Marketing en sales krijgen virtuele werkplek: een web aan cloudapplicaties

De laatste jaren krijgt cloud based software ook op de werkvloer een goede voet tussen de deur. Er ontstaan steeds meer integraties tussen softwarepakketten van verschillende leveranciers. Voor marketing en sales ontstaat zo een complete virtuele werkplek.

Populaire diensten als Dropbox, Google Drive of Apple’s iCloud hebben ervoor gezorgd dat ‘de cloud’ bij een groot publiek bekend is. Maar de achterliggende techniek zorgt niet alleen voor goedkope opslag van vakantiekiekjes en andere data, die maakt ook een compleet gevirtualiseerde werkplek mogelijk.

Bedrijfsmedewerkers kunnen online bij de belangrijke bestanden en alle software die in dagelijkse praktijk nodig is – van de complete ERP voor boekhouding tot logistiek – draait niet langer lokaal, maar online vanuit de cloud.

Office 365 en integratiemogelijkheden

Hoewel het Google is dat overal de klok slaat, is het Microsoft dat steeds belangrijker wordt voor die virtuele werkplek. Met Office 365 weet Microsoft – samen met service providers die ondersteuning bieden – vele bedrijven de overstap te laten maken naar de cloud. Het afrekenen naar daadwerkelijk gebruik – bijvoorbeeld het aantal gebruikersaccounts – maar ook de zekerheid van updates en veiligheid zijn hiervoor belangrijke motieven.

Volgens cijfers die een aantal weken geleden zijn gepubliceerd zou het pakket van bedrijfsprogramma’s al de meestgebruikte zakelijke cloudapplicatie zijn en daarmee Salesforce en Google voorbijstreven.

Voor de eindgebruiker zijn de vele integratiemogelijkheden wellicht nog belangrijker dan de alom bekende schaalvoordelen van de cloud: goede cloudapplicaties zijn zo ontwikkeld dat ze met elkaar kunnen communiceren of te integreren zijn.

Vanuit Office 365 is er natuurlijk de directe link met Sharepoint voor online samenwerking in teams, OneDrive voor bestandsuitwisseling en -synchronisatie en Lync, Skype en Yammer voor communicatie.

Maar specifieker voor marketeers en salesafdelingen zijn er vele samenwerkingen met CRM- of aanverwante oplossingen. Kleinere oplossingen als Insightly, Zoho en Mailchimp zijn te koppelen, maar de samenwerking met Salesforce – waarvan wordt gezegd dat Microsoft het wil overnemen – wordt ook steeds hechter.

Customer Relations Managament

Bijna de helft van alle applicaties voor relatiebeheer is nu al ontwikkeld voor de cloud, zo becijferde Gartner recent. Voor veel sales agents geldt echter dat zij een groot deel van de dag in hun inbox en agenda doorbrengen. Het is dan ook te hopen en verwachten dat andere ontwikkelaars die het werk van de sales agent makkelijker willen maken, zorgen dat programma’s zich in toenemende mate vanuit de inbox laten bedienen.

Microsoft zelf zit niet stil. Hoewel het met de applicatie Dynamics nu nog maar zes procent aandeel heeft in de CRM-markt – Salesforce bezit het dubbele – hoopt Microsoft dat door de software een onderdeel te maken van een ‘totaalpakket’ het zakelijk gebruik toeneemt.

Zo’n totaalpakket moet bijvoorbeeld voor marketeers en verkopers een ‘systeem van intelligentie’ worden, zoals Microsoft dat noemt. In plaats van een applicatie met één specifiek doel moet Office 365 een strategische tool zijn van waaruit al het werk – zoals leadgeneratie – uit te voeren is.

Nieuw aan deze integratie is bijvoorbeeld de vervlechting van CRM en Outlook. Zo is iedere inkomende e-mail verrijkt met contextuele informatie over de (lead)geschiedenis, cases en nieuwe mogelijkheden. De CRM-oplossing zelf is weer gekoppeld aan OneNote waarmee notities in tekst, video, spraak en spreadsheets worden bijgehouden in – bijvoorbeeld – een sales opportunity.

Omdat Excel en Power BI, ‘business intelligence’ voor dataverwerking – met Dynamics communiceren is er direct een analyse te maken van sales performance, gestelde doelen en financiële vooruitzichten. De koppeling met een oplossing voor marketing automation zoals Marketo kan voor de nodige geautomatiseerde marketingondersteuning zorgen in het verkoopproces.

Implementatie

Aan de integratie van Dynamics en Office 365 gaat evenwel een keuze vooraf die weloverwogen moeten worden gemaakt. De software is er namelijk in twee uitvoeringen: online en draaiend op eigen apparatuur, ook on premise genoemd. Onder meer de veiligheid en opslag van gevoelige CRM-data is een factor die deze keuze beïnvloedt.

Voor veel organisaties zijn er nog gegronde redenen – bijvoorbeeld vanwege gedane investeringen of de directe controle over de beveiliging – om IT op locatie te behouden of applicaties zelf te hosten. Maar naast dit voordeel brengt de keuze voor een on-premise oplossing ook uitdagingen voor de integratie met andere software met zich mee.

Want is de integratie tussen Office 365 en CRM op locatie net zo naadloos als met een online applicatie? Het antwoord is nee. CRM on premise (op de eigen locatie) beschikt over een lokale database voor identificatie van gebruikers. In de cloud is deze database niet beschikbaar. Dit kan betekenen dat in de combinatie online en on premise niet alle functies even soepel samenwerken.

Maar ook aan de keuze voor Dynamics online kleeft een belangrijke implicatie. CRM-data wordt in een database opgeslagen die voor andere toepassingen – denk aan ERP – niet zonder enig sleutelen toegankelijk is. 

Nieuwe ontwikkelingen

Toch ontstaat met de integratie van cloudapplicaties een raamwerk waarmee marketing en sales tot efficiënter werken en innovatie kunnen komen. Veel van de nieuwe functies die Microsoft vanaf nu introduceert zijn gebouwd op Azure, Microsofts public cloud oplossing. Dat zorgt ervoor dat in eigen huis of door derden ontwikkelde (mobiele) applicaties de nieuwe technieken die aan Azure worden toegevoegd kunnen benutten.

De tussen apparaten uitgewisselde informatie, ofwel internet of things, vindt zo bijvoorbeeld zijn weg naar het ERP-systeem. Met ‘Meeting Sense’ wordt anderzijds gewerkt aan machine learning voor CRM: slimme techniek die op basis van eerdere contacten analyseert en voorspelt welke verkoop- of marketingmogelijkheden er nodig zijn.

Begin deze maand is Dynamics 2016 aangekondigd en moet nog voor het einde van het jaar beschikbaar zijn voor gebruik. De gegevensuitwisseling tussen CRM, Excel en Outlook is volgens de makers nog verder ontwikkeld. In november worden meer details verwacht over nieuwe ontwikkelingen in ‘business intelligence.’

Benieuwd naar meer tips en trucs voor een succesvolle overstap naar de cloud? Download dan het whitepaper ‘In 7 stappen succesvol naar de cloud’.

Foto: bluesbby (cc)