Zes lessen: replatforming B2B e-commerce onder hoge druk 

Het replatformen van een bestaande e-commerceomgeving voor spare parts in een grote internationale B2B-organisatie kan een uitdaging zijn. Replatformen onder omstandigheden waarmee Dynapac te maken had, is een ware tour de force: 

• het bestaande platform zou binnen zes maanden verdwijnen
• meerdere ERP’s die tegelijkertijd werden vervangen 
• lopende business die moest blijven draaien 
• veel complexe integraties … 
• en tijdens het opstarten van de ontwikkelingsfase ……. een COVID-19-crisis! 

Toch werd het binnen budget en deadline (5 maanden!) gedaan en wordt het nu uitgerold naar twaalf landen, and counting. Hoe hebben ze dat gedaan? Freddy Lessmeister van Dynapac deelt de belangrijkste lessen.

Freddy Lessmeister, Vice President Aftermarkget Logistics bij Dynapac: “Onze organisatie werd een paar jaar geleden overgenomen door de Fayat Group en dit betekende dat ons IT-landschap moest worden uitgesplitst. We hadden een deadline van 6 maanden gekregen om ons huidige orderportaal te vervangen door een nieuw e-commerceplatform. Voor ons was de timing eigenlijk goed, want het verbeteren van de customer journey stond al langer op onze roadmap. Deze absolute deadline heeft ons ook op een bepaalde manier geholpen. We wisten dat we supersnel beslissingen moesten nemen en konden het ons niet veroorloven om te treuzelen. ” 

Voordat Dynapac begon met replatforming, was er al een visie om digital in te zetten om de klanttevredenheid aanzienlijk te verhogen en groei te stimuleren. Ze wisten dat het nieuwe platform de klantreis kon helpen verbeteren. Door naadloos te integreren met de meerdere ERP’s van Dynapac, zou het platform realtime prijzen, voorraad- en bestelinformatie bieden, samen met een vlotte bestel- en afrekenervaring. Aanvullende integraties zouden het zoeken naar en selecteren van producten in de installed base verbeteren. Zo’n ‘My Fleet’ -functie, samen met een intuïtief ontwerp en relevante inhoud, resulteert in een gebruiksvriendelijke en klantgerichte klantenportal die de gebruikerservaring aanzienlijk verbetert. Freddy: “Deze visie heeft ons geholpen om beslissingen te nemen en deze ook uit te leggen aan onze organisatie. Wat ook hielp, is dat we in Intershop een e-commerceoplossing vonden die voldeed aan een groot deel van onze B2B-specifieke vereisten én een korte time-to-market beloofde.”

Les 1: Bezuinig niet op de definition phase 

Zeker bij projecten die onder hoge tijdsdruk staan, is het onverstandig om te bezuinigen op de definition phase. Een ding dat zeker is, is dat je moeilijke keuzes moet maken om het Minimal Viable Product (zie ook les 4) controleerbaar te houden. Daarom is het cruciaal om te beginnen met een analyse van de organisatie, klanten, processen, IT-landschap, etc. Dit is de beste manier voor een partner om de organisatie en ook het team goed te leren kennen, kennis en ervaring te delen en samen tot de juiste beslissingen te komen voor het ontwerp en de aanpak van oplossingen. Zeker bij complexe integraties met meerdere ERP’s is het belangrijk om in een vroeg stadium samen blauwdrukken te maken. Betrek hierbij, naast je klanten, ook de organisatie en de belangrijkste mensen die met het nieuwe platform gaan werken. Door hen te betrekken vanaf het begin, is het nemen van moeilijke beslissingen en de latere adoptie van het nieuwe platform een stuk makkelijker. Met een goed uitgevoerde definition phase creëer je een solide basis en behoud je flexibiliteit tijdens de development phase die je zeker nodig gaat hebben.

Les 2: werk agile 

Freddy: ‘Bij het zoeken naar een partner hebben ook gekeken naar partners die agile werken. Agile / scrum is een methode die we nodig hadden om de krappe deadline en het budget, gecombineerd met nog veel onzekerheden waar we mee te maken hadden, te kunnen halen. De frequente releases, de duidelijke communicatielijnen en de inzichten die wekelijks werden verstrekt werkten erg prettig. We creëerden samen een ritme en stuurden het project continu in de goede richting. Doordat elke 2 weken ready-to-use features werden opgeleverd, konden we ook continu content aan het platform toevoegen, in plaats van te moeten wachten tot het einde van de ontwikkelingsfase. Dit scheelde ons uiteindelijk enorm veel tijd.”

Les 3: verdeel de complexe zaken samen met je partner

Om dit gebruiksvriendelijke klantenportaal te creëren, waren nogal wat complexe integraties nodig. Freddy: “Een mooi voorbeeld van de pragmatische samenwerking was dat we de complexiteit onder elkaar verdeelden. In plaats van naar elkaar te wijzen of uitdagende taken te negeren, hebben we geanalyseerd waar de complexiteit lag en samen besloten door wie ze het beste konden worden opgepakt. Dus de uitdagingen delen en omarmen in een open en echt partnership. Verwacht dus niet dat alles door je partner wordt afgehandeld, maar neem de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor succes “

Les 4: begin met een MVP en blijf gefocust

Om de strakke deadline te halen, koos Dynapac voor de insteek om bij de basis te beginnen. Freddy: “We hebben een MVP (Minimal Viable Product) gedefinieerd en zijn weggebleven van alle extra’s en extravagante vereisten die oppoppen tijdens zo’n project.  We hebben ook geanalyseerd welke functionaliteit van het bestaande platform niet essentieel was en kon worden weggelaten of vervangen door nieuwe, out-of-the-box-functies. Hierdoor konden we ons focussen op de basisprincipes die nodig waren voor een eerste lancering die de lopende business kon ondersteunen. Dit voorkwam afleiding en interne discussies die de eerste release zouden kunnen belemmeren. “Zorg er bij het bepalen van de functionaliteiten ook voor de MVP dat deze daadwerkelijk een significante waarde toevoegen aan het platform en durf nee te zeggen als dat niet zo is. Probeer continu de optimale balans te vinden tussen business value en kosten.”

Les 5: maak de juiste mensen vrij en geef ze een mandaat

“Een ander belangrijk onderdeel van de succesvolle implementatie is dat wij als opdrachtgever ook beseften dat we veel tijd moesten investeren in de samenwerking. We wisten dat een project als dit een gezamenlijke effort is. Daarom hebben we mensen bij het project betrokken die een trackrecord binnen de organisatie hadden en de business begrepen. Ze werden vrijgemaakt om een ​​aanzienlijk deel van hun tijd te besteden aan het slagen van het project. Doordat ze zo betrokken waren, hadden zij ook mandaat om beslissingen te nemen op basis van business value en haalbaarheid, wat erg belangrijk is bij een agile manier van werken.”

Les 6: kijk verder dan uw regio om kennis aan te trekken

Freddy: “We hebben gekozen voor een partner uit Nederland. Eerlijk gezegd was dit best een lastige keuze, aangezien ze niet bepaald om de hoek zijn gevestigd. Maar ze hebben ons ervan overtuigd dat een combinatie van op afstand en agile werken, gecombineerd met regelmatig op locatie in Duitsland werken, de klus zou moeten klaren. En net toen we aan de ontwikkelingsfase begonnen, was er COVID-19…. Gelukkig kenden de belangrijkste teamleden elkaar al goed en hadden we al enige ervaring opgedaan met werken op afstand. We brachten het hele team bij elkaar en definieerden een nieuwe optimale manier van communiceren en pasten ons snel aan.  Hierdoor ondervonden we letterlijk geen haperingen tijdens de ontwikkelingsfase. We hebben de bijeenkomsten, diners en feesten wel gemist. Maar dat zullen we op een dag meer dan goedmaken.“

Dynapac ontdekte dat deze situatie ook kansen biedt. Freddy: “Omdat iedereen op afstand werkt, betekent dit dat je verder kunt kijken dan de regio waarin je actief bent om de best passende partner te vinden. Partners en ook collega’s kunnen worden geselecteerd op basis van hun ervaring in plaats van hun geografische locatie. Dit opent een enorm potentieel voor nieuwe partnerships en recruitment.”

Zes belangrijke lessen die iedere B2B organisatie die met digital aan de slag gaat zal herkennen. Happy transforming. 

• Investeer tijd en budget in de definitiefase 
• Werk agile
• Deel de complexiteit met je partner 
• Begin met een MVP
• Maak mensen vrij 
• Kijk buiten je regio