-

7 Learnings om nóg meer uit je Google Design Sprint te halen 

Hoewel we meestal dicht bij de Google Design Sprint-methode -zoals bedacht door Jake Knapp- blijven, experimenteren we regelmatig om een sprintweek effectiever, efficiënter of leuker te maken. Dit zijn zeven learnings om het beste uit een Design Sprint te halen. 

Klaar voor de start door een kick-off meeting 

De deelnemers aan een design sprint werken in de dagelijkse praktijk bijna nooit in diezelfde samenstelling met elkaar samen. Een sprint team bestaat vaak uit een variëteit aan expertise, perspectieven en ervaring. Daardoor is het een behoorlijke uitdaging om ze vanaf het eerste moment optimaal te laten presteren. Zeker wanneer sommige teamleden elkaar voor de sprint nog nooit gesproken hebben. Het creëren van een sociaal veilige omgeving kost tijd en headspace. En tijdens een sprintweek zijn juist deze resources beperkt. 

Om het team vast aan elkaar gewend te laten raken organiseren we altijd een kick-off meeting in de week voor de sprintweek. Het hele team is hierbij aanwezig. Tijdens de sessie, die ongeveer een uur in beslag neemt, vertellen we kort over het onderwerp, de methode en managen we verwachtingen. De rest van de tijd wordt gebruikt om elkaar te leren kennen en ervaringen te delen; met het onderwerp of met eerdere sprintweken. Op deze manier is het figuurlijke ijs gebroken voordat het team de eerste dag aan de start verschijnt. 

Maandag: extra facilitation tools om de energie hoog te houden 

Discussies over het langetermijndoel, de sprintvragen en de map zorgen regelmatig voor een moeilijke start. Keer op keer merkten we dat de maandagochtend op deze manier resulteerde in een dip in energie en motivatie. Om dit op te lossen hebben we ons laten inspireren door de videos van AJ&Smart. Elk van de drie opdrachten pakken we nu als volgt aan: 

  • Teamleden schrijven hun eigen invulling op post-its 
  • Ze delen vervolgens hun werk met de groep door de post-its toe te lichten en op de wand te plakken (al dan niet geclusterd, afhankelijk van het onderdeel). 
  • Nadat we met de groep met dots hebben gestemd, kiezen we de best passende oplossing, waaraan we vervolgens -in overleg- wat kleine aanpassingen doen. 

Deze aanpak geeft de teamleden ruimte om te denken en bespaart tijd en energie. Een win win voor de maandagochtend dus! 

Expertsessies: vergeet de eindgebruiker niet

Na de expertsessies op maandagmiddag heeft het team voldoende informatie om te starten met idee-generatie. De input van de experts binnen het bedrijf is waardevol en hard nodig, maar uiteindelijk zijn dat niet de mensen voor wie het team gaat ontwerpen. Om die reden vinden wij het essentieel om ook tijdens de eerste dag van de design sprint de eindgebruiker te betrekken. 

Dit kun je doen door een korte -vooraf gemaakte- samenvatting te presenteren van eerder opgehaalde relevante gebruikersinzichten. Het hele team is dan op de hoogte van de belangrijkste pijnpunten en behoeften van de eindgebruiker. 

Heb je geen kant en klare inzichten op de plank hebben liggen? Geen probleem. Een alternatief is om eindgebruikers in de war-room uit te nodigen voor een kort interview. Zo krijg je vast een beeld bij hun ervaringen rondom het onderwerp van de sprint. 

Op de eerste dag van de sprint is het cruciaal om empathie te creëren tussen het team en de mensen waarvoor je gaat ontwerpen. Niet alleen om waardevolle oplossingen te kunnen bedenken, maar ook om het team te enthousiasmeren. Door het doel van de sprint een gezicht te geven laten we zien waar ze het voor doen. En dat motiveert. 

Iedereen kan tekenen (met een beetje hulp)

Hoewel de eisen die gesteld worden aan de schetsen tijdens een Design Sprint niet erg hoog zijn, merken we vaak dat teamleden onzeker zijn of geblokkeerd raken tijdens het uitwerken van oplossingen op dinsdagmiddag. Soms zorgt dit ervoor dat ze dichtklappen of zich zelfs onttrekken aan dit deel van de sprint. Zonde, want waardevolle ideeën gaan hierdoor verloren. 

