Dit zijn de drie dingen om een succesvol digital dreamteam samen te stellen

Marketeers zouden meer tijd moeten besteden aan het sourcen van de juiste mensen. Wachten tot de nood hoog is en zomaar iemand van de bank halen is niet de oplossing. De juiste vaklui op het juiste moment beschikbaar hebben lukt alleen als je op tijd weet wie en wat je nodig hebt voor je dreamteam. Er zijn drie dingen belangrijk: de juiste mensen, het juiste proces en de juiste tooling. 

People: vind de juiste mensen

Bij het sourcen van de juiste mensen is het belangrijk om de uitdaging scherp te hebben. Op basis hiervan maak je een overzicht van de skills die nodig zijn voor het team, voordat je mensen gaat zoeken. Vaak zijn dat professionals met veel ervaring, die een soortgelijke opdracht een of meerdere malen uitgevoerd hebben.

Het zijn echter niet alleen de skills die een rol spelen in het zoekproces; je wilt ook een team van gelijkgestemde collega’s. Het is daarom logisch om altijd na te gaan hoe het huidige team en/of de organisatie communiceert. Ook belangrijk: laat een nieuwe kandidaat met het ‘bestaande’ team of iemand van de organisatie praten alvorens hij of zij wordt aangenomen. Want iemand kan de juiste skills hebben, je wilt ook dat het persoonlijk klikt.

Belangrijke tip bij het samenstellen van je dreamteam: zorg voor een mix van eigen mensen en freelancers. Freelancers zet je in om snel meer power en expertise in het team te krijgen. Met deze professionals aan boord kun je het team een boost geven en versterken. En wanneer er na een release wat ‘minder’ werk is, is het mogelijk om het team weer te ‘downscalen’. Door op deze manier flexibel te blijven, zorg je ervoor dat iedereen te allen tijde de juiste hoeveelheid werk heeft.

Wat bovendien in veel organisaties vergeten wordt: haak iemand uit je eigen organisatie aan, naast de nieuwe teamplayers. Zorg ervoor dat dit iemand is die patronen kan doorbreken en de organisatie meekrijgt. Oftewel: een ambitieuze en volhardende kartrekker. Met hem of haar aan boord zorg je dat het team zich kan focussen op het werk en maak je vaak snellere stappen in het project.

Proces: zorg voor een effectieve onboarding

Een effectieve ‘onboarding’ betekent een teamlid op zijn of haar eerste dag op volle snelheid en met enthousiasme laten meedraaien in het team. Dat begint bij het vermijden van lastige, omslachtige contracten. Zorg daarom dat een nieuw teamlid per direct aan de slag kan en nog diezelfde dag zijn of haar uren kan boeken.

Wat daarbij helpt is het koppelen van nieuwe teamleden aan een buddy. Een buddy leert je tijdens je eerste weken hoe het team met elkaar samenwerkt, welke tools er worden gebruikt en hoe de cultuur in elkaar steekt.

Een medewerker goed inburgeren doe je ook op team en persoonsniveau. Maak geen onderscheid tussen medewerkers van de organisatie en de rest van het team. Nodig ‘externen’ ook uit voor interne borrels, evenementen of strategie bijeenkomsten en zorg dat de managers aanschuiven bij belangrijke sessies of releases. Hierdoor voelt iemand zich snel onderdeel van het team en de organisatie.

Tooling: zorg voor het juiste gereedschap om snelheid en tevredenheid te meten

Om inzichtelijk te krijgen hoe het team werkt en of ze tevreden zijn, maak je gebruik van diverse online tools. Zo kan Jira helpen om inzichtelijk te krijgen waar het team aan werkt en wat done is. Met een tool als TINYpulse lees je af hoe tevreden het team is. Alles nog beter inzichtelijk hebben? Richt dan voor deze en andere tools een aantal dashboards in. Daarmee zie je niet alleen hoe een team van designers en developers presteert, maar kun je ook de KPI’s die zij behalen relateren aan de strategische en tactische doelstellingen.

Daarnaast zijn er communicatiemiddelen als Slack, HipChat en Trello die helpen met snelle onderlinge communicatie binnen het team.

Optimaliseren: evalueer om snelheid te behouden

De hierboven genoemde dashboards zijn belangrijk tijdens de dagelijkse stand up, maar ook tijdens een (twee)wekelijks overleg met de directie en de belangrijkste mensen van het team. Op deze manier houd je de ontwikkelingen binnen het projectteam scherp in de gaten. Let tijdens een overleg op de volgende pijlers: mensen, proces en technologie.

Centrale vragen rond mensen zijn dan onder meer: welke mensen zijn er aan boord? Hoe gaat het met deze mensen? Moeten er nieuwe rollen bij? Is er iemand die geholpen moet worden of moeten we misschien mensen vervangen?

Aan de proceskant let je erop of alles loopt zoals het moet; waar zitten de bottlenecks? Waar kun je verbeteren? Als laatste technologie; hier draait het om gebruik van de beste stack, de omgeving en het maken van de juiste connecties met alle systemen.

Door te kijken naar de huidige processen, mensen en technologie, ben je continu bezig met het optimaliseren van het team en de infrastructuur daaromheen. Belangrijk hierbij is: hoe verhouden die zich tot elkaar? En waar zijn verbeterpunten te behalen? Welke processen kun je in het team efficiënter inrichten? Door deze zaken aan te pakken voeg je echt waarde toe aan de team tevredenheid en kwaliteit van het product. Elke situatie is anders, dus het is zaak om te snappen wat er allemaal speelt en wat er nodig is om de huidige digitale teams nog beter te maken.