De voordelen en de valkuilen van verschillende SaaS-prijsmodellen

Bijna ieder bedrijf maakt wel gebruik van SaaS-diensten. De prijsmodellen daarvoor lopen erg uiteen: forfaitair, ‘tier-based’, aantal gebruikers, etc. Om niet te veel te betalen voor wat je nodig hebt is het verstandig om de betekenis van die modellen goed te begrijpen en om te weten dat er vaak onderhandelingsruimte is.

De abonnementsprijzen van veel SaaS-bedrijven zijn de afgelopen maanden gestegen. Hoewel velen het misschien hebben zien aankomen, kun je als gebruiker overrompeld worden als je meer geld op tafel moet leggen. In december 2021 had Gartner al voorspeld dat de brede omarming van SaaS tot stijgende kosten zou kunnen leiden. Er wordt dan ook voorspeld dat de eigendoms-, exploitatie- en ondersteuningskosten van software tegen het einde van 2025 met wel 35% zullen stijgen.

Het is dus belangrijk om ins en outs van de verschillende SaaS-prijsmodellen te kennen, om te kunnen evalueren welke het meest voordelig is voor jouw bedrijf voordat je in zee gaat met een SaaS-leverancier. Als je als SaaS-klant de perfecte leverancier hebt gevonden voor de software die je nodig hebt, beginnen de onderhandelingen over het contract en de prijs. In dit artikel lees je meer over de verschillende SaaS-prijsmodellen en hoe je zorgt voor de perfecte match met jouw bedrijf.

Het feit dat SaaS-leveranciers verschillende soorten SaaS-prijsmodellen gebruiken maakt die keuze een lastig proces, waarbij je – als je niet goed oplet – veel onvoorziene kosten kunt maken. Inzichten in verschillende prijsmodellen kunnen ervoor zorgen dat je als SaaS-klant de juiste keuzes maakt voor je bedrijf en de kosten beperkt blijven naar jouw wensen. Hieronder worden een aantal prijsmodellen van SaaS-leveranciers beschreven.

Forfaitaire prijzen

Forfaitaire prijzen zijn eigenlijk het one-size-fits-all-prijsmodel, waarbij elke klant dezelfde prijs betaalt voor een product of dienst. SaaS-bedrijven gebruiken dit type prijsstelling omdat het gemakkelijk is om te kiezen op welk product ze hun marketinginspanningen willen richten. Als klant is dit gemakkelijk navigeren en een beslissing nemen. Er is echter geen maatwerk bij dit prijsmodel en het product is niet schaalbaar. Beperkte opties en het gebrek aan aanpassingsmogelijkheden maken forfaitaire prijzen vaak een ongunstig model voor SaaS-producten.

Op tier/functie gebaseerde prijzen

In wezen stelt deze gedifferentieerde prijsstelling bedrijven in staat om meerdere producten of ‘pakketten’ aan te bieden met verschillende combinaties van tools tegen verschillende prijspunten. Tier-based pricing is een type prijsmodel waarbij de kosten worden bepaald door de kenmerken en specificaties. Op functies gebaseerde prijzen creëren verschillende prijsniveaus op basis van het aantal tools en softwarefuncties dat in elk pakket beschikbaar is. Hoe meer functies de gebruiker kiest, hoe hoger de prijs van het pakket.

SaaS-bedrijven gebruiken dit prijsmodel zodat ze zich op verschillende klantpersona’s kunnen richten. Daarnaast is het ook een kans voor upselling. Met gedifferentieerde prijzen hebben gebruikers, wanneer ze verder groeien dan hun huidige pakket, een directe route naar het volgende prijspunt. Daarentegen is het voor SaaS-bedrijven een manier om ervoor te zorgen dat ze eerlijk worden gecompenseerd.

Voor jou als koper kunnen te veel pakketten om uit te kiezen leiden tot verwarring naarmate het aantal opties toeneemt. Tot slot kan het frustrerend zijn om steeds geconfronteerd worden met het feit dat je elke keer dat je toegang wilt tot een andere functie meer moet betalen.

Op gebruik gebaseerde prijzen

Bij het op gebruik gebaseerde prijsmodel worden klanten gefactureerd wanneer er daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van een product of dienst. Betaling zal dan worden gedaan aan het einde van het facturatieproces. Dit zorgt ervoor dat bedrijven met lage kosten kunnen beginnen en makkelijk kunnen toetreden. Dit prijsmodel wordt daarom ook steeds meer gebruikt en als langetermijnoplossing gezien voor zowel start-ups als enterprises.

Enkele van de voordelen zijn: flexibiliteit, kort aankoopproces, hogere klanttevredenheid en retentie, meer kansen voor bedrijven om te experimenteren, goede feedbackmogelijkheid ende  mogelijkheid tot  investeren. Doordat je de factuur aan het einde van een periode betaald, kunnen de uitgaven wel oplopen. Daarnaast  kan het zijn dat je meer koopt dan nodig is als je niet over de juiste processen en hulpmiddelen beschikt om het daadwerkelijke gebruik te monitoren.

Op gebruikers gebaseerde prijzen

Een op gebruikers gebaseerde prijsstelling is gebaseerd op het aantal gebruikers van de SaaS-oplossing. Hierbij betaal je als klant per gebruiker een vaste prijs waardoor gemakkelijk te begrijpen is hoe de kosten opwegen tegen de baten. Een recent onderzoek van key heeft vastgesteld dat deze prijsstelling een van de meest populaire prijsmodellen is die door SaaS-bedrijven wordt gebruikt. Voeg je een gebruiker toe, gaat de prijs simpelweg omhoog. Omdat de prijs per gebruiker eenvoudig vast te stellen is, is het voor SaaS-bedrijven gemakkelijk om hun inkomsten te beheren en te voorspellen.

Echter, door kosten per persoon in rekening te brengen, is er bij afnemers een stimulans om te voorkomen dat er meer gebruikers worden toegevoegd, wat de groei zou kunnen beïnvloeden. Daarnaast verhoogt de mogelijkheid om nieuwe gebruikers toe te voegen niet noodzakelijk de waarde van de dienst voor de bestaande gebruiker. In zulke gevallen kan de prijs per gebruiker daardoor de waargenomen waarde van het product verminderen.

Aan de andere kant is het nadeel voor SaaS- leveranciers dat bedrijven zich vaak genoodzaakt voelen om een limiet in te stellen op het aantal gebruikers die van de oplossing gebruik kunnen maken. Tot slot zou er ook misbruik gemaakt kunnen worden van een account als het door meerdere gebruikers gebruikt kan worden.

Levenslange waarde met eenmalige prijsstelling

Met een eenmalige prijsstelling betaal je één keer om voor altijd van een oplossing gebruik te kunnen maken. Het belangrijkste voordeel van eenmalige prijzen is dat je je kunt concentreren op de waarde in plaats van op de prijs. Voor klanten wordt het gemakkelijker om te zien wat ze uit elke aanbieding halen, zonder zich zorgen te hoeven maken over hoeveel geld ze eraan uitgeven.

Het is echter belangrijk om wel objectief naar de kostenkant te blijven kijken. De tijdsinvestering van gebruikers en de oplossing zelf kunnen op de lange termijn onverwachte kosten met zich mee brengen. SaaS-aanbieders die namelijk gebruik maken van dit prijsmodel worden niet direct gecompenseerd voor het constant up-do-date houden van hun oplossing. Het is daarom wel verstandig om op de hoogte te blijven van de alternatieve oplossingen die er in de markt beschikbaar zijn. Tot slot is het ook belangrijk om er rekening mee te houden dat softwareaanbieders die met een eenmalige prijsstelling werken, hun prijzen eenzijdig kunnen aanpassen naar een terugkerende betalingsstructuur.

Het meest voordelige prijsmodel voor jouw bedrijf bepalen

Het juiste prijsmodel voor je eigen bedrijf hangt allereerst sterk af van de oplossing waar je naar op zoek bent. Hierbij is het belangrijk om eerst de behoeften van de eindgebruikers nauwkeurig in kaart te brengen. In sommigen gevallen zul je er achter komen dat deze zo specifiek zijn dat je niet de luxe hebt om het voor jouw ideale prijsmodel te kiezen. Mocht het echter zo zijn dat je op basis van een evaluatie van de behoeften wel keuze hebt uit alle of meerdere modellen, dan zijn er een aantal zaken om rekening mee te houden.

Het op gebruik gebaseerde prijsmodel zal voor de meeste klanten de meeste waarde creëren op de lange termijn. Dit omdat het de mogelijkheid laat om alle features te gebruiken terwijl de kosten bij minimaal gebruik laag gehouden kunnen worden. Hierdoor kun je op een efficiënte manier bepalen welke oplossing het beste aansluit op de behoeften van jouw gebruikers en vervolgens eenvoudig opschalen als die eenmaal gevonden is.

Tegelijkertijd is dit het meest eerlijke model voor zowel de aanbieder als de gebruiker en kun je ervan op aan dat de aanbieder gestimuleerd wordt om goede service te blijven verlenen. Om het maximale uit  het juiste prijsmodel voor jouw bedrijf te halen, kan een SaaS-inkoopspecialist je helpen bij het creëren van nieuwe SaaS-inkoopdoelen, real-time budgettering en de uitvoering van een slimmer aankoopproces. Hierdoor worden zowel SaaS-inkoop en uitgavenbeheer eenvoudiger en efficiënter.

In de onderhandeling

Het is goed om te onthouden dat over ieder prijsmodel kan worden onderhandeld mits je beschikt over specifieke kennis per SaaS-aanbieder, kennis hebt van de juiste (implementatie)partners en goed inzicht behoudt in de behoeften van je eindgebruikers. Om over een prijsmodel te onderhandelen kun je kijken naar je abonnement en bepalen of je dat maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks wilt betalen, op basis van de voordelen die bij elke betalingsfrequentie horen.

Ook kan er onderhandeld worden over aangepaste prijzen. SaaS-prijzen zijn namelijk nooit eenduidig. Veel SaaS-leveranciers geven zelfs tot 20% korting om een bedrijf binnen te halen. Verder kun je onderhandelen over de extra kosten die vaak snel kunnen oplopen. Probeer te beginnen met het basissysteem en vermijd te veel aanpassingen aan functionaliteit of integratie voor een lagere prijs in een contract.

Tot slot kun je beter een kortere periode afspreken dan een langere. Als je toch voor de lange termijn gaat, zorg er dan voor dat er een out-clausule in je contracten staat. Wanneer je SaaS-contract al van kracht is, kan het een goed idee zijn om externe ondersteuning in te zetten. Deze kan transparantie in onderhandelingen, contracten, SaaS-overeenkomsten en kennis bieden.

Over de auteur: Marc Tromp is Country manager Benelux bij Sastrify.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op sociale media: LinkedIn, Twitter en Facebook.