De do’s en don’ts van digitale teams samenstellen

De tijd dat het maken van je website een overzichtelijk project is, is voorbij. Je kunt er als bedrijf geen jaren meer over doen om iets live te krijgen, klanten verwachten overal de beste ervaring. Of het nu gaat om het snappen van klantdata, flexibele CMS-systemen, slimme content of de beste user experience; het vereist een leger aan experts, die ook nog als een team samenwerken, snel kunnen schakelen en dingen geregeld krijgen.

De meeste bedrijven die traditioneel zijn ingericht hebben voor elk kanaal een apart team. De eindklant wordt door verschillende afdelingen ‘getrokken’ – wat resulteert in een moeizaam, ongeïntegreerd proces. Voor de klant ben je één bedrijf of merk maar binnen de organisatie pingpongt het contact alle kanten op. Hoe ben je in staat digitale teams zo in te richten dat ze impact hebben op alle facetten van de processen én over de juiste vaardigheden beschikken? Onze ervaring is dat bedrijven vier fases doorlopen voordat de rollen goed zijn ingevuld en alles op zijn plek staat.

 1. Accepteer de nieuwe manier van werken

Vroeger was het aannamebeleid heel rigide: voor deze afdeling hebben we zoveel mensen nodig. Punt. Nu zijn de werkzaamheden veel meer in beweging, er zijn veel verschillende rollen op verschillende momenten. Dat betekent dat je op een andere manier naar het samenstellen van teams moet kijken. Digitale skills kun je uiteraard in huis halen maar hoe vind je de juiste mensen? Een heel goede UX designer, developer of data-analist heeft het werk op de huidige arbeidsmarkt voor het uitzoeken en wil alleen superuitdagende klussen. Dat kan een bedrijf dat aan het digitaliseren is over het algemeen niet bieden, omdat je daar aan één ding werkt en de ontwikkelingen niet snel gaan. Er wordt dus gewerkt met kortere contractperiodes dan voorheen of met freelancers of bureaus die specifieke skills kunnen leveren.

 2. Zorg voor een vast werkritme

Er moet een ritme worden gecreëerd zodat het team altijd op een bepaalde manier werkt. Dan is het niet erg als er vaak nieuwe mensen bij komen, omdat ze weten wat er van ze verwacht wordt. Zorg dus voor een ritme dat klopt, houd je aan de afspraken en geef de juiste tools. Agile/scrum leent zich hier goed voor – het is interactief, brengt snelheid in de processen en het ritme is altijd hetzelfde.

 3. Meet de resultaten

Je maakt uiteraard duidelijke afspraken met elkaar over wat je in de sprints gaat doen. Het is belangrijk om vervolgens inzichtelijk te maken waar mensen aan werken zodat je velocity met elkaar bereikt. Zorg ervoor dat het team een aantal heldere keuzes maakt ten aanzien van de tools die worden gebruikt, bijvoorbeeld Confluence voor het creëren en organiseren van de werkzaamheden, Slack voor de communicatie, et cetera. Zo kun je snel zien wie wat doet en of alles op schema loopt.

 4. Stem de team targets af op de strategische doelstellingen van de organisatie

Hoe zorg je ervoor dat een team dat aan de digitale kanalen werkt dit in overeenstemming met de strategische doelstellingen van de organisatie doet? In de ideale situatie zou het de eerste stap zijn om dit te waarborgen maar in de praktijk blijkt dat bedrijven onderschatten hoezeer agile verschilt van de traditionele werkwijze. De focus op een bepaald digitaal onderdeel kan betekenen dat het team naar links stapt om tot een oplossing te komen terwijl het bedrijf als geheel naar rechts wil. Het is heel lastig voor teamleden om continu te bepalen of ze in lijn blijven met de strategie. Degene die beoordeelt of het werk op schema ligt en indien nodig obstakels wegneemt, moet dus ook als taak hebben om die voortgang continu te managen in lijn met de bedrijfsdoelstellingen.

Aandachtspunten

Als de noodzaak van de nieuwe manier van werken eenmaal is geaccepteerd, dan is er een aantal aandachtspunten voor het vervolg van het traject. Ten eerste is on- en offboarding een superbelangrijk proces. Je wilt niet dat als er teamleden bijkomen, zij drie maanden moeten worden ingewerkt of een paar weken moeten wachten op toegang tot de systemen. Nieuwe mensen moeten snel het proces en de cultuur begrijpen en weten wat er van hen wordt verwacht. On- en offboarding is echter vaak het ondergeschoven kindje met als gevolg dat je snelheid mist en ontevreden medewerkers krijgt.

Dat is het tweede aandachtspunt: meet liefst één keer per week de tevredenheid van de medewerkers – vinden zij hun werk leuk en komen ze hobbels tegen? Dit is een laagdrempelige manier om de vinger aan de pols te houden. Blije mensen zijn productiever en kleine problemen escaleren op deze manier niet.

Ten derde: zoek partners die even flexibel zijn als de nieuwe werkwijze. Je hebt niet een partij nodig die voor een bepaalde periode een x-aantal mensen levert, maar iemand die meedenkt: ‘Dit gaan we doen – wie hebben we daarvoor nodig en wanneer?’ Het moet mogelijk zijn te variëren met mensen, skills en capaciteit afhankelijk van de behoeften van je bedrijf.

En mijn vierde en laatste tip heeft betrekking op de kwaliteit van de teams: creëer een helder beeld van wat voor personen, welke skills en welke ervaring qua werkwijze je nodig hebt. Een manager checkt vervolgens de soft skills, maar laat mensen met dezelfde rol het werk van het beoogde teamlid beoordelen. Zo kun je veel beter een goede selectie maken en komen de digitale teams snel op stoom.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond.

terug