Eén van de aanpassingen die je kan doen om dit te voorkomen, is het werken in duo’s. Teamleden werken zo samen aan twee oplossingen. Omdat de sociale dynamiek die hierbij komt kijken altijd impact heeft op de manier waarop de schetsen tot stand komen, is dit niet onze favoriete strategie. Echter, nood breekt wet en twee schetsen op deze manier zijn altijd beter dan geen schetsen. 

De aanpassing waar we wél fan van zijn is om de facilitator in te zetten als onafhankelijke sparringpartner. Om de rest van het team niet te storen nemen we plaats in een andere ruimte. We nodigen teamleden uit langs te komen wanneer ze hier behoefte aan hebben. Om even te sparren als ze vast zitten of om te checken of hun schets wel zo begrijpelijk is als ze zelf denken. Wanneer we deze tactiek inzetten wordt de deur van de facilitator platgelopen. Ieder teamlid eindigt gegarandeerd met een bruikbare en begrijpbare oplossingsschets. 

Storyboarding: maak onderzoeksvragen en aannames leidend in ontwerpbeslissingen

Op woensdag is het tijd om concreet te worden: we vertalen het gekozen idee naar een storyboard. Teamleden worden steeds enthousiaster en de beslissingen die tijdens deze oefening gemaakt worden voelen vaak definitief. Dit zorgt ervoor dat teams gemakkelijk verzanden in discussies over details en moeite hebben om knopen door te hakken. 

Tijdens het storyboarden is het ontzettend belangrijk om te blijven benadrukken dat leren het belangrijkste doel van de sprint is. We willen vragen beantwoorden en aannames valideren. Een pixel perfect, waarheidsgetrouw prototype is daarvoor een middel en geen doel op zich. Hoewel je dit als facilitator kan blijven benadrukken, hebben we gemerkt dat het effectiever is om de manier van werken hierop aan te passen. 

Hoe? Tijdens een discussie vragen we steeds: ‘wat willen we tijdens deze stap leren?’. Vervolgens kiezen we voor een design element dat het best faciliteert in dit leerdoel. We geven één van de teamleden de taak om alle onderzoeksvragen en aannames die voorbij komen te borgen op post-its. 

Het resultaat? Minder angst om keuzes te maken, een visueel overzicht van alle twijfels en vraagtekens en -last but not least- een mooie basis voor het script dat we gebruiken tijdens het onderzoek op vrijdag. 

Een design sprint is pas het begin 

Na de sprintweek ben je er nog niet. Nog lang niet zelfs. In het beste geval heb je nog een iteratie nodig om een passende oplossing te vinden. In de meeste gevallen vereist dit zelfs meerdere iteraties. 

Als wij een Google Design Sprint inzetten, is ons belangrijkste doel om te leren. We werken aan een prototype dat hierin voorziet, maar vaak nog niet volledig aansluit bij de technische mogelijkheden en bedrijfsstructuur van onze klant. Wanneer je tijdens de voorbereidingen merkt dat je klant of manager dit wel voorziet, of dat het moment van live-gaan kort na de sprint staat gepland is het tijd om de verwachtingen te managen. 

In ons advies voor een planning gaan we uit van het ‘slechtste’ scenario. We houden er rekening mee dat we met het concept niet de goede richting te pakken hebben. Zo zorgen we dat er voldoende ruimte is om meerdere pogingen te doen om een concept neer te zetten dat wél past. 

Een bijkomend voordeel hiervan is dat het team hierdoor ook de mentale ruimte voelt om te leren. Doordat ze nog niet de druk voelen van de volgende stap, is het gemakkelijker zich open te stellen voor onverwachte inzichten. 

De sprintweek als effectieve teambuilding-oefening 

Vijf volle dagen met dezelfde groep in één ruimte aan een project werken is behoorlijk intensief, maar zorgt zonder twijfel voor een hecht team. Een week samenwerken richting een doel dat in eerste instantie onmogelijk lijkt, zorgt ervoor dat teamleden elkaar goed leren kennen; op persoonlijk en professioneel vlak. 

Aan het einde van de week is het team goed op elkaar ingespeeld. Dit maakt een design sprint een uitgelezen manier om een nieuw projectteam een vliegende start te geven. 

Geen design sprint is hetzelfde. Met andere woorden: niet al deze learnings zullen aansluiten bij je situatie. Wel geven ze een nieuw perspectief op de Google Design Sprint methode. 

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond