Shopware als e-commerceplatform: migratie naar een nieuwe omgeving

Met het groeien van Shopware als e-commerceplatform, neemt ook het aantal platformmigraties toe. Maar wat komt er nu eigenlijk kijken bij zo’n overstap en waar houd je vooraf rekening mee? Je wilt natuurlijk dat zowel de eigen medewerkers als klanten zo min mogelijk hinder ondervinden en juist profiteren van de nieuwe technologie. Enkele belangrijke handvatten op een rij.

De redenen om voor Shopware te kiezen lopen in de praktijk uiteen. De één zoekt een visueel sterker e-commerceplatform, andere gebruikersgroepen zoeken een nieuwe oplossing omdat het huidige systeem aan vervanging toe is. Zoals onze recent gepubliceerde vergelijking met Magento al liet zien, is de noodzakelijke overstap naar Magento’s nieuwe 2.0-uitvoering geregeld aanleiding om het platform nog eens tegen het licht te houden. De drijfveren van de aanstaande Shopware-gebruikers verschillen, maar de gemene deler is vaak dat er een bestaande webwinkel is van waaruit ze data moeten migreren.

De voorbereiding

De eerste stap die een gebruiker en de eventuele implementatiepartner zetten, is de afbakening van het project. Zo moeten nog voor de daadwerkelijke overstap alle functionele en non-functionele eisen in kaart worden gebracht. Een goed uitgangspunt is om de huidige inrichting met zijn technische eigenschappen en modules te inventariseren. En deze aan te vullen met wensen voor de toekomst. Enkele aandachtspunten:

• Basisintegraties
  Bekijk goed welke oplossingen (moeten) synchroniseren met de e-commerceomgeving. Denk daarbij aan het boekhoudpakket, voorraadbeheer en het ERP-, CRM-, PIM- en kassasysteem.
  
• Betalen en logistiek
  Daarnaast is het raadzaam om speciale aandacht te hebben voor de partners op het vlak van betalen en logistiek. Van de Nederlandse PSP’s hebben onder meer Mollie, Multisafepay, Pay.nl en Buckaroo een integratie beschikbaar gesteld in de officiële plug-in store van Shopware. En welke partners op het vlak van logistiek en fulfillment zijn er standaard aan te sluiten? Of is hiervoor maatwerk nodig?
  
• Catalogus
  Maak vervolgens een grondige analyse van de huidige catalogus: artikelen, producttypes, de complexiteit en opbouw van categorieën en gebruikte artikelattributen. Om geen belangrijke productinformatie te verliezen, moet de situatie in de nieuwe e-commerceomgeving goed worden nagebootst.
  
• Klantaccounts
  Hoe is de klantinformatie op dit moment georganiseerd? Hoe zijn (spaar)tegoeden geregistreerd? En op welke manier zijn de klantaccounts te migreren? Het gaat er natuurlijk om de accounts en bijbehorende gegevens zonder data-verlies over te brengen.
  
• Marketing
  Welke eisen stellen de SEO, loyaliteitsprogramma’s en e-mailmarketing aan het huidige en nieuwe platform? Het is zeer verstandig het e-commerceplatform hierop op in te richten. Zo hoeven marketeers na de migratie geen schade te herstellen en kunnen ze zich blijven richten op engagement en groei.
  

Shopware beschikt over een migratiemodule die heel wat data geautomatiseerd kan importeren. De praktijk leert echter dat hoe groter de historie van de webwinkel is, hoe meer maatwerk er is gebruikt. Daarmee is er ook een groot aantal oplossingen dat zijn stempel heeft gedrukt op de data. Iedere omgeving heeft hierdoor zijn eigen manier om data op te slaan en vervolgens dus te exporteren.

Het belangrijkste doel tijdens deze voorbereidende fase is om de twee omgevingen met elkaar te matchen. Door de configuratie van Shopware aan te passen of zelf koppeltabellen te maken waarin gegevens geautomatiseerd op elkaar worden afgestemd.

Dit is met name belangrijk omdat de op het eerste oog basale keuzes grote implicaties kunnen hebben, bijvoorbeeld op de vindbaarheid in zoekmachines. Is de URL-structuur in de oude omgeving opgebouwd uit alleen het artikel-ID of de productnaam, Shopware hanteert standaard ‘/categorie/sub-categorie/product’. Een platform als Lightspeed kiest ervoor om bijzondere karakters uit productnamen weg te laten uit de URL, Shopware herschrijft ze juist naar een leesbaar alternatief. De instellingen moeten worden gelijkgetrokken om te vermijden dat er doodlopende paden ontstaan. Een andere optie is om een aanpassing te doen en de oude en nieuwe URL’s met redirects met elkaar te verbinden.

De datamigratie zelf

De ervaring leert dat zowel gebruikers van Magento en Lightspeed als WooCommerce gemakkelijk overstappen. Met name de productverbanden die in Magento zijn aangemaakt, verdienen nog weleens de aandacht. Het is mogelijk dat Shopware deze niet altijd begrijpt en vervolgens om handmatig ingrijpen vraagt. Verder is het bekend dat Lightspeed soms velden leeg laat op plekken waarvan Shopware het niet accepteert. Een order zonder adres, weet het e-commerceplatform bijvoorbeeld niet direct te verwerken.

Met een inventarisatie van de belangrijkste koppelingen en data, is het zaak een eerste migratie te draaien in een testomgeving. Op ieder onderdeel worden de oude en nieuwe shop vervolgens vergeleken. Met elke proefmigratie kan zo een gevonden euvel worden verholpen. Het doel ervan is om stapje voor stapje tot een herhaalbaar proces te komen. En zo met een waterdichte aanpak de definitieve verhuizing te starten. In eerste instantie alleen de winkeldata, vervolgens de meest recente klantgegevens.

Zo bezien is een migratie naar een nieuw platform als Shopware een goed uit te voeren project – mits de voorbereiding voldoende aandacht krijgt. De grote valkuil is om alleen technici bij de migratie te betrekken. Naast e-commercespecialisten zijn onder meer marketeers en SEO-experts hard nodig. Als projectgroep kom je hoe dan ook onvoorziene vraagstukken tegen of data die net anders zijn dan verwacht. Een programmeur kan zo’n uitdaging op een in zijn ogen zo efficiënt mogelijke manier het hoofd bieden, maar kent niet álle gevolgen voor bijvoorbeeld de vindbaarheid in zoekmachines.

Het advies is dan ook om vroeg in het proces andere betrokken partijen aan tafel te halen. Op die manier verloopt de migratie naar Shopware zo soepel mogelijk en profiteren zowel medewerkers als klanten direct van het nieuwe platform.