Zo krijg je elke stakeholder mee met je digitale transformatie

Een uitdaging? Je organisatie meekrijgen in je grootse digitale plannen. Voor iedereen die échte verandering teweeg wil brengen, die met de kennis en technologie van nu de dienstverlening of organisatie wil vernieuwen, zijn dit de belangrijkste handvatten.

Of de zoektocht nou stukloopt op de welbekende ‘potjes’, of op een inkoopafdeling die een onzeker digital project geen plaats kan geven, er zijn oplossingen. Joost Steins Bisschop (Founder Jungle Minds), Robert Meenink (Marketing Director Ubbink) en Thomas Busking (Managing Consultant Strivesource) geven vanuit drie invalshoeken de argumenten waarmee je elke interne stakeholder meekrijgt: van board en management tot inkoop.

Digitale transformatie is geen gebruikelijke business case. De traditionele ROI met korte terugverdientijd is hier moeilijk te kwantificeren, terwijl iedereen voelt en weet dat je als bedrijf wel deze digitale transformatie moet aangaan om überhaupt te overleven. Joost laat boards van grote organisaties inzien dat het hier niet alleen gaat om de business case, maar juist ook om een benefit case. Kijk bijvoorbeeld naar de aantrekkelijkheid van de organisatie voor topwerknemers. Of de waarde die het biedt om sneller nieuwe services te kunnen releasen.

Uiteindelijk is er maar één persoon in de organisatie eindverantwoordelijk, en dus ook voor de digitale transformatie: de CEO. Zorg daarom voor een directe reporting line naar de CEO, want zonder deze steun is een transformatie sowieso gedoemd te mislukken. Heb je de CEO mee in je plannen, dan nog een essentieel punt: maak geen onderscheid tussen business innovatie en de dagelijkse praktijk. Dergelijke vraagstukken moet je oppakken vanuit één team, alleen dan maak je genoeg snelheid om de verandering daadwerkelijk door te zetten.

Hoe zorg je voor draagvlak bij een digitale transformatie?

Robert Meenink, Marketing director Ubbink, weet alles van digital overtuigingskracht op directieniveau. We hebben het hier over een flinke ingreep: digitalisering staat gelijk aan het ontwrichten van het bestaande systeem. Dit brengt met zich mee dat de organisatie lastig te overtuigen kan zijn, dus de waarde van de transformatie moet glashelder zijn, om het plan er doorheen te krijgen. Om die waarde te bepalen moeten een aantal stappen doorlopen worden: research de customers, creëer draagvlak en enthousiasme binnen de organisatie, help stakeholders hun doelen te halen. Complexe digitaliserings-vraagstukken moeten worden teruggebracht naar de essentiële bijdrage die het levert aan de organisatie: meer tevreden klanten, lagere kosten, hogere marges.

Connect – Ken je stakeholders, weet wie samen de decision making unit vormt en begrijp hun individuele rol binnen deze DMU: beïnvloeder, inkoper, eindverantwoordelijke, eindgebruiker of misschien zelfs de saboteur.

Teach – Pas het verhaal aan voor iedere stakeholder. Besef waar zij op beoordeeld worden en leg uit hoe jouw project hieraan gaat bijdragen.

Qualify – Zorg voor het juiste gevoel van urgentie en koppel het aan de strategische plannen van de organisatie. Hierbij is van belang: als de CEO niet aan boord is, trek de stekker eruit.

Do – Zorg voor board approval. When the shit hits the fan zal je dit nodig hebben. Digitalisering wordt alleen succesvol als het Fit for Purpose is, daar gaat het om. “Fit for porpose. Just like gumboots on a rainy day.”

Digitale transformatie bij de inkoop

Thomas Busking ziet hoe het traditionele inkoopproces tekort schiet als het gaat om digitale toepassingen met een snelle time to market: “Stuur aan op lange partnerships met korte contracten, te vaak gaat dit omgekeerd.”

De board is mee, nu inkoop! Een belangrijke les van Thomas: zorg ervoor dat je inkoop zo vroeg mogelijk betrekt. Doe dit door duidelijk te maken wat je precies wilt inkopen, in digital zijn daarvoor 3 mogelijkheden te onderscheiden:

1. Business continuity. Je wilt een bestaande oplossing verbeteren en het moet bovenal betrouwbaar zijn.

2. Business enabler. Je bent op zoek naar een partij die jouw idee kan schalen. De basis staat al, volgende stap is het naar de markt te brengen en omzet genereren.

3. Business value. Je bent op zoek naar innovativiteit, snelheid en specifieke expertises.

Inkoop speelt in deze drie opties vaak een andere rol. Wil je bij business continuity een potdicht contract of een oplossing waarbij je niet vastzit aan één specifieke leverancier? Zoek je bij business value juist die ene gespecialiseerde of juist breed inzetbare leverancier. Bespreek dit met inkoop en maak duidelijk wat je zoekt.

Bestudeer ook de verschillende sourcingstrategieën. Vaak voldoet een standaard RFP, maar soms is de vraag nog niet heel concreet. Dan is een competitive sprint tussen verschillende partijen of een co-creation workshop een betere oplossing.

Ready for change

Je staat aan de voet van een grote digitale transformatie. Neem dan alle handreikingen mee op deze tocht, met als belangrijkste raad: je kan het niet in je eentje, dus betrek je organisatie bij je plannen. Bereid je voorstel goed voor, zodat je de CEO, het management en de inkoop kan overtuigen. Zonder hun steun is de handdoek al in de ring, voordat je er zelf in bent gestapt.

Dus, kom zo snel mogelijk in de agenda van de CEO te staan, waar je de benefits van je plan voor de organisatie glashelder presenteert. Besef dat je plan de bestaande structuur gaat ontwrichten, dus zorg voor support bij stakeholders. Essentieel daarbij is dat je je verhaal aanpast per stakeholder. En heb je de benodigde steun op zak? Bestudeer dan de verschillende sourcing strategieën en betrek inkoop hier tijdig bij.

Voor al die hemelbestormers: wapen je met bovenstaande learnings en je bent klaar voor een volgende digitaliseringsslag.