Is e-mail dood of lang leve e-mail?
Net als de Russische wetenschappers die om de zoveel jaar voorspellen dat de wereld vergaat, wordt ook vrijwel voortdurend geroepen dat het tijdperk van de e-mail nu toch echt aan zijn einde komt. Om de haverklap worden er nieuwe producten en diensten aangekondigd die de strijd aangaan met e-mail. Het idee wordt gepresenteerd als de nieuwe e-mail killer en de investeerders staan in de rij.
Technisch gezien is er genoeg mis met e-mail
Maar wat is er mis met e-mail? Zo op het eerste gezicht genoeg. Alleen technisch gezien al is de onderliggende techniek voor het uitwisselen van e-mail (SMTP) verschrikkelijk achterhaald. De basis voor SMTP is meer dan 40 jaar geleden gelegd voor het uitwisselen van berichten op ARPANET, de voorloper van het internet zoals we dat nu kennen – toen nog een netwerk voor een handjevol onderzoeksinstituten met militaire doeleinden. Nu een netwerk waaraan miljarden mensen deelnemen en waarbij de ene helft dankbaar misbruik probeert te maken van de andere helft.
Inbox Zero
Ook op de werkplek wordt e-mail vaak als enorme last ervaren. Het ‘wegwerken’ van je e-mail en het bereiken van “Inbox Zero” is een doel op zich geworden. Vaak worden de eerste twee dagen na de zomervakantie gespendeerd aan het lezen van die 623 mails. Die je in het weekend al had zien staan, maar toch. Driekwart van jullie zegt na deze twee dagen vervolgens: Zo, ik ben eigenlijk wel weer toe aan vakantie.
Tijd dus voor wat nieuws. Net als het wegwerken van alle mail na de vakantie, is het wegwerken van e-mail als communicatiemiddel in zijn geheel een doel op zich geworden.
In 2009 kwam Google met Google Wave, dé nieuwe manier van communiceren met elkaar. Alles was real-time, superhandig en supersnel. Communiceren met een collega in een andere taal? Geen probleem, jouw berichten werden automatisch vertaald richting de ontvanger en vice versa. De nieuwe e-mail killer! Alleen jammer dat niemand die je kende een Google Wave-account had, waardoor je toch weer moest gaan mailen. Gevolg? Ruim een jaar na de introductie werd de ontwikkeling van Google Wave gestaakt wegens gebrek aan interesse. Blijkbaar was het probleem van e-mail nou ook weer niet zo groot dat iedereen massaal overstapte op een alternatief.
Project ‘Zero Email’
Atos kondigde in 2011 aan dat ze in drie jaar tijd alle interne e-mail gingen afschaffen. Project Zero Email was geboren. In plaats van e-mail werd een sociaal intranet geïntroduceerd. We zijn nu drie jaar verder en ik kan bijzonder weinig vinden over de resultaten van dit experiment. Maar volgens berichten uit het begin van 2014 spenderen ze op dit moment 60 procent minder tijd aan e-mail. Nog lang niet de 100 procent die drie jaar geleden als doel werd gesteld.
De tijd die wordt bespaard met minder e-mailen wordt natuurlijk nu gespendeerd aan het onderhouden van het sociale intranet. Je kunt je afvragen of de overload aan informatie hierdoor kleiner of juist groter is geworden. Alle communicatie is wél een stuk transparanter geworden, aldus Atos. Ook wordt er nu meer samengewerkt. En deze culturele verandering was al die tijd precies de achterliggende gedachte van project Zero Email: gebruik het juiste medium voor je communicatie.
Atos was niet de enige. Zo is de slogan van projectmanagementsoftware Asana.com: ‘Teamwork without email’. Ook Slack.com, een instant messaging service voor teams heeft haar zinnen gezet op het ‘killen’ van e-mail. Wat overigens meer onderdeel van hun marketingstrategie is, dan een daadwerkelijk doel. We zijn simpelweg een stuk beter geworden in het onderscheiden van verschillende soorten communicatie, elk met een eigen doel en mate van urgentie.
Je moet van goeden huize komen om e-mail te vervangen
In veel gevallen is het versturen van e-mail een prima manier om informatie te delen tussen verschillende personen. E-mail is wijdverspreid, platformonafhankelijk en is niet in handen van één organisatie. Dat is het mooie van een standaard. Elk systeem wat deze standaard wil vervangen moet dus van goede huize komen.
Langzaam maar zeker komen we erachter dat er betere tools beschikbaar zijn voor een specifiek soort communicatie. Waar voorheen de e-mailclient de ‘one –stop-shop’ was voor alles. Hebben we nu gespecialiseerde tools die een deel van de taken veel efficiënter kunnen overnemen. Misschien is het inderdaad ook helemaal niet zo handig om afbeeldingen met een collega te delen door een screenshot in Word te plakken en deze te mailen. Misschien is Wunderlist veel beter voor het bijhouden van je to-do-lijst.
E-mail is snel en efficiënt
En waarschijnlijk is een tool als Asana of Basecamp veel handiger om met een team aan een project te werken. Maar voor het bereiken van een grote doelgroep met informatie over jouw producten of diensten en voor de overige 40 procent van interne bedrijfscommunicatie is e-mail nog steeds dé manier om snel en efficiënt met je collega’s of doelgroep in contact te blijven.
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond