SaaS-inkoop: hoe automatisering de SaaS-wereld verandert

Vrijwel ieder bedrijf gebruikt Software-as-a-Service. Zicht houden op wat je hebt, waarom je het hebt, en wat en hoe je er voor betaalt is geen eenvoudige opgave. Zowel kleine als grote bedrijven zijn relatief veel tijd kwijt aan het managen van hun SaaS-producten. Centraliseren en het inschakelen van een externe partij kan dat eenvoudiger maken.

Software-as-a-Service (SaaS) wordt door bijna alle bedrijven over ter wereld gebruikt. Meer dan 99 procent van de bedrijven gebruikt ten minste één SaaS-tool in het hedendaagse bedrijfsleven. In 2022 gebruikte de gemiddelde organisatie 96 SaaS-apps, wat volgens Gartner neerkomt op naar schatting 675 miljard dollar aan software-uitgaven wereldwijd. Ondanks de huidige inflatie voorspelt Gartner dat het gebruik van SaaS zelfs met 16,8 procent zal stijgen. In dit artikel bespreken we hoe automatisering kan bijdragen aan de beperking van SaaS-uitgaven en een effectievere inkoopstrategie.

Inkoopprocessen

Achter elke SaaS-tool die een bedrijf gebruikt gaat een inkoopproces schuil, een proces dat vaak als noodzakelijk maar complex en tijdrovend wordt gezien. Volgens Statista zijn er wereldwijd naar schatting zo’n 25.000 SaaS-bedrijven om uit te kiezen, waarbij elke oplossing al snel zo’n tien uur aan onderhandelingen kan vereisen. Maar wat als de automatisering van SaaS-inkoop die last zou kunnen verlichten, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op belangrijkere activiteiten?

Software is een belangrijke investering voor bedrijven. Niet alleen is het de op een na grootste kostenpost, het is ook iets waar veel bedrijven waarde aan hechten en tijd aan besteden. Zoals blijkt uit de verhoogde kostenbesparingsdoelstelling van BT, zullen veel bedrijven door de huidige economische onzekerheid hun uitgaven – inclusief die voor SaaS – moeten herzien. Duidelijkheid scheppen in de SaaS-chaos binnen bedrijven met meerdere afdelingen is echter geen makkelijke taak. Gebrek aan overzicht en het ontbreken van een duidelijk proces leidt al snel tot overmatig gebruik, functie-overlap en ongebruikte licenties. Vanwege de uitdagingen die met SaaS-inkoop gepaard gaan, zien veel bedrijven daarom hun software kosten onnodig stijgen. Automatisering kan een onderdeel van de oplossing zijn.

Een effectieve SaaS-inkoopstrategie

Bedrijven zijn zich er vaak niet van bewust dat ze meerdere contracten hebben voor dezelfde tool. Dit zijn onnodige uitgaven die vermeden kunnen worden met een gecentraliseerde aanpak. Bedrijven die hun contracten op één plek centraliseren kunnen beter inzicht krijgen en de risico’s van inefficiënte inkoop minimaliseren. Deze aanpak maakt het daarnaast ook mogelijk om geautomatiseerde meldingen van contractverlengingen en prijsverhogingen te ontvangen, waardoor onverwachte en overhaaste contractverlengingen tot het verleden behoren.

Een goed voorbeeld hiervan in de financiële wereld komt van Capchase, een leverancier van financiering voor SaaS-bedrijven. Doordat het zijn SaaS-tools wisten te centraliseren en te automatiseren, halveerde het niet alleen zijn inkooptijd, maar bespaarde ook twintig uur aan onderhandeling. Bovendien kon het bedrijf onnodige en slecht passende tools elimineren en betere alternatieven aanschaffen. Door volledig inzicht te hebben in eventuele verlenging van abonnementen leidde dit voor Capchase tot een aanzienlijke besparing op hun jaarlijkse CRM-abonnementskosten: een afname van 42 procent .

Door SaaS-inkoop te centraliseren en/of uit te besteden kunnen SaaS-leveranciers sneller worden gevonden en vergeleken op de best mogelijke prijzen dankzij benchmark-data. Bovendien zorg je ervoor dat communicatie snel en transparant kan verlopen. Dit betekent dat feedback van belanghebbenden sneller kan worden ontvangen, waardoor de besluitvorming kan worden versneld. Daarnaast staat een team van SaaS-inkoopprofessionals paraat om onderhandelingen te ondersteunen of over te nemen. Hierdoor blijft de tijdsinvestering van een SaaS-aankoop tot een minimum beperkt. Of de kosten van het inschakelen van zo’n externe partij loont moet ieder bedrijf voor zich afwegen, maar het is goed in ieder geval de mogelijkheid in je afwegingen mee te nemen.

Focus op de groei van je bedrijf

Hoewel inkoop vaak wordt gezien als iets waar alleen grote bedrijven in investeren, zijn het vaak kleine bedrijven die er het meest onder lijden. Volgens Pleo, een snel groeiend platform voor bedrijfsuitgaven, komt dit doordat afdelingshoofden de inkoop moeten doen naast hun reguliere functie waardoor ze zich niet kunnen concentreren op hun core-taken. Pleo heeft daarom besloten de voorheen handmatige taken omtrent SaaS-inkoop te centraliseren en te automatiseren. Hierdoor hebben ze de druk op hun team verminderd terwijl ze tijd en geld konden besparen.

Door een geautomatiseerde SaaS-inkoopoplossing te gebruiken, kunnen bedrijven controle krijgen over hun SaaS-gebruik en -uitgaven. Onnodige SaaS-kosten kunnen soms tot wel 35 procent worden verlaagd, zo valt onder meer te lezen in ons rapport. Los van hoe je het precies doet, een gecentraliseerde aanpak biedt een compleet overzicht van de uitgaven en stelt je in staat je te concentreren op wat het belangrijkst is: efficiënte groei.

Over de auteur: Marc Tromp is Business Development Manager bij Sastrify.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op sociale media: LinkedIn, Twitter en Facebook.