Zeven tips om digital events boeiender te maken

Online events als vervanger van de ‘echte’ bijeenkomsten hebben eigen eisen en ingrediënten om het spannend te houden. Zeven praktijklessen opgedaan tijdens het #newIntimacy Hour op de Dutch Design Week  

Bij hoeveel virtuele evenementen ben jij dit jaar al bijna in slaap gevallen? Aan het begin van de pandemie hebben velen van ons geprobeerd om fysieke activiteiten vrijwel 1-op-1 te vertalen naar de digitale wereld. Sinds het begin van dit jaar is het aantal virtuele evenementen dan ook met 1000% gestegen, maar deze digitale overgang bleek toch ingewikkelder dan aanvankelijk werd verwacht. 

Wij gingen daarom op zoek naar de succesfactoren van fysieke evenementen en hoe deze het beste ingezet kunnen worden voor nieuwe virtuele evenementen. Hierbij keken wij vooral hoe we online verbinding en communicatie konden stimuleren.  Tijdens de Dutch Design Week organiseerden we daarom een reeks experimentele virtuele evenementen genaamd #NewIntimacyHour. Deze experience ligt op het snijpunt van technologie en storytelling en richtte zich op het verkennen van onze lockdown-emoties zoals angst, hoop en verlangens. Deelnemers droegen tijdens de Zoom-events speciaal ontworpen AR-gezichtsfilters die hun emoties weergaven. Dit gaf ons verrassende inzichten. 

Advies 1: Praat rechtstreeks met je publiek

Je bezoekers maken deel uit van een grotere gemeenschap. Hosts en sprekers moeten daarom direct met het publiek communiceren en hen niet alleen maar toespreken. Evenementen worden een experience als het publiek actief betrokken is en ze het gevoel hebben meerwaarde kunnen bieden. Optimalisatie van chatfuncties zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt van zich te laten horen en je het meeste uit de breakout room-functies kan halen. 

Advies 2: Stuur de menigte

Als een virtueel evenement een groot aantal bezoekers heeft, is er vaak een daling in de engagement te zien. Wij ontdekten dat sommige bezoekers graag een actieve bijdrage willen leveren, terwijl anderen liever alleen willen kijken. Om passiviteit tegen te gaan waren er twee soorten evenement tickets waar bezoekers uit konden kiezen: tickets voor deelnemers en tickets voor kijkers. Door het aantal tickets en de grootte van het evenement te beperken, krijgen gasten bovendien een gevoel van exclusiviteit. Ook stelt het de organisator in staat om de groep effectief te beheren waardoor het evenement soepeler verloopt. 

Advies 3: Meerdere communicatiekanalen

De meeste gasten worden tijdens digitale evenementen op mute gezet en krijgen pas tijdens de Q&A kans om mee te praten. Tijdens het #NIH-evenement werden al de communicatiekanalen opengezet. Tijdens het evenement werd het gebruik van de chatfunctie aangemoedigd en stelden de hosts vragen om het publiek betrokken te houden. Met de functie ‘hand opsteken’ in Zoom is het makkelijker om microfoons te muten maar deelnemers wel de kans te geven mee te praten. 

Advies 4: Duidelijke bezoekersverwachtingen 

 Het is een absolute must om je publiek voorafgaand aan het event al een zeer duidelijke omschrijving te geven van wat het evenement is en wat het inhoudt. Bezoekers zijn gelukkiger als ze weten wat er van hen verwacht wordt. Door hier vooraf op te anticiperen zal de uitval minder groot zijn. Duidelijke en directe communicatie is zowel tijdens het evenement als tijdens de promotie van het evenement van belang.

Laat bezoekers voor het evenement weten hoe ze het beste (actief) kunnen deelnemen. Als bezoekers de keuze krijgen om actief aan de discussie deel te nemen, moeten ze ook weten hoe ze zich moeten gedragen. De event organisator kan dan ook zonder aarzelen onnodige onderbrekingen dempen.

Advies 5:  Voeg storytelling toe

Digitale evenementen zouden, net als alle goede experiences, een verhaalelement moeten bevatten. Dertig minuten naar één gezicht kijken is niet leuk, en als de ogen eenmaal verveeld raken dan volgt al snel de geest. Een goed voorbereid, dynamisch programma met een goede mix van sessies zorgt al voor een goede basisstructuur, waarbij er één duidelijk opvalt als een bijzonder hoogtepunt. Bovendien moet het informatieve deel van het onderwerp in evenwicht zijn met het emotionele deel van het event of experience.  

Tijdens het #NIH-experiment ontdekten wij dat de optimale lengte voor een sessie ongeveer 15 minuten is. Met een overgangstijd van 1-2 minuten tussen verschillende sprekers of activiteiten, zodat gasten zich kunnen aanpassen of een pauze kunnen nemen. 

Advies 6: Voeg een climax toe

Sommige sessies in je programma moeten extra opvallen. Maak er bij voorkeur een uniek deel van tijdens een evenement van 60 minuten. Tijdens #NIH hebben we een sessie geintroduceerd waarin de bezoekers werden opgesplitst in groepen van 3 of 4 personen die naar aparte brainstormruimtes werden gestuurd (Zoom heeft deze optie). Dit werden Intimacy Rooms genoemd. Elke kamer had een eigen facilitator om ervoor te zorgen dat niemand zich ongemakkelijk voelde, en om het gesprek op gang te helpen. In deze Intimacy Rooms besprak de facilitator van de betreffende ruimte naast het hoofdonderwerp van het evenement ook enkele aparte punten, in kleinere, meer intieme settings. De AR-maskers zorgden ervoor dat bezoekers zich comfortabeler voelden en ze fungeerden tevens als ijsbreker.

Advies 7: Inclusief en betrokken

Tijdens het #NIH-experiment merkten wij dat gasten zich meer ontspannen voelden en zij zich meer openstelden tijdens de gesprekken doordat delen van het gezicht bedekt waren. Visuele aspecten dragen sterk bij aan het genereren van interesse, al moeten de technologische innovaties wel voor iedereen binnen je doelgroep toegankelijk zijn. Fancy tech kan sommige mensen uiteindelijk ook buitensluiten of puur decoratief zijn.

Luisteren

Wij kregen goede feedback op onze aanpak; zelfs degenen die zich ongemakkelijk voelden bij het spreken, merkten dat er in bijvoorbeelde de privésetting met interesse naar hen werd geluisterd, ook door volslagen vreemden. De techniek verhoogde betrokkenheid en versterkte de interactiviteit en inclusiviteit van het evenement. Het zorgde ervoor dat het evenement meer was dan een simpele Zoom-sessie.  Technologie stelt ons dus in staat om verbindingen te blijven leggen, bedrijven te ontwikkelen, te leren en ons te vermaken. In ons #NIH-experiment konden we de voordelen zien van interactie met het publiek op nieuwe en verrassende manieren. 

Door COVID-19 weten we niet hoe lang we op afstand moeten werken, maar het gevaar bestaat dat we als samenleving al snel genoegen nemen met minder simulatie en directheid dan we nodig hebben. Onze ervaring is dat het belangrijk is om online te blijven experimenteren, nieuwe dingen te proberen, speels te zijn en open te staan voor nieuwe technieken.

Over de auteur: Maria Isabel Reyes is creative director bij reclamebureau Admind.