf wordt opgelegd zonder afstemming.

Neem bijvoorbeeld een IT-afdeling die jarenlang met trots een eigen platform heeft gebouwd. Het vervangen daarvan door een extern product kan spannend zijn, vooral als het werkt volgens andere principes. Een bottom-up-benadering stimuleert daarentegen denken in kansen in plaats van bedreigingen. Samen werken aan een nieuw platform in plaats van alleen door de externe partner, is daarom het advies.

Geef mandaat

Voor voortgang zijn beslissingen nodig, en dat vraagt om mandaat. Geef dit aan een kartrekker of stuurgroep met voldoende autoriteit en budget om knopen door te hakken. Zonder budget blijft een plan vaak steken in de planningsfase.

Volhardendheid is hierbij essentieel. Blijf de koers varen ondanks de golven die zullen komen. Ook al bereid je alles goed voor, er zullen altijd onverwachte uitdagingen opduiken. Een duidelijke koers en doorzettingsvermogen maken uiteindelijk het verschil.

Zet de eerste stap zelf

Bij een replatforming-traject kunnen externe partners met een frisse, onpartijdige blik knelpunten signaleren en tegenstrijdige belangen samenbrengen. Toch begint het proces het beste bij jezelf. Analyseer wat goed werkt binnen de organisatie en wat er beter kan. Wat wil je veranderen, en waarom? Welke koers wil je varen? Een briljante visie is niet direct nodig, zolang je deze eerste stap maar met verschillende mensen uit je organisatie zet. Dit legt de basis voor een heldere briefing waarmee je de juiste ondersteuning kunt inschakelen. Zo wordt replatforming niet een technische uitdaging, maar een strategische stap in de juiste richting.

Over de auteur: Michiel Tielemans is Managing director bij Lab Digital